文件档案信息安全管理制度

PAGE文件档案信息安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件档案信息安全管理，保障公司文件档案信息的完整性、准确性、保密性和可用性，防止文件档案信息泄露、篡改、丢失等安全事件的发生，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及所有涉及公司文件档案信息处理、存储、传输的人员和活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保文件档案信息安全管理活动合法合规。2.预防为主原则：采取有效的预防措施，从源头防范文件档案信息安全风险，将安全隐患消除在萌芽状态。3.全员参与原则：文件档案信息安全管理涉及公司各个层面，全体员工应积极参与，共同维护公司文件档案信息安全。4.分级管理原则：根据文件档案信息的敏感程度和重要性，实施分级分类管理，采取相应的安全措施。二、文件档案信息安全管理职责（一）公司管理层职责1.批准公司文件档案信息安全管理策略、制度和计划，确保公司文件档案信息安全管理工作与公司整体战略目标相一致。2.提供必要的资源支持，包括人力、物力、财力等，保障文件档案信息安全管理工作的有效开展。3.定期审查公司文件档案信息安全管理工作的执行情况，对重大安全事件做出决策和处理。（二）信息安全管理部门职责1.制定和完善公司文件档案信息安全管理制度、流程和标准，并监督执行。2.组织开展文件档案信息安全风险评估和安全审计工作，及时发现并整改安全隐患。3.负责公司文件档案信息安全技术防护体系的建设和维护，包括防火墙、入侵检测、加密技术等的应用。4.对员工进行文件档案信息安全培训和教育，提高员工的安全意识和技能。5.协调处理公司文件档案信息安全事件，及时向上级报告，并配合相关部门进行调查和处理。（三）各部门职责1.负责本部门文件档案信息的日常管理和安全维护，确保本部门文件档案信息的安全。2.按照公司文件档案信息安全管理制度和流程，规范本部门员工的信息处理行为。3.配合信息安全管理部门开展文件档案信息安全工作，及时反馈本部门存在的安全问题和隐患。4.对本部门员工进行文件档案信息安全培训，提高员工的安全意识和责任感。（四）员工职责1.严格遵守公司文件档案信息安全管理制度，自觉维护公司文件档案信息安全。2.妥善保管个人账号和密码，不得随意转借他人使用。在离开办公区域时，应及时退出信息系统。3.对涉及公司机密的文件档案信息，应严格按照保密规定进行处理，不得私自复制、传播、泄露。4.发现文件档案信息安全问题或异常情况，应及时报告上级领导或信息安全管理部门。三、文件档案信息分类与分级（一）分类标准1.行政文件类：包括公司各类行政公文、通知、报告、会议纪要等。2.业务文件类：涉及公司业务运营的各类文件，如合同、协议、业务报表、技术文档等。3.财务文件类：公司财务相关的文件，如财务报表、预算计划、审计报告等。4.人事文件类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.其他文件类：不属于以上分类的其他文件档案。（二）分级标准根据文件档案信息的敏感程度和重要性，分为以下三级：1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大战略决策、国家机密等重要信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包含公司重要业务信息、关键技术资料、客户敏感信息等，泄露后可能对公司业务产生较大影响。3.秘密级：一般性的公司文件档案信息，如日常行政文件、普通业务资料等，泄露后可能对公司造成一定影响。四、文件档案信息存储与保管（一）存储介质选择1.根据文件档案信息的重要性和存储期限，选择合适的存储介质，如硬盘、磁带、光盘等。2.对于绝密级和机密级文件档案信息，应采用加密存储介质，并进行异地备份。（二）存储环境要求1.建立专门的文件档案信息存储机房，确保存储环境安全可靠。机房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防雷、防静电等设施。2.对存储设备进行定期维护和检查，确保设备正常运行。建立存储设备的维护记录和故障处理记录。