评估报告档案管理制度

PAGE评估报告档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司评估报告档案的管理，确保评估报告档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类评估报告档案的管理，包括但不限于资产评估报告、项目评估报告、风险评估报告等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：评估报告档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据评估报告的性质、内容和用途，进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保评估报告档案的安全和保密。4.有效利用原则：充分发挥评估报告档案的作用，为公司的决策、管理和业务发展提供支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责评估报告档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善评估报告档案管理制度，并组织实施。2.负责评估报告档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立评估报告档案目录数据库，实现档案信息的计算机管理。4.负责评估报告档案的借阅、查阅和利用服务工作。5.定期对评估报告档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。6.对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。三、评估报告档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门在评估工作中形成的各类评估报告。2.委托外部评估机构进行评估所取得的评估报告。3.与评估报告相关的文件、资料、数据等。（二）收集要求1.各部门应及时将评估报告及相关资料移交档案管理部门，确保档案的完整性和及时性。2.移交的评估报告应内容完整、手续齐全，签字盖章等符合要求。3.档案管理部门对接收的评估报告进行认真核对，发现问题及时与移交部门沟通解决。（三）整理方法1.按照评估报告的类别、年度、项目等进行分类。2.对每份评估报告进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制评估报告档案目录，目录应包括报告名称、编号、日期、评估机构、评估内容等信息。4.对评估报告中的文件、资料、数据等进行整理，按照一定的顺序排列，并编制页码。四、评估报告档案的归档与保管（一）归档要求1.评估报告档案整理完毕后，应及时归档。2.归档的评估报告应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、项目等信息。3.档案管理部门应建立评估报告档案台账，记录档案的归档、保管、借阅等情况。（二）保管期限1.评估报告档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：一般的项目评估报告保管期限为5年。重要项目的评估报告保管期限为10年。涉及公司重大决策、资产处置等关键评估报告保管期限为永久。（三）保管方式1.评估报告档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子档案应存储在服务器或光盘等存储介质上，并定期进行备份。4.档案管理部门应建立电子档案目录，便于查找和利用。（四）保管期限的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对评估报告档案的保管期限进行鉴定，确定是否需要继续保管。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行。3.对已到保管期限且确无保存价值的评估报告档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在监销人的监督下进行，并做好销毁记录。五、评估报告档案的借阅与查阅（一）借阅规定1.因工作需要借阅评估报告档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，并将档案交借阅人。4.借阅人应妥善保管借阅的评估报告档案，不得转借、复印、涂改或损坏。5.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。6.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅评估报告档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应指定专人负责查阅服务，查阅人应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出。3.查阅人如需复印评估报告档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.涉及公司机密的评估报告档案，查阅人应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。六、评估报告档案的统计与分析（一）统计内容1.评估报告档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.评估报告档案的借阅、查阅情况。3.评估报告档案的利用效果等。（二）统计方法1.档案管理部门应建立评估报告档案统计台账，定期对档案的相关数据进行统计。2.统计数据应真实、准确、完整，统计报表应按时报送公司领导和相关部门。（三）分析与利用1.档案管理部门应定期对评估报告档案的统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题。2.根据分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施，提高档案管理水平。3.充分利用评估报告档案的统计数据，为公司的决策、管理和业务发展提供参考依据。七、保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理部门应加强对评估报告档案的保密管理，制定保密制度，明确保密责任。2.对涉及公司机密的评估报告档案应进行密级标识，并采取相应的保密措施。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。4.借阅和查阅涉及公司机密的评估报告档案，应按照公司保密规定办理审批手续。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对档案库房的安全管理，确保库房设施完好，安全可靠。2.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。3.定期对档案