印发档案管理三合一制度

PAGE印发档案管理三合一制度各部门：为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，特制定本档案管理三合一制度。现将制度印发给你们，请认真贯彻执行。一、总则（一）目的本制度旨在建立科学、规范、高效的档案管理体系，加强公司档案工作的统筹协调，提高档案管理水平，保障公司各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实、准确反映公司各项活动的实际情况。3.安全保密原则：加强档案安全保密工作，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规范。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。4.指导、监督和检查公司各部门的档案工作。5.开发利用档案信息资源，为公司决策和各项工作提供服务。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求及时归档。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和移交工作。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行岗位职责，做好档案的收集、整理、归档、保管等工作。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平。4.负责档案库房的日常管理，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、项目文件等。3.公司内部的规章制度、会议记录、工作计划、总结报告等。4.公司人员的人事档案、职称档案、荣誉档案等。5.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理规范。2.对于重要文件和资料，应实行双套制归档，即同时保存纸质档案和电子档案。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案整理要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立项目档案卷内目录和备考表。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案：按照干部档案管理规定进行整理，建立档案材料目录和索引。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。特殊情况可适当延长，但不得超过次年第三季度。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。4.人事档案应及时归档，确保档案的完整性和时效性。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照整理要求对本部门的档案进行整理，编制档案移交清单。2.将整理好的档案移交至档案管理部门，档案管理部门进行核对验收。3.经核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，档案正式归档。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为10年以下。2.中期档案：保管期限为10年至30年。3.长期档案：保管期限为30年以上。具体档案的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。（四）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的可读性。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，确保档案信息的安全和保密。2.优先满足公司内部各项工作的需要，为公司决策和管理提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门办理查阅手续。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅和借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅和借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅和借阅档案的人员应严格遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.造册登记：档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一登记，填写档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.审批签字：档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准。3.监销实施：由档案管理部门和相关业务部门共同派人对销毁档案进行监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.存档备案：档案销毁工作结束后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）工作内容1.档案数字化：对公司现存的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的在线管理、查询、借阅等功能。3.安全管理：加强档案信息系统的安全防护，确保档案数据的安全和保密。（三）数据维护1.定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。2.及