单位档案三合一制度方案

PAGE单位档案三合一制度方案一、总则（一）目的为加强单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本“三合一”制度方案。（二）适用范围本方案适用于本单位各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。单位档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整准确原则。全面收集、整理和保存单位工作活动中形成的各类档案，保证档案内容真实、准确、完整。3.方便利用原则。优化档案整理和分类，建立科学合理的检索体系，提高档案查阅利用效率。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案实体和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案分类方案（一）分类依据根据单位工作职能、业务范围以及档案形成特点，按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》等相关标准，对档案进行分类。（二）具体分类1.党群工作类党务工作：包括党组织建设、党员管理、党内文件等。工会工作：工会组织建设、会员管理、工会活动文件等。共青团工作：团组织建设、团员管理、团内活动文件等。2.行政管理类单位文件：包括上级文件、本级文件、平行文等。会议文件：各类会议的通知、议程、纪要等。人事管理：人员招聘、任免、考核、奖惩、培训等文件。财务管理：财务预算、决算、审计、收支等文件。资产管理：固定资产登记、清查、处置等文件。后勤管理：办公用品采购、车辆管理、房屋维修等文件。3.业务工作类根据单位具体业务，进一步细分业务类别，如生产业务类、科研项目类、市场营销类等。每个业务类别下再按照工作流程、阶段等进行分类。例如，生产业务类可分为生产计划、生产调度、质量控制、设备管理等子类别。4.特殊载体类照片档案：反映单位重要活动、工作场景、人物风貌等的照片。音像档案：录音、录像资料，如会议录音、工作汇报录像等。电子档案：以电子数据形式存在的文件，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统数据备份等。三、文件材料归档范围和保管期限表（一）归档范围确定原则依据单位工作职能和业务活动，全面收集反映单位各项工作的文件材料，确保重要文件不遗漏，一般性文件合理取舍。（二）具体归档范围1.反映单位决策、规划、计划、总结等重要文件材料，永久保存。2.涉及单位资产、财务、人事等重要事项的文件材料，长期保存。3.一般性业务文件材料，根据实际情况确定保管期限，可分为短期（10年以下）、中期（10年至30年）、长期（30年以上）。（三）保管期限划分标准1.永久保管：对单位具有长远查考利用价值的档案，如单位成立、合并、撤销等重要文件，重要业务成果文件等。2.长期保管：在较长时间内对单位工作有查考利用价值的档案，如常规业务工作中的重要文件、阶段性成果文件等。3.短期保管：在较短时间内对单位工作有一定查考利用价值的档案，如一般性事务文件、临时性工作文件等。（四）保管期限表编制详细列出各类档案的归档范围和保管期限，形成保管期限表，作为档案整理和鉴定的依据。四、档案整理方法（一）归档文件整理1.收集齐全：各部门在工作结束后，及时将应归档的文件材料收集齐全，移交档案管理部门。2.分类排序：按照档案分类方案，对归档文件进行分类，同一类别的文件按照时间顺序或重要程度排序。3.装订编目：去除文件上的金属物，采用线装或不锈钢订书钉等方式进行装订。对每份文件进行编号、编目，填写归档文件目录。4.装盒上架：将编目后的归档文件装入档案盒，在档案盒上标明类别、年度、保管期限等信息，然后上架存放。（二）特殊载体档案整理1.照片档案：对照片进行分类整理，按照拍摄时间、主题等顺序排列，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，装入照片档案册。2.音像档案：对录音、录像资料进行整理，标注录制时间、内容、来源等信息，刻录成光盘保存，并建立相应的目录清单。3.电子档案：按照电子文件的类别、年度等进行分类存储，建立电子文件目录数据库，确保电子文件的可读性和可利用性。五、档案保管制度（一）保管场所要求1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，配备必要的消防器材和温湿度调节设备。2.库房内要保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案存放方式1.按照档案分类和保管期限，对档案进行分区存放，便于查找和管理。2.档案盒应直立存放，排列整齐，标识清晰。（三）档案保管期限检查定期对档案保管期限进行检查，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定是否需要继续保存、销毁或延长保管期限。（四）档案安全防护措施1.安装防盗门窗、监控设备，确保档案库房安全。2.配备温湿度计、除湿机、空调等设备，控制库房温湿度，防止档案受潮、发霉或干裂。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、实体安全。六、档案利用制度（一）利用范围本单位内部人员因工作需要，可查阅、借阅本单位档案。外单位因工作需要查阅本单位档案，需按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本单位人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本单位档案管理部门负责人审核同意，并报单位分管领导批准后，方可查阅。3.借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用方式1.档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，方便利用者查阅档案。2.利用者可根据需要复印、摘抄档案内容，但需经档案管理部门同意，并注明出处。3.档案原件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须严格履行审批手续，并采取必要的保护措施，确保档案安全。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、查阅或借阅档案内容等信息，以便跟踪和统计档案利用情况。七、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和单位分管领导组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准依据档案保管期限表和档案实际价值，对档案进行鉴定。对已到保管期限且确无保存价值的档案，予以销毁；对仍有保存价值的档案，延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对初步鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.鉴定报告经单位分管领导批准后，作为档案销毁或延长保管期限的依据。（四）销毁程序1.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。2.经单位分管领导批准后，由档案