2026年工业机器人公司单一来源采购（独家部件）审批管理制度

2026年工业机器人公司单一来源采购（独家部件）审批管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司工业机器人生产所需独家部件单一来源采购的审批管理工作，防范采购风险，保障采购活动合法合规、公开透明且具备可操作性，确保公司生产经营活动的连续性和稳定性，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》等相关法律法规，结合公司工业机器人研发、生产的实际经营情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有涉及工业机器人核心组件、专用配件、定制化部件等独家部件的单一来源采购审批活动，涵盖采购申请、论证评估、审批决策、合同签订、履约验收等全流程管理。公司各部门（包括研发部、生产部、采购部、财务部、法务部等）及所有参与单一来源采购审批工作的人员均需严格遵守本制度。第三条核心定义单一来源采购（独家部件）：指因工业机器人部件的技术专有性、配套唯一性、供应独占性等原因，只能从唯一供应商处采购的特定部件采购行为，包括但不限于工业机器人专用伺服电机、定制化控制系统模块、独家适配的减速器等核心部件。独家部件认定：指由专业技术团队结合工业机器人生产技术要求，对拟采购部件是否具备“独家供应”属性进行的专业评估与确认。第四条基本原则合规性原则：所有单一来源采购审批活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度，严禁规避审批、虚假申报等违规行为。必要性原则：仅当工业机器人生产所需部件确无其他替代供应商，且不采用单一来源采购将直接影响公司生产进度、产品质量或核心技术落地时，方可启动审批流程。经济性原则：在确保部件质量和供应稳定性的前提下，通过成本核算、价格谈判等方式，最大限度降低单一来源采购成本，保障公司经济效益。全程可追溯原则：单一来源采购审批的所有环节（包括申请材料、论证记录、审批意见、合同文件等）均需形成书面或电子档案，确保全程可查、可追溯。第二章审批管理组织架构及职责第五条组织架构设置公司成立单一来源采购（独家部件）审批管理小组（以下简称“审批小组”），由公司分管采购的高层管理人员担任组长，采购部、研发部、生产部、财务部、法务部负责人为核心成员，必要时可邀请外部工业机器人行业技术专家参与。第六条各部门核心职责采购部：作为单一来源采购审批的牵头部门，负责接收采购申请、整理申请材料、组织论证会议、跟踪审批进度、落实审批结果，以及与供应商对接采购细节、签订采购合同等工作；同时建立独家部件供应商信息库，定期更新供应商资质、供应能力、价格等信息。研发部：负责从技术角度评估拟采购独家部件的必要性，确认是否存在替代技术或替代部件，出具技术论证报告；同时审核部件技术参数是否符合工业机器人研发设计要求，确保采购部件与产品技术标准匹配。生产部：结合工业机器人生产计划，评估独家部件的采购周期、供应量是否满足生产需求，出具生产适配性说明；反馈过往该类部件的使用情况、供应稳定性等信息，为审批决策提供依据。财务部：负责对单一来源采购的预算合理性、价格公允性进行审核，核算采购成本对公司整体成本的影响，出具财务审核意见；监督采购资金的使用，确保资金支付符合公司财务管理制度。法务部：负责审核单一来源采购相关合同、协议的合法性、合规性，防范法律风险；对采购过程中涉及的知识产权、保密条款、违约责任等内容进行专业把控，出具法务审核意见。审批小组组长：统筹审批管理工作，主持论证会议，对重大单一来源采购事项进行最终决策；协调各部门之间的工作衔接，监督制度的执行情况。第三章单一来源采购（独家部件）审批条件第七条核心审批条件符合以下任一条件的工业机器人独家部件采购，可申请启动单一来源采购审批流程：部件的生产技术、专利权益由特定供应商独占，且无其他企业具备该部件的生产能力或合法授权，更换供应商将导致工业机器人产品无法满足设计技术指标或违反知识产权相关法律法规。工业机器人生产过程中急需的关键独家部件，若通过公开招标、询价等其他采购方式，将严重延误生产工期，造成公司重大经济损失或错失市场机会，且该紧急情况经公司管理层核实确认。为实现与公司已投入使用的工业机器人生产线、核心设备的配套兼容，必须向原供应商采购专属适配的独家部件，更换供应商将导致现有设备无法正常运行或大幅增加改造成本。基于国家或行业政策要求，工业机器人核心安全部件需采购指定供应商的独家产品，以满足产品安全认证、市场准入等合规要求。第八条排除条件存在以下情况的，不得启动单一来源采购审批流程：有两家及以上供应商能够提供符合公司技术要求的同类部件，仅因采购人员主观偏好或简化流程等原因申请单一来源采购的。拟采购的独家部件价格明显高于市场同类替代产品（若有）的合理价格区间，且无法提供充分的价格合理性证明的。供应商资质不全、存在不良履约记录（如逾期供货、部件质量不达标等），且未提供有效整改方案的。