大数据统计档案管理制度

PAGE大数据统计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司大数据统计档案的管理，确保统计档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥统计档案在公司决策、管理和业务发展中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在大数据统计工作中形成的各类档案，包括统计报表、数据分析报告、统计调查资料、统计台账、统计数据库等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司大数据统计档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：统计档案应如实反映公司的生产经营活动和统计工作情况，确保数据的真实性和准确性。3.完整性原则：全面收集和整理与大数据统计相关的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息的统计档案，应严格保密，防止信息泄露。5.有效利用原则：积极促进统计档案的开发利用，为公司的决策、管理和业务发展提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善大数据统计档案管理的具体办法和操作规程。2.负责组织、指导和监督各部门的大数据统计档案收集、整理、归档等工作。3.集中统一管理公司的大数据统计档案，建立健全档案管理制度和工作流程，确保档案的安全和完整。4.负责档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。6.开展档案信息化建设，推进统计档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）各部门职责1.负责本部门大数据统计档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的核对、清点等工作。3.明确本部门档案管理的责任人，负责督促本部门人员做好档案的日常管理和维护工作，防止档案丢失、损坏或泄密。4.在开展大数据统计工作过程中，严格遵守国家法律法规和公司统计制度，确保统计数据的真实性、准确性和及时性，为档案管理提供可靠的原始资料。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、保管、借阅、归还等工作，确保档案的安全和有序管理。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案目录数据库，便于档案的检索和查询。4.定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.积极开展档案利用工作，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，及时反馈档案利用情况。6.参与档案的鉴定、销毁工作，提出合理的鉴定意见和销毁建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类统计报表，包括定期报表、年度报表、专项报表等，应涵盖公司生产经营活动的各个方面，如销售、生产、财务、人力资源等。2.数据分析报告，包括月度、季度、年度数据分析报告，以及针对特定业务或项目的专项分析报告。3.统计调查资料，如市场调研、客户满意度调查、行业统计调查等形成的原始记录和调查结果。4.统计台账，用于记录和反映公司生产经营活动中各项统计指标的变动情况，应按照时间顺序和指标类别进行设置。5.统计数据库，包括公司自主建立的统计数据库以及从外部获取的相关统计数据。6.与大数据统计工作相关的其他文件资料，如统计工作制度、流程、规范，统计人员培训资料，统计工作会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应按照规定的统计报表制度和工作要求，及时、准确地填报各类统计报表，并在规定时间内报送至档案管理部门。2.对于数据分析报告和统计调查资料，应在完成分析或调查工作后，及时整理形成书面报告，并提交至档案管理部门。报告应内容完整、逻辑清晰、数据准确，结论具有参考价值。3.统计台账应根据实际业务情况，及时记录各项统计数据，并确保数据的连续性和准确性。台账应定期进行核对和更新，发现问题及时纠正。4.统计数据库的建设和维护应符合公司的信息管理要求，确保数据的安全性、完整性和可操作性。数据录入应准确无误，数据更新应及时跟进。5.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时收集和整理。收集过程中应注意对档案资料的完整性和真实性进行审核，发现问题及时与相关人员沟通解决。（三）整理方法1.分类：按照统计档案的内容和性质，将档案分为综合统计、生产统计、销售统计、财务统计、人力资源统计等类别，每个类别下再根据具体的统计指标和业务范围进行细分。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份、顺序等信息，便于档案的识别和管理查询。例如，综合统计类档案编号格式为“ZH[年份][流水号]”，生产统计类档案编号格式为“SC[年份][流水号]”等。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。通过编目，方便快速查找和了解档案的基本情况。4.装订：对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保护档案的原始页面，避免损坏或丢失。四、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案：建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备对电子档案进行备份存储。电子档案应按照分类目录进行存储，同时建立相应的索引和标识，便于快速检索和查询。存储系统应具备数据备份、恢复、加密等功能，确保电子档案的安全。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的统计报表、临时性的统计调查资料等。2.中期档案：保管期限为510年，如年度统计报表、常规性数据分析报告以及部分统计台账等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括重要的统计数据库、涉及公司重大决策的统计资料、统计工作制度等。