（三）文件档案保管措施1.按照文件档案信息的分类和分级，进行分类存放和保管。建立清晰的档案索引和标识，便于查找和管理。2.对重要文件档案信息实行双人保管制度，明确保管人员的职责和权限。3.定期对文件档案进行清查和盘点，确保文件档案的完整性和准确性。对清查中发现的问题及时进行处理。五、文件档案信息传输与共享（一）传输方式选择1.根据文件档案信息的敏感程度和传输需求，可以选择安全的网络传输方式，如加密网络传输、VPN等。2.对于绝密级和机密级文件档案信息，严禁通过互联网等不安全渠道传输。（二）传输安全要求1.在文件档案信息传输前，应对传输内容进行加密处理，确保传输过程中的信息安全。2.对传输过程进行监控和审计，记录传输的时间、来源、目的、内容等信息，以便及时发现和处理异常情况。（三）文件档案共享管理1.建立文件档案信息共享平台，明确共享的范围、权限和流程。2.对于需要共享的文件档案信息，应根据共享对象的权限进行授权访问，确保信息不被非法获取和使用。3.在文件档案信息共享过程中，应进行必要的身份认证和授权，防止未经授权的访问和共享。六、文件档案信息使用与操作规范（一）使用权限管理1.根据员工的工作职责和岗位需求，设定相应的文件档案信息使用权限。权限应明确、具体，避免权限过大或过小。2.对涉及公司机密的文件档案信息，实行严格的权限审批制度，未经授权不得访问和使用。（二）操作规范1.员工在使用文件档案信息时，应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改文件档案信息的内容和格式。2.在处理文件档案信息过程中，如发现文件档案信息存在错误或疑问，应及时报告上级领导或相关部门进行核实和处理。3.对于重要文件档案信息的操作，应进行详细的记录，包括操作时间、操作人员、操作内容等，以便进行审计和追溯。七、文件档案信息安全审计与监控（一）审计机制1.建立文件档案信息安全审计制度，定期对公司文件档案信息的处理、存储、传输等活动进行审计。2.审计内容包括文件档案信息的访问记录、操作记录、共享记录等，确保文件档案信息的使用和管理符合公司安全管理制度的要求。（二）监控措施1.利用信息安全技术手段，对文件档案信息系统进行实时监控，及时发现和处理安全事件。2.监控内容包括网络流量、系统日志、用户行为等，对异常行为进行及时预警和处置。（三）审计与监控结果处理1.对审计和监控中发现的问题，应及时进行分析和评估，确定问题的严重程度和影响范围。2.根据问题的性质和严重程度，采取相应的整改措施，包括加强管理、完善制度、修复系统漏洞等。3.对审计和监控结果进行定期总结和报告，向上级领导和相关部门汇报文件档案信息安全管理工作的情况和存在的问题。八、文件档案信息安全应急管理（一）应急响应机制1.制定文件档案信息安全应急预案，明确应急响应的流程和责任分工。2.成立应急响应小组，负责在文件档案信息安全事件发生时迅速开展应急处置工作。（二）应急处置措施1.当发生文件档案信息安全事件时，应急响应小组应立即采取措施，阻止事件的进一步扩大，如切断网络连接、关闭相关系统等。2.对事件进行调查和分析，确定事件的原因、影响范围和损失程度。3.根据事件的情况，采取相应的恢复措施，如数据恢复、系统修复等，尽快恢复文件档案信息系统的正常运行。（三）应急演练1.定期组织文件档案信息安全应急演练，提高应急响应小组的应急处置能力和员工的安全意识。2.演练内容包括模拟安全事件场景、应急处置流程、人员协调配合等，通过演练不断完善应急预案。九、文件档案信息安全培训与教育（一）培训计划制定1.根据公司文件档案信息安全管理的需求和员工的实际情况，制定年度文件档案信息安全培训计划。2.培训计划应包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间安排等。（二）培训内容1.文件档案信息安全法律法规和公司安全管理制度。2.文件档案信息分类分级标准和保密规定。3.文件档案信息处理、存储、传输等操作规范。4.信息安全技术知识，如加密技术、防火墙、入侵检测等。5.安全意识教育，提高员工对文件档案信息安全的重视程度。（三）培训方式1.定期组织内部培训课程，邀请专业讲师或公司内部专家进行授课。2.开展在线培训，通过公司内部网络平台提供培训资料和学习课程，方便员工自主学习。