大修档案管理制度

PAGE大修档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司大修档案管理，确保大修档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司的生产经营、技术改造、设备维护等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有大修项目档案的管理，包括但不限于设备大修、厂房大修、工艺大修等各类大修活动所形成的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司大修档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映大修项目的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理大修项目全过程中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。4.准确性原则档案信息应准确无误，数据、文字等应符合规范要求。5.时效性原则及时收集、整理、归档大修档案，确保档案信息的时效性。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司大修档案管理制度。指导、监督和检查各部门大修档案的收集、整理、归档工作。负责集中保管公司大修档案，建立档案检索系统，提供档案利用服务。定期对大修档案进行鉴定、销毁等工作。2.项目管理部门职责负责组织本部门大修项目文件材料的收集、整理工作，并按要求及时移交档案管理部门。明确本部门在大修档案管理工作中的兼职档案员，负责具体的档案管理工作。配合档案管理部门做好大修档案的整理、归档、利用等工作。3.项目实施部门职责在大修项目实施过程中，负责及时收集、整理本部门形成的文件材料，并妥善保管。按照档案管理部门的要求，将整理好的文件材料移交项目管理部门。对本部门形成的档案材料的真实性、完整性负责。二、大修档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、初步设计文件等。2.项目实施过程文件施工图纸、技术交底记录、施工组织设计、施工方案等。设备采购合同、设备到货验收记录、设备安装调试记录等。材料采购清单、材料检验报告、材料使用记录等。工程变更通知、工程签证单、工程联系单等。质量检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程验收记录等。安全检查记录、安全事故报告及处理记录等。施工日志、监理日志等。3.项目竣工验收文件包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。（二）收集要求1.及时性项目实施部门应在文件材料形成后及时收集，确保档案的时效性。2.完整性全面收集项目全过程中形成的各类文件材料，不得遗漏。3.准确性文件材料应内容准确，签字盖章齐全，符合规范要求。（三）整理方法1.分类按照大修项目的类别、阶段等进行分类，如设备大修档案可分为设备采购、安装调试、验收等类别。2.编号对每一份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括文件编号、题名、日期、责任者等信息，以便快速检索。4.装订对纸张较大或较薄的文件材料进行装订，确保整齐、牢固。三、大修档案的归档与保管（一）归档流程1.项目实施部门在大修项目完成后，将整理好的文件材料移交项目管理部门。2.项目管理部门对移交的文件材料进行审核，审核无误后移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行检查、核对，符合要求的予以归档。（二）保管期限1.永久保存涉及公司重大权益、重要资产、关键技术等具有长期保存价值的档案，如项目立项批复、可行性研究报告、重大设备采购合同等。2.长期保存保存期限为10年以上的档案，如设备安装调试记录、工程变更通知等。3.短期保存保存期限为110年的档案，如施工日志、监理日志等。（三）保管要求1.库房环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.存储设备采用符合档案保管要求的存储设备，如档案柜、档案盒等，并定期进行检查和维护。3.安全防护配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防虫、防潮等设备，确保档案的安全。4.电子档案管理对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。四、大修档案的利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因生产经营、技术改造、设备维护等工作需要，可查阅大修档案。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。（三）利用程序1.申请利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。2.审批档案管理部门对申请表进行审核，符合要求的予以批准，并告知利用者查阅或借阅的时间、地点等信息。3.查阅或借阅利用者按照档案管理部门的安排进行查阅或借阅，查阅时应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、损坏档案；借阅的档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。五、大修档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限、重要程度等，定期对大修档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目管理部门、相关技术专家等组成，负责对大修档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，判断其保存价值。2.综合分析法综合考虑档案的内容、来源、形成时间等因素，进行综合分析判断。（四）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定小组对拟销毁的档案编制销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限等信息。2.审批销毁清单经公司