第四章单一来源采购（独家部件）审批流程第九条采购申请提交需求部门（研发部、生产部等）根据工业机器人研发、生产需求，填写《工业机器人独家部件单一来源采购申请表》（以下简称“申请表”），申请表需明确以下内容：拟采购独家部件的名称、型号、规格、数量、预估单价及总预算；申请单一来源采购的具体原因，需结合第七条审批条件详细说明；拟选定的供应商名称、基本资质、合作历史（如有）；采购周期、交付要求及对生产/研发的影响；需求部门负责人签字及部门盖章。需求部门需将申请表及附件（包括供应商资质证明、部件技术参数证明、价格调研材料等）一并提交至采购部。第十条采购部初审采购部在收到申请材料后1个工作日内完成初审，审核内容包括：申请材料是否完整、填写是否规范；拟采购部件是否符合“独家部件”定义；申请理由是否清晰、是否初步符合审批条件。初审通过的，采购部整理材料后提交至研发部、生产部进行专业审核；初审不通过的，采购部需向需求部门说明原因，退回材料并指导补充完善。第十一条专业部门审核研发部在收到材料后2个工作日内完成技术审核，出具《独家部件技术论证报告》，明确部件的技术唯一性、替代方案可行性等结论，并由部门负责人签字确认。生产部在收到材料后2个工作日内完成生产适配性审核，出具《独家部件生产需求确认单》，明确部件采购对生产计划的影响、交付周期合理性等意见，并由部门负责人签字确认。财务部在收到研发部、生产部审核意见后1个工作日内完成财务审核，出具《独家部件采购财务审核意见》，明确预算合理性、价格公允性等结论，并由部门负责人签字确认。法务部在收到财务部审核意见后1个工作日内完成法务审核，重点审核供应商资质合法性、采购潜在法律风险等，出具《独家部件采购法务审核意见》，并由部门负责人签字确认。任一专业部门审核不通过的，采购部需汇总审核意见反馈至需求部门，需求部门可根据意见调整申请或终止申请；所有专业部门审核通过的，采购部整理全套审核材料，提交至审批小组。第十二条审批小组论证与决策采购部在收到所有专业部门审核意见后，1个工作日内组织审批小组召开论证会议（紧急情况下可采用线上会议形式），需求部门需派代表参会，对申请事项进行说明并回答审批小组成员提问。审批小组结合申请材料、各部门审核意见及现场说明，对单一来源采购的必要性、合规性、经济性进行综合论证，形成论证记录。论证通过的，由审批小组组长签署审批意见；采购金额达到公司重大采购标准的（具体标准参照公司《采购管理办法》），需上报公司总经理办公会最终审批。论证不通过的，审批小组需出具书面否决意见，说明具体原因，由采购部反馈至需求部门。第十三条审批结果公示与执行审批通过的单一来源采购事项，采购部需在公司内部办公平台进行公示，公示期不少于3个工作日，公示内容包括：拟采购部件信息、供应商信息、审批理由、各部门审核意见等，接受公司全体员工监督。公示期内无异议的，采购部启动与供应商的采购谈判，签订采购合同；公示期内有异议的，由审批小组对异议内容进行复核，复核后维持原审批意见的，继续执行；复核后否定原审批意见的，终止采购流程。采购合同签订后，采购部需将合同副本及审批全套材料归档保存，同时跟踪供应商履约情况，确保部件按时、按质交付。第五章履约验收与档案管理第十四条履约验收独家部件到货后，采购部牵头组织研发部、生产部成立验收小组，按照采购合同约定的技术标准、数量、质量要求进行验收。验收合格的，签署《独家部件验收合格单》，财务部依据验收单办理付款手续；验收不合格的，按照合同约定追究供应商违约责任，同时启动退换货、重新供货等流程，确保不影响公司生产/研发进度。第十五条档案管理采购部建立单一来源采购（独家部件）档案库，对每一笔采购的申请材料、审核意见、审批记录、公示材料、合同文件、验收单据等进行统一归档，电子档案和纸质档案需同步保存。档案保存期限不少于5年，保存期满后按照公司档案管理规定进行处置；相关人员调阅档案需履行审批手续，严禁私自复制、泄露档案内容。第六章监督与责任追究第十六条监督机制公司审计部定期对单一来源采购（独家部件）审批管理制度的执行情况进行审计，重点核查审批流程的合规性、采购价格的公允性、档案管理的完整性等。建立举报机制，公司员工可通过指定渠道对单一来源采购审批过程中的违规行为（如虚假申报、权钱交易、规避审批等）进行举报，公司对举报信息严格保密，并及时核查处理。第十七条责任追究需求部门存在虚假填报申请材料、隐瞒关键信息等行为，导致审批决策失误的，追究部门负责人及直接责任人的责任，情节较轻的给予警告、通报批评；情节较重的扣减绩效奖金；造成公司经济损失的，依法赔偿损失。采购部未按本制度要求履行初审、组织论证、公示等职责，或在审批过程中滥用职权、徇私舞弊的，追究部门负责人及直接责任人的责任，视情节给予纪律处分，涉嫌违法的移交司法机关处理。研发部、生产部、财务部、法务部等专业部门未按要求出具真实、客观的审核意见，导致审批失误的，追究部门负责人及审核人员的责任，情节较轻的给予批评教育，情节较重的调整岗位并扣减绩效。供应商在合作过程中存在提供虚假资质、交付不合格部件、哄抬价格等违约行为的，公司有权终止合作，列入供应商黑名单，同时依据合同约定追究其违约责任，造成重大