2026年工业机器人公司应收账款核算与催收管理制度

2026年工业机器人公司应收账款核算与催收管理制度一、总则第一条制定目的为规范公司应收账款核算与催收全流程管理，防范应收账款账期过长、坏账形成、资金回笼滞后等风险，明确应收账款确认、计量、对账、催收、坏账处理等管控标准，保障公司资金流动性与经营效益，结合工业机器人行业订单金额大、回款周期长、客户类型多样的经营特点，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有因销售工业机器人整机、提供机器人安装调试服务、技术维保服务等产生的应收账款管理；覆盖公司财务部门、销售部门、法务部门全体人员，以及参与应收账款对账、催收的其他岗位人员；外协合作单位涉及应收账款相关对接的，需严格遵守本办法中对账、信息反馈等要求。第三条基本原则核算精准原则：应收账款确认、计量、核销严格遵循会计准则，核算数据与合同条款、回款凭证、对账记录一致，确保账实相符、账账相符，核算误差率为0。权责对应原则：应收账款核算责任归属于财务部门，催收首要责任归属于对应销售责任人，管理监督责任归属于销售部门负责人，风险处置责任归属于法务部门，严禁推诿扯皮。催收分级原则：按应收账款账龄、金额、客户信用等级划分催收层级，不同层级采取差异化催收方式，确保催收资源精准投放，回款效率最大化。风险前置原则：在订单签订阶段即评估客户信用等级，设置差异化付款条款，应收账款形成后定期开展账龄分析，提前识别高风险账款并介入管控。全程留痕原则：所有核算凭证、对账记录、催收沟通记录、函件往来等资料完整留存，保存期限不少于10年，确保应收账款全流程可追溯、可核查。第四条引用依据本办法制定及执行过程中，需遵循《中华人民共和国会计法》《企业会计准则第14号——收入》《中华人民共和国民法典》（合同编）《企业资产损失所得税税前扣除管理办法》等国家法律法规及行业规范，同时符合公司资金管理制度、销售管理制度、财务内控流程等内部管理要求。二、管理责任划分第五条公司财务管理委员会职责统筹管理职责：负责审批应收账款核算标准、催收策略及坏账核销方案，每季度召开应收账款专题会议，分析回款率、坏账率等核心指标，解决重大回款争议问题。资源保障职责：保障应收账款核算系统升级、催收人员培训、法务诉讼等费用投入，确保年度应收账款管控投入占销售费用比例不低于5%，满足管控需求。监督考核职责：监督财务、销售部门应收账款管理责任落实情况，组织半年度、年度应收账款管控考核，考核结果与部门绩效、人员评优挂钩。第六条财务部门负责人职责核算管理职责：作为应收账款核算第一责任人，审核应收账款确认依据、坏账准备计提比例，每月抽查核算台账准确性，确保核算流程合规、数据精准。对账监督职责：督促财务人员每月完成与客户的应收账款对账工作，对未及时反馈对账结果的客户，在5个工作日内协调销售部门跟进，确保对账覆盖率100%。风险预警职责：每月出具应收账款账龄分析报告，对账龄超90天、金额超50万元的高风险账款，立即上报财务管理委员会，并同步告知销售部门启动专项催收。第七条应收账款核算专员职责初始核算职责：依据销售合同、发货单、验收单等凭证确认应收账款，在客户验收合格且满足收入确认条件当日完成账务处理，准确录入客户名称、金额、账期、付款条款等信息。日常核算职责：每日更新应收账款台账，记录回款金额、回款时间、未回款余额，每月5日前完成上月应收账款账龄分析，按账龄计提坏账准备（1年以内计提5%，1-2年计提20%，2-3年计提50%，3年以上计提100%）。对账职责：每月10日前向客户发送应收账款对账函，跟踪对账回函进度，对回函存在差异的，3个工作日内核对合同、发货单等资料，明确差异原因并调整账务。第八条销售部门负责人职责催收统筹职责：组织销售团队开展应收账款催收工作，制定月度、季度回款目标，对未完成回款目标的销售责任人进行约谈，督促其制定整改措施。客户管理职责：建立客户信用等级评估体系（A级、B级、C级），A级客户账期不超过90天，B级客户账期不超过60天，C级客户需预付不低于30%货款，严禁为达成销售目标放宽信用政策。争议处理职责：协调解决应收账款催收过程中的合同争议、服务质量异议等问题，在10个工作日内提出解决方案，避免因争议导致回款停滞。