档案三合一制度推进情况

PAGE档案三合一制度推进情况一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本档案三合一制度推进方案。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个阶段形成的各类档案，确保档案内容完整。4.准确性原则：档案信息应准确无误，数据真实可靠。5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。二、档案三合一制度概述（一）制度内容档案三合一制度是指将归档文件整理、分类方案、保管期限表有机结合，形成一个完整的档案管理体系。通过明确各类档案的分类标准、保管期限和整理方法，实现档案管理的规范化、标准化和科学化。（二）重要性1.提高档案管理效率：统一的分类标准和整理方法，便于档案的收集、整理、检索和利用，减少工作环节，提高工作效率。2.确保档案质量：明确的保管期限和分类方案，有助于保证档案的完整性和准确性，提高档案质量。3.便于档案信息化建设：为档案信息化管理提供基础数据支持，有利于实现档案信息资源的共享和开发利用。三、推进情况（一）组织架构与人员配置1.成立档案管理领导小组：由公司领导担任组长，各部门负责人为成员，负责统筹协调档案三合一制度的推进工作。2.设立档案管理部门：配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。3.明确各部门职责：各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并配合档案管理部门做好档案管理相关工作。（二）制度建设与完善1.制定档案三合一制度：明确档案分类标准、保管期限表和归档文件整理规则，确保制度的科学性和可操作性。2.完善相关配套制度：如档案借阅制度、档案保密制度、档案鉴定销毁制度等，形成完整的档案管理制度体系。3.定期修订制度：根据国家法律法规和公司实际情况的变化，及时修订档案管理制度，确保制度的有效性。（三）培训与宣传1.组织档案管理培训：对档案管理人员和各部门兼职档案员进行档案三合一制度培训，提高其业务水平和操作技能。2.开展宣传活动：通过内部刊物、宣传栏、会议等形式，宣传档案三合一制度的重要性和相关知识，增强员工的档案意识。（四）档案整理与数字化1.开展档案清查工作：对公司现有档案进行全面清查，摸清档案底数，为档案整理和数字化工作奠定基础。2.按照档案三合一制度进行整理：对各类档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案整理规范统一。3.推进档案数字化建设：建立档案数字化管理系统，将重要档案进行数字化扫描，实现档案信息的在线查询和利用，提高档案利用效率。（五）存在问题及解决措施1.存在问题部分员工档案意识淡薄，对档案收集、整理工作不够重视，导致档案资料不完整。档案管理人员业务水平参差不齐，在档案整理和数字化操作过程中存在一些不规范的情况。档案管理信息化建设有待加强，系统功能还不够完善，影响档案利用效率。2.解决措施加强宣传教育，定期组织档案知识培训和考核，提高员工的档案意识和责任意识。加大对档案管理人员的培训力度，选派业务骨干参加专业培训，提高其业务水平。同时，建立内部交流机制，促进档案管理人员之间的经验分享和共同提高。加大档案管理信息化建设投入，优化档案管理系统功能，提高系统的稳定性和易用性。加强与信息技术部门的合作，及时解决系统运行过程中出现的问题。四、分类方案（一）分类原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.便于档案的管理和利用，符合公司实际工作需要。3.分类层次清晰，类别设置合理，具有可扩展性。（二）具体分类1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：包括公司行政事务管理、人力资源管理、财务管理、审计工作、法务工作、信息技术管理等方面的文件材料。3.经营管理类：包括市场营销、生产管理、质量管理、物资管理、设备管理、安全管理等方面的文件材料。4.生产技术类：包括产品研发、工艺设计、技术改造、生产流程、技术标准等方面的文件材料。5.基本建设类：包括公司基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等方面的文件材料。6.科研项目类：包括公司承担的科研项目的申报、研究、成果鉴定等方面的文件材料。7.外事工作类：包括公司对外交往、外事活动等方面的文件材料。8.会计档案类：包括公司财务会计凭证、账簿、报表等方面的文件材料。9.声像档案类：包括公司在各项工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。10.实物档案类：包括公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。五、保管期限表（一）确定原则1.根据国家有关规定和公司实际情况，综合考虑档案的重要程度、历史价值、现实利用需求等因素，确定档案的保管期限。2.保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。（二）具体划分1.永久保管的档案公司章程、股东会议记录、董事会决议等重要文件。公司年度财务决算报告、审计报告等重要财务文件。公司重大改革、重组、上市等重要活动形成的文件材料。公司与外部签订的重要合同、协议等。公司获得的省部级以上荣誉证书、奖牌等。2.保管30年的档案公司年度工作计划、总结、报告等文件材料。公司各部门的重要业务文件、会议记录等。公司员工的重要人事档案材料。公司固定资产购置、处置等文件材料。公司生产经营活动中的重要统计报表等。3.保管10年的档案公司一般性业务文件、会议记录等。公司员工的一般性人事档案材料。公司日常行政管理中的一般性文件材料。公司短期的生产经营活动中的相关文件材料。六、归档文件整理规则（一）整理原则1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现档案管理信息化。（二）整理方法1.装订：归档文件应按件装订，去掉文件上的金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式装订，确保文件整齐、牢固。2.分类：按照档案分类方案对归档文件进行分类。3.编号：在分类的基础上，对每一份归档文件编制唯一的档号，档号应体现分类层次和顺序。4.编目：编制归档文件目录，目录应包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。5.装盒：将编目后的归档文件装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等。七、档案利用与服务（一）利用方式1.提供档案查阅服务：设立档案查阅室或档案信息查询系统，为公司内部员工和外部相关单位提供档案查阅服务。2.开展档案借阅服务：根据工作需要，对部分档案进行借阅，并严格履行借阅手续，确保档案安全。3.提供档案复制服务：为利用者提供档案复制件，并加盖档案管理部门印章，保证复制件的真实性和有效性。（二）服务流程1.申请：利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容等信息。2.审核：档案管理部门对利用申请进行审核，根据档案的保密级别和利用范围，决定是否批准利用申请。3.提供服务：审核通过后，档案管理部门按照利用者的需求，提供相应的档案查阅、借阅或复制服务。4.登记：对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容等信息。（三）档案统计与分析1.建立档案利用统计制度：定期对档案利用情况进行统计，包括查阅、借阅、复制档案的数量、利用者分布等信息。2.开展档案利用分析：根据档案利用统计数据，分析档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供决策依据。八、档案安全管理（一）安全制度1.建立档案安全管理制度，明确档案管理部门和人员的安全职责。2.制定档案安全操作规程，规范档案收集、整理、保管、利用等环节的操作流程。3.加强档案安全检查，定期对档案库房、设备等进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。（二）实体安全1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应安装监控设备，确保档案库房24小时处于监控状态。3.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，确保档案实体安全。（三）信息安全1.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案信息化系统进行备份，确保数据安全。3.对涉及公司机密的档案信息，应采取加密存储和传输等安全措施。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，及时发现问题并提出整改意见。2.公司档案管理领导小组不定期对档案三合一制度推进情况进行抽查，确保制度执行到位。（二）考核评价1.建立档案管理工