完善档案动态管理制度

PAGE完善档案动态管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，实现档案资源的有效利用，特制定本档案动态管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与公司/组织相关的各类档案，确保档案资料的齐全。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应清晰、规范。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.动态管理原则：根据公司/组织发展和业务变化，及时对档案进行更新、补充和调整，确保档案与实际情况相符。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，公司章程、管理制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪资福利、培训记录、绩效考核等资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司/组织具体业务类型划分，如销售业务档案包括客户资料、销售合同、订单记录等；采购业务档案包括供应商信息、采购合同、采购订单等。5.项目档案：各类项目的立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文档、项目验收报告等。6.技术档案：公司/组织拥有的技术研发资料、专利文件、技术标准、工艺文件、产品设计图纸等。（二）编号规则1.采用层级编码方式，每个类别用两位大写字母表示，如行政档案用“XZ”表示，人事档案用“RS”表示等。2.每类档案下的具体文件根据形成时间顺序进行流水编号，编号为四位数字，如“XZ0001”表示行政档案中的第一份文件。3.对于同一文件的不同版本或补充资料，在原编号后加“1”“2”等进行区分，如“XZ00011”表示行政档案中编号为“XZ0001”文件的第一个补充版本。三、档案收集与整理（一）收集职责1.各部门指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保在业务活动过程中及时、准确地收集各类文件。2.对于跨部门形成的档案，由牵头部门负责组织相关部门共同收集，并明确各部门的收集职责和范围。（二）收集范围1.各类纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。2.与外部单位往来的函件、合同、协议等文件。（三）整理要求1.收集到的档案资料应按照分类标准进行初步分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源、保管期限等信息。3.去除文件上的金属物，破损文件应进行修补或复制。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。四、档案归档与存储（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案定期移交至公司/组织档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。3.审核通过的档案进行正式归档，按照编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。4.建立档案归档清单，记录档案的名称、编号、归档日期、移交部门等信息，以便查询和管理。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案架应按照分类顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.对于重要的照片、音像资料等，应进行妥善保管，可采用光盘、磁带等介质存储，并建立相应的目录索引。五、档案借阅与利用（一）借阅权限1.内部员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称及编号等信息。2.部门负责人及以上人员可直接审批借阅申请；普通员工的借阅申请需经所在部门负责人审批后，报档案管理部门审批。3.涉及公司/组织机密的档案，借阅申请需经公司/组织高层领导审批。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案或涉及机密的档案借阅期限根据具体情况由审批领导确定，原则上不超过[X]个工作日。（三）借阅归还规定1.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期应提前说明原因并办理相关手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还。2.借阅人归还档案时，档案管理部门应检查档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为公司/组织各部门提供档案利用服务，根据需求查找、提供相关档案资料，并做好利用记录。2.利用档案资料形成的各类文件、报告等，应按照档案管理要求进行整理归档，纳入公司/组织档案体系。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司/组织机密的档案，应明确标识，并采取加密存储、专人保管等措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。未经批准，不得将档案带出档案库房或转借他人。3.在档案查阅、借阅过程中，严禁无关人员在场，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案损坏或丢失。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、完整性等情况，发现问题及时处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及专业人员组成。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。（二）保管期限划分1.永久保管：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案。2.定期保管：分为[X]年、[X]年等不同期限，根据档案的重要程度和利用频率确定。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经公司/组织领导审批后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁。纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，并确保销毁彻底。电子档案应进行彻底删除，并在存储介质上进行消磁处理。3.销毁过程应进行记录，由监销人员签字确认，并存档备查。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的电子化存储和检索，提高档案管理效率和服务水平。2.逐步实现档案信息的共享与协同，为公司/组织各部门提供便捷的档案利用服务。（二）系统功能要求1.具备档案录入、存储、查询、借阅、统计等基本功能，能够满足档案管理的日常工作需求。2.支持多格式文件的上传和管理，能够对电子文件进行分类、标注、索引等操作。3.具有权限管理功能，可根据不同人员的职责设置相应的档案访问权限。4.能够生成各类档案统计报表，为公司/组织决策提供数据支持。（三）数据录入与维护1.档案管理部门负责将纸质档案和已有的电子档案录入档案信息管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息进行更新和维护，及时录入新形成的档案资料，删除已销毁或过期的档案信息。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档等工作。3.负责档案的集中管理，包括档案的存储、借阅、鉴定、销毁等工作。4.推进档案信息化建设，维护档案信息管理系统的正常运行。5.开展档案业务培训，提高公司/组织员工的档案管理意识和技能。（二）档案管理人员岗位职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、归档工作，确保档案资料的及时、准确入库。按照规定对档案进行存储和保管，定期检查档案的完整性和安全性。办理档案的借阅、归还手续，做好借阅记录。协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，参与档案销毁过程的监销。负责档案信息管理系统的数据录入和维护工作。2.档案主管负责档案管理部门的日常工作管理，制定工作计划和目标，并组织实施。审核档案管理制度和流程，提出改进意见和建议