幼儿园档案材料管理制度

PAGE幼儿园档案材料管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案材料管理，确保档案材料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案材料在幼儿园管理、教育教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工在工作中形成的各类档案材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园档案材料实行集中统一管理，由幼儿园档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和科学化。2.真实性原则档案材料应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集幼儿园在各项工作中形成的具有保存价值的档案材料，保证档案材料的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案材料进行妥善保管，防止失密、泄密事件的发生。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置幼儿园设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责幼儿园档案材料的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施幼儿园档案材料管理制度。2.负责档案材料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案材料的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的管理，做好档案的安全保管工作，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全完整。5.积极开展档案的开发利用工作，为幼儿园各项工作提供档案信息服务，根据工作需要编制档案参考资料，如大事记、组织沿革、基础数字汇编等。6.负责对幼儿园各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和全体教职员工的档案意识。7.做好档案的鉴定、销毁工作，按照国家有关规定，对已失去保存价值的档案进行鉴定，编制销毁清册，经批准后予以销毁。8.负责档案信息化建设，利用现代信息技术手段，对档案进行数字化管理，提高档案管理工作的效率和质量。三、档案材料的收集（一）收集范围1.行政管理类档案包括幼儿园党组织、行政组织、工会、共青团等组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、规章制度等。2.教育教学类档案包括教学计划、教学大纲、教案、教材、教学课件、学生成绩册、教学质量分析报告、教研活动记录、教师培训资料等。3.师资队伍建设类档案包括教师个人档案、教师业务档案、教师考核评价材料、教师培训记录、教师获奖证书等。4.学生管理类档案包括学生学籍档案、学生综合素质评价材料、学生奖惩记录、学生心理健康档案等。5.后勤管理类档案包括校园建设规划、校园维修记录、物资采购合同、设备设施档案、食品安全档案、环境卫生档案等。6.安全管理类档案包括安全管理制度、安全检查记录、安全事故应急预案及处理记录等。7.家园共育类档案包括家长委员会会议记录、家长学校活动资料、家长意见反馈记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时、准确地收集本部门在工作中形成的各类档案材料。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体形式应符合要求，如纸质档案应使用A4纸张打印或书写，电子档案应存储在移动硬盘、光盘等存储介质上，并确保数据的完整性和可读性。3.对于重要的档案材料，应收集原件；对于无法收集原件的，可收集复印件，并注明原件保存地点和出处。4.各部门在工作中形成的临时性文件材料，应在工作结束后及时整理归档，不得积压或散失。（三）收集时间1.年度性档案材料应在次年上半年收集归档，如年度工作计划、总结、统计报表等。2.阶段性档案材料应在工作结束后及时收集归档，如某项教学活动、科研项目、校园建设工程等结束后，相关部门应在一个月内将档案材料整理归档。3.日常工作中形成的档案材料应随时收集归档，确保档案材料的及时性和完整性。四、档案材料的整理（一）整理原则档案材料的整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照档案材料的内容和性质，将档案材料分为行政管理、教育教学、师资队伍建设、学生管理、后勤管理、安全管理、家园共育等七大类，每大类下再根据具体情况分为若干小类。2.编号对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式，如“2023001”表示2023年的第1份档案材料。3.编目编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于档案的查阅和检索。4.装订对纸质档案材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，破损的档案材料应进行修补或复制。5.装盒将装订好的档案材料装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于档案的存放和管理。（三）整理要求1.档案管理人员应认真负责地对收集到的档案材料进行整理，确保整理工作的质量。2.整理过程中应注意保持档案材料的原貌，不得擅自涂改、伪造档案材料。3.对于不符合整理要求的档案材料，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充、完善或重新整理。五、档案材料的保管（一）保管期限档案材料根据其重要程度、保存价值和历史意义，确定保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案材料凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园、国家和社会具有长远利用价值的档案材料，列为永久保管。如幼儿园的重大决策、重要会议记录、规章制度、历史沿革、荣誉证书等。2.长期保管的档案材料凡是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案材料，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如幼儿园的年度工作计划、总结、统计报表、教学计划、教案等。3.短期保管的档案材料凡是反映幼儿园临时性工作活动，在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案材料，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如幼儿园的临时性通知、会议纪要、一般性文件等。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护。4.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。（三）保管措施1.建立健全档案库房管理制度，档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自进入库房，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。2.定期对档案进行检查、清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修补、复制、消毒等措施进行处理。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房内整洁干净，无杂物堆积。六、档案材料的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和幼儿园档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务为本原则档案利用工作应以服务幼儿园各项工作为宗旨，积极主动地为教职员工、学生、家长及社会各界提供档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，应严格遵守档案保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案材料供其查阅。查阅档案时，利用者应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅档案时，档案管理人员应向利用者明确借阅期限、借阅范围、保密要求等事项，并对借阅的档案进行登记。利用者应按时归还借阅的档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案材料，应填写复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照利用者的要求进行复制，并对复制的档案材料进行登记。复制的档案材料应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用要求1.利用者应爱护档案材料，不得在档案材料上涂抹、圈划、批注、污损等，不得擅自抽取、撤换档案材料。2.利用者查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案管理部门。如需带出档案管理部门的，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.利用者查阅、借阅档案时，应严格遵守档案保密制度，不得向无关人员泄露档案内容。如需引用档案内容的，应注明出处。4.档案管理人员应积极主动地为利用者提供档案信息服务，及时、准确地查找和提供利用者所需的档案材料。对于利用者提出的问题，应认真解答，不得推诿、敷衍。七、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和发展的观点，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定人员应逐份审查档案材料，根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等因素，直接判定档案的保存价值。2.分析比较法将档案材料与同类档案材料进行比较分析，判断其保存价值的高低。3.效益评估法从档案利用的社会效益和经济效益等方面进行评估，确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，编制销毁清册，并注