扶贫办档案管理制度

PAGE扶贫办档案管理制度一、总则（一）目的为加强扶贫办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扶贫办机关各科室及所属事业单位在各项扶贫工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则扶贫办档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则各科室及工作人员应及时、准确地将办理完毕的文件材料移交综合档案室，保证档案内容真实、完整，能够全面反映扶贫工作的历史过程。3.方便利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率，为扶贫工作提供有效服务。4.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强档案安全保密管理，防止档案信息泄露、丢失和损坏，确保档案的安全与完整。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本单位档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位的各类档案，确保档案的齐全完整和安全。3.对各科室的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和检索利用。5.按照规定向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案。（二）各科室职责1.负责本科室文件材料的形成、积累和整理工作，明确专人负责档案管理，确保文件材料的及时收集和归档。2.严格执行档案管理制度，按照规定的时间和要求将本科室办理完毕的文件材料移交综合档案室。3.积极配合综合档案室做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅登记等，确保档案管理工作的规范有序。3.做好档案的安全保密工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案利用工作，为扶贫工作提供及时、准确的档案信息服务，认真做好档案利用登记和效果反馈工作。5.参与档案的鉴定、统计等工作，协助制定档案保管期限表和档案销毁清册。6.负责档案管理信息系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息，确保档案数据的准确完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与扶贫工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.扶贫办制定的各类工作计划、规划、方案、制度、办法等文件材料。3.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料，包括项目申请书、可行性研究报告、项目合同、资金拨付文件、验收报告等。4.扶贫资金管理方面的文件材料，如资金预算、分配方案、使用情况报告、审计报告等。5.贫困地区和贫困人口基本情况调查、统计、分析等资料。6.扶贫工作会议、调研、培训等活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、纪要、调研成果、培训资料等。7.扶贫工作中形成的各类统计报表、数据资料、图表等。8.反映扶贫工作成果的图片、音像资料、荣誉证书等。9.其他与扶贫工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。4.各科室应在文件材料办理完毕后的[X]个工作日内，将其整理后移交综合档案室。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度机构问题的分类方法进行档案分类，即先将档案按年度分开，再按内设机构或业务类别进行分类，最后按问题进行排列。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，编制档案盒封面、盒脊和备考表。4.档案装订应整齐、牢固，采用三孔一线的装订方法，去除文件材料上的金属物。5.电子档案应按照纸质档案的分类方法进行分类，并建立相应的电子目录，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰准确。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合国家有关标准，便于档案的存放和管理。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保库房环境符合档案保管要求。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找和利用。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对档案的保管状况进行统计，建立档案保管统计台账，及时掌握档案的数量、状况等信息。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁与否。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务科室人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.依据国家档案局制定的档案保管期限表，结合扶贫办档案的实际情况，对档案进行逐件鉴定。2.鉴定工作应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，判断档案的保存价值。3.对于涉及重要政策、重大项目、关键数据等具有长期保存价值的档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确定无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组编制档案销毁清册，清册应注明档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者等内容。2.档案销毁清册经分管领导审核批准后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁情况报告分管领导。5.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表，向上级主管部门和同级国家综合档案馆报送。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.扶贫办应按照国家有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。2.档案移交前，应进行全面整理和编目，编制档案移交清单，确保移交档案的质量。3.档案移交时，应办理交接手续，由双方签字确认。4.对移交进馆的档案，应按照档案馆的要求进行整理和编目，确保档案能够顺利接收和保管。七、档案的利用（一）利用范围1.为扶贫办内部各项工作提供档案信息支持，包括政策研究、项目决策、工作查考等。2.为上级机关和有关部门提供扶贫工作情况汇报、数据统计等档案资料。对外提供档案利用服务，应严格按照国家有关法律法规和保密规定进行审批。（二）利用方式1.档案查阅：利用者可到综合档案室查阅档案原件或复印件，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.档案借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经科室负责人和分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.档案复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经科室负责人和分管领导批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案利用专用章，并注明出处。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记应包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案题名、文号、保管期限等内容。3.档案管理人员应及时整理和统计档案利用登记信息，定期向上级主管部门报告档案利用情况。（四）利用反馈1.鼓励利用者对档案利用效果进行反馈，档案管理人员应认真收集利用者的意见和建议，及时改进档案管理工作。2.对档案利用过程中发现的问题，如档案内容不完整、字迹不清等，应及时进行处理，确保档案的质量和利用效果。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案信息的数字化采集、存储、管理和利用，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，形成电子档案。2.档案管理信息系统建设：搭建档案管理信息平台，实现档案的分类管理、检索查询、借阅登记、统计分析等功能。3.数据安全管理：建立数据备份、恢复和安全防护机制，确保档案数据的安全可靠。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设方案，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.组织档案数字化加工工作，按照相关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量。3.开发或选用档案管理信息系统，进行系统测试和上线运行，对档案管理人员进行系统培训。4.建立档案数字化成果的审核