档案人才队伍制度

PAGE档案人才队伍制度一、总则（一）目的为加强公司档案人才队伍建设，提高档案管理水平，保障公司档案工作的规范化、科学化、专业化发展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及参与公司档案管理工作的外部人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.专业发展原则：注重档案人才的专业培养与发展，提高其业务能力和综合素质。3.激励创新原则：鼓励档案人员创新工作方法和技术手段，提升档案管理效能。4.保密安全原则：加强档案保密管理，确保档案信息安全。二、档案人才队伍建设目标（一）短期目标（12年）1.优化档案人员结构，补充专业人才，使档案管理团队人员配备更加合理。2.开展档案业务培训，使档案人员熟悉基本业务流程和操作规范，档案管理工作差错率明显降低。（二）中期目标（35年）1.培养一批具有较高业务水平的档案骨干人才，能够熟练运用现代档案管理技术和方法。2.档案管理工作在公司内部得到进一步重视，档案服务公司业务发展的能力显著提升。（三）长期目标（5年以上）1.打造一支高素质、专业化、创新型的档案人才队伍，成为行业内具有一定影响力的档案管理团队。2.公司档案管理工作达到行业先进水平，为公司战略决策提供有力的档案信息支持。三、档案人才的岗位职责与任职要求（一）档案管理人员岗位职责1.档案收集与整理负责收集公司各部门形成的各类文件、资料、图表等档案材料，确保档案的齐全完整。按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目，建立清晰的档案检索体系。2.档案保管与维护妥善保管档案，确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。定期对档案库房进行检查，做好温湿度记录和调控，维护档案存储环境。对电子档案进行备份和存储管理，确保电子档案数据的安全可靠。3.档案利用与服务负责接待公司内部各部门及外部单位的档案查阅、借阅申请，按照规定办理相关手续。根据利用需求，及时、准确地提供档案信息，为公司各项工作提供支持。开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为公司领导决策和业务工作提供参考依据。4.档案信息化建设参与公司档案信息化系统的建设与维护，负责档案数据的录入、更新和管理。探索利用新技术手段提升档案信息化管理水平，如数字化加工、电子文件归档与管理等。（二）档案管理部门负责人岗位职责1.部门管理负责档案管理部门的日常管理工作，制定工作计划和工作制度，组织实施并监督检查。合理安排部门人员工作任务，进行绩效评估和考核，激励员工积极性。2.业务指导与协调对公司各部门的档案管理工作进行业务指导，确保各部门档案管理工作符合规范要求。协调档案管理部门与其他部门之间的工作关系，解决档案管理工作中出现的问题。3.档案业务审核对重要档案的收集、整理、鉴定、销毁等环节进行审核，确保档案管理工作质量。审核档案利用申请，对涉及重要机密或敏感信息的档案利用进行严格把关。4.团队建设与发展关注档案行业发展动态，组织部门人员参加培训和学习交流活动，提升团队整体业务水平。负责档案人才的引进、培养和选拔，为部门发展储备人才。（三）任职要求1.学历与专业档案管理人员应具有大专及以上学历，档案管理、信息管理、文秘等相关专业优先。档案管理部门负责人应具有本科及以上学历，档案管理或相关管理专业，具备较强的组织管理能力和业务水平。2.工作经验档案管理人员应具有1年以上档案管理工作经验，熟悉档案管理业务流程。档案管理部门负责人应具有3年以上档案管理工作经验，其中担任部门负责人职务不少于1年，具备丰富的档案管理实践经验和团队管理经验。3.专业技能熟练掌握档案管理基础知识和技能，如档案分类、编号、编目、检索等。具备一定的计算机操作技能，熟悉办公软件和档案管理软件的使用。档案管理部门负责人应具备较强的沟通协调能力、组织管理能力和问题解决能力。4.职业素养具有良好的职业道德和责任心，保守档案机密，严谨细致，工作认真负责。具备较强的学习能力和团队合作精神，能够不断适应档案管理工作的发展变化。四、档案人才的选拔与任用（一）选拔原则1.公开公平公正原则：选拔过程公开透明，严格按照规定程序进行，确保公平公正。2.德才兼备原则：注重选拔人员的品德修养和业务能力，优先选拔德才兼备的优秀人才。3.竞争择优原则：通过竞争机制，选拔出综合素质高、业务能力强的档案人才。（二）选拔方式1.内部招聘公司内部发布档案人才招聘信息，符合条件的员工均可报名参加。通过笔试、面试、实际操作等环节进行选拔，综合评估应聘者的专业知识、业务能力和综合素质。2.外部招聘根据公司档案人才队伍建设需求，面向社会公开招聘档案专业人才。对应聘人员进行资格审查、笔试、面试、考察等程序，择优录用。（三）任用程序1.试用期考核新录用的档案人员实行试用期制度，试用期一般为36个月。试用期内，由所在部门对其工作表现进行考核，考核内容包括工作态度、业务能力、工作业绩等方面。2.正式任用试用期考核合格的，办理正式任用手续，签订劳动合同。试用期考核不合格的，解除劳动关系。五、档案人才的培训与发展（一）培训计划制定1.