（三）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。纸质档案检查每年不少于一次，电子档案检查每季度不少于一次。2.在检查过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的安全和完整。3.对档案的数量和完整性进行核对，如发现档案丢失或不完整，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在开展日常工作、制定工作计划、进行业务分析、决策支持等过程中，可查阅相关的大数据统计档案。2.公司管理层在了解公司整体运营情况、制定战略规划、做出重大决策时，有权查阅和使用统计档案。3.因对外合作、项目申报、政府监管检查等需要，经公司批准后，可提供相关的统计档案资料。（二）利用流程1.申请：公司内部各部门或人员如需查阅、借阅统计档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号、利用期限等信息，并提交至档案管理部门。2.审批：档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核，根据档案的保密级别和利用范围，报相关领导审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案利用申请，需经公司高层领导审批。3.查阅：经审批同意后，档案管理人员根据申请表的要求，为利用者提供档案查阅服务。查阅应在档案管理部门指定的场所进行，利用者不得擅自将档案带出指定场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。4.借阅：对于确需借阅档案的情况，档案管理人员应按照审批意见办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，明确借阅期限、归还时间等要求。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。5.归还：借阅期满后，借阅者应按时将档案归还至档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。（三）利用记录1.档案管理部门应建立档案利用记录台账，详细记录每一次档案利用的申请时间、利用部门或人员、利用目的、档案名称、编号、审批情况、查阅或借阅时间、归还时间等信息。2.定期对档案利用记录进行整理和分析，了解档案的利用情况和需求方向，为档案管理工作的优化提供依据。同时，利用记录可作为档案管理工作的重要参考资料，用于评估档案的价值和作用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行全面审查。对于已超过保管期限且确实无保存价值的档案，可考虑销毁。2.审查档案的内容是否涉及公司核心机密、重要业务信息以及法律法规规定需要永久保存的资料。对于涉及此类信息的档案，应严格按照规定进行保管，不得随意销毁。3.参考档案的利用频率和利用效果，对于长期未被利用且预计未来也无利用价值的档案，可作为鉴定销毁的参考依据之一。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一鉴定，形成鉴定报告，明确档案的存毁意见。2.将鉴定报告提交公司领导审批，经批准同意销毁的档案，编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数量等信息。3.按照规定的程序进行档案销毁，可采用焚烧、粉碎等方式进行物理销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、操作人员等信息。4.销毁完成后，在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁记录存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的大数据统计档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，加强对档案的安全防护，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。3.促进档案信息资源的共享和利用，为公司各部门提供便捷、高效的档案服务，支持公司的决策和业务发展。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求，一般不低于300dpi。扫描后的电子文件应进行格式转换和图像处理，确保图像清晰、完整、可读。2.建立电子档案元数据标准，对数字化档案进行元数据著录，元数据应包括档案的题名、日期、来源、保管期限、密级等信息，以便于电子档案的管理和检索。3.将数字化档案按照分类目录进行存储，存储路径应清晰、规范，便于查找和管理。同时，建立相应的索引和标识，提高电子档案的检索效率。（三）系统功能模块1.档案录入模块：用于录入档案的基本信息、元数据等内容，支持批量录入和单个录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.档案检索模块：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。检索结果应显示档案的基本信息、存储位置等详细内容。3.档案借阅模块：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。利用者可通过系统提交借阅申请，档案管理人员和审批领导可在系统中进行审批操作，借阅记录自动保存，便于查询和统计。4.档案利用统计分析模块：对档案的利用情况进行统计分析，如利用部门、利用目的、利用频率等，生成统计报表和分析图表，为档案管理决策提供数据支持。5.系统管理模块：包括用户管理、权限管理、数据备份与恢复、系统日志管理等功能。用户管理可设置不同用户的账号和密码，权限管理可根据用户角色分配不同的系统操作权限，确保系统的安全性和数据的保密性。（四）安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，明确系统管理员、档案管理人员等相关人员的安全职责。2.加强对档案信息化系统的安全防护，采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止外部网络攻击和数据泄露。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。同时，做好数据备份工作，备份数据应存储在安全可靠的位置，定期进