根据公司档案人才队伍建设目标和档案人员实际情况，每年制定年度培训计划。2.培训计划应明确培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等内容。（二）培训内容1.档案业务知识培训档案法律法规、行业标准培训，使档案人员了解档案管理工作的法律要求和规范标准。档案管理基础知识培训，如档案分类、编号、编目、整理、保管、利用等方面的知识。电子档案管理培训，包括电子文件归档、存储、检索、利用等方面的技术和方法。2.专业技能培训档案信息化技能培训，如档案管理软件操作、数字化加工技术、数据安全管理等。档案编研技能培训，培养档案人员编写档案参考资料、大事记、专题汇编等的能力。沟通协调与服务技能培训，提高档案人员与公司内部各部门及外部单位沟通协调的能力，提升档案服务水平。3.职业素养培训职业道德培训，强化档案人员的保密意识、责任意识和服务意识。团队合作与沟通技巧培训，培养档案人员的团队协作精神和良好的沟通能力。领导力与管理能力培训，为档案管理部门负责人提供领导力和管理能力提升的培训。（三）培训方式1.内部培训定期组织档案业务知识讲座，邀请公司内部专家或业务骨干进行授课。开展岗位技能培训，通过实际操作演示、案例分析等方式，提高档案人员的业务技能。组织经验交流分享会，让档案人员分享工作经验和心得，促进相互学习和共同提高。2.外部培训根据培训需求，选派档案人员参加外部专业培训机构举办的档案业务培训班、研讨会等。鼓励档案人员参加行业内的学术交流活动，拓宽视野，了解行业最新动态和发展趋势。（四）职业发展规划1.建立档案人才职业发展通道为档案人员提供管理和专业技术两个职业发展通道，档案管理人员可以根据自身兴趣和能力选择不同的发展方向。在管理通道方面，档案人员可以从档案管理员逐步晋升为档案管理部门负责人、档案管理主管等职务。在专业技术通道方面，档案人员可以从初级档案专业技术人员晋升为中级、高级档案专业技术人员。2.制定个性化职业发展规划根据档案人员的个人特点和职业发展意愿，为其制定个性化的职业发展规划。职业发展规划应明确发展目标、发展路径、培训计划、考核标准等内容，为档案人员提供清晰的职业发展指引。六、档案人才的考核与激励（一）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果应客观公正，不受主观因素影响。2.全面准确原则：考核内容应全面涵盖档案人员的工作表现、业务能力、职业素养等方面，确保考核结果准确反映档案人员的实际情况。3.激励导向原则：考核结果应与档案人员的薪酬待遇、晋升发展等挂钩，激励档案人员积极工作，提高工作绩效。（二）考核内容1.工作业绩考核档案收集、整理、保管、利用等工作任务的完成情况，包括档案数量、质量、利用效率等方面。档案信息化建设工作进展，如档案数据录入准确率、系统运行稳定性等。档案编研成果，如编写的档案参考资料数量、质量及应用效果等。2.业务能力考核档案业务知识掌握程度，通过专业知识考试、实际操作等方式进行考核。专业技能水平，如档案管理软件操作熟练程度、数字化加工技术应用能力等。沟通协调与服务能力，通过客户满意度调查、部门间协作评价等方式进行考核。3.职业素养考核职业道德表现，如遵守档案保密制度、工作纪律等情况。团队合作精神，通过同事评价、团队协作项目完成情况等方式进行考核。学习能力和创新意识，考察档案人员参加培训学习的积极性、提出创新工作建议的数量和质量等。（三）考核方式1.定期考核每年定期对档案人员进行考核，考核时间一般为年底。考核采用个人述职、民主测评、上级评价相结合的方式进行。2.不定期考核根据工作需要，对档案人员进行不定期考核，如在重要项目实施期间、档案管理工作出现重大问题时等。不定期考核主要通过专项工作检查、突发事件处理情况等方式进行。（四）激励措施1.薪酬激励根据考核结果，调整档案人员的薪酬待遇，对考核优秀的档案人员给予适当的绩效奖金。设立档案管理专项奖励基金，对在档案管理工作中表现突出、取得显著成绩的档案人员进行奖励。2.晋升激励在档案管理部门内部选拔晋升时，优先考虑考核优秀的档案人员。为考核优秀的档案人员提供更多的晋升机会和发展空间，如晋升到更高层级的管理岗位或专业技术岗位。3.荣誉激励对考核优秀的档案人员进行表彰和奖励，授予“优秀档案工作者”等荣誉称号。在公司内部宣传优秀档案人员的先进事迹，树立榜样，激励全体档案人员积极进取。七、档案人才的流动与调配（一）流动原则1.合理有序原则：档案人才流动应根据公司档案管理工作需要和档案人员个人发展意愿，合理安排，确保流动有序。2.双向选择原则：档案人员在流动过程中，应与接收部门进行双向选择，确保流动后的工作岗位与个人能力和意愿相匹配。3.平稳过渡原则：档案人才流动应做好交接工作，确保档案管理工作的连续性和稳定性，避免出现工作脱节或混乱。（二）流动方式1.内部调动根据公司内部岗位调整和档案管理工作需要，档案人员可以在公司内部不同部门之间进行调动。内部调动应按照公司内部人员调动程序办理相关手续，明确调动后的工作职责和工作要求。2.岗位轮换定期组织档案人员进行岗位轮换，让档案人员在不同的档案管理岗位上锻炼，拓宽业务视野，提高综合能力。岗位轮换周期一般为12年，轮换前应做好培训和交接工作。（三）调配程序1.需求申请公司各部门根据工作需要，向档案管理部门提出档案人员调配需求申请