第九条销售责任人职责催收直接职责：作为对应客户应收账款第一催收人，在应收账款到期前15天提醒客户付款，到期未回款的，每日跟进付款进度，记录沟通内容并同步至财务部门。信息反馈职责：及时向销售部门负责人、财务部门反馈客户经营状况、付款意愿变化等信息，发现客户出现资金链紧张、经营异常等情况，立即上报并暂停后续发货/服务。资料准备职责：催收过程中需准备完整的合同、发货单、验收单、对账记录等资料，确保催收沟通有依据，避免因资料缺失导致催收被动。第十条法务部门职责合规支持职责：为催收工作提供法律支持，审核催收函件、律师函等法律文书，确保催收行为符合法律法规要求，避免涉嫌暴力催收、虚假催收等违规行为。诉讼处置职责：对逾期180天以上且催收无果的应收账款，在30个工作日内启动诉讼/仲裁程序，办理财产保全、证据收集等事宜，最大限度挽回公司损失。坏账认定职责：参与坏账认定评审，审核坏账形成的法律依据，确保坏账认定符合会计准则及税务法规要求。三、应收账款核算规范第十一条应收账款初始确认确认条件：工业机器人整机销售需在客户完成设备验收并签署验收单后确认应收账款；安装调试、维保服务需在服务完成并经客户签字确认后确认应收账款，严禁提前确认、虚增应收账款。计量标准：应收账款金额按合同约定的不含税价款确认，涉及商业折扣的，按折扣后金额确认；涉及现金折扣的，按折扣前金额确认，实际发生现金折扣时计入财务费用。台账建立：确认应收账款后，立即建立《应收账款明细台账》，包含客户名称、合同编号、应收账款金额、账期起始日、到期日、付款条款、销售责任人等信息，做到一户一档。第十二条应收账款日常核算回款核算：收到客户回款后，核算专员需在当日完成账务处理，按“先冲抵逾期账款、再冲抵到期账款、最后冲抵未到期账款”的顺序核销应收账款，严禁随意调整核销顺序。账龄更新：每笔应收账款账龄从验收完成日/服务完成日起算，每月更新账龄信息，跨账龄区间的应收账款，按最新账龄区间调整坏账准备计提比例。异常核算：客户出现部分回款、延期付款、以物抵债等情况的，核算专员需单独记录并备注原因，以物抵债的需按公允价值确认回款金额，差额部分计入当期损益。第十三条应收账款对账规范对账频率：A级客户每季度对账1次，B级、C级客户每月对账1次；客户出现逾期回款、经营异常等情况的，改为每半月对账1次，确保账款信息准确。对账方式：以书面对账函（加盖公司财务专用章）为主，电子对账（邮件、企业微信）为辅，电子对账需保留客户确认截图或回执，对账结果需经双方签字/盖章确认。差异处理：对账发现金额差异的，先核对合同条款、发货数量、服务内容等基础信息，属于核算错误的立即调整账务，属于客户未确认验收/服务的，协调销售部门补充验收凭证。四、应收账款催收规范第十四条催收层级划分预警期（到期前15天）：销售责任人通过电话、微信等方式提醒客户付款，告知付款账号、到期时间，确认客户付款计划，无异常的做好记录即可。逾期初期（到期后1-30天）：销售责任人每日与客户财务对接，了解未回款原因，发送《付款提醒函》，销售部门负责人同步跟进重点客户（金额超20万元）回款进度。逾期中期（到期后31-90天）：销售部门负责人牵头与客户负责人沟通，发送《正式催收函》，明确逾期付款违约责任，要求客户5个工作日内提供书面付款承诺。逾期后期（到期后91-180天）：财务管理委员会介入，联合销售、法务部门与客户协商回款方案（如分期回款、以设备抵扣等），签订书面还款协议，明确每期回款金额、时间。风险处置期（到期后超180天）：法务部门启动法律程序，发送律师函，评估客户资产状况并申请财产保全，必要时提起诉讼或申请仲裁。第十五条催收方式规范沟通催收：电话、微信、邮件等沟通催收需使用文明用语，清晰告知应收账款金额、逾期天数、违约责任，沟通记录需包含时间、对象、核心内容、客户回复等信息。函件催收：《付款提醒函》《正式催收函》需明确账款明细、逾期天数、违约金计算方式，加盖公司公章后以快递（顺丰到付）形式寄送，保留快递面单、签收记录。上门催收：逾期超60天的重点账款，由销售部门负责人带队上门催收，随行人员不少于2人，携带合同、对账记录等资料，上门催收记录需经客户签字确认。法务催收：启动法律程序前，需完成证据收集（合同、验收单、对账函、催收记录等），确保诉讼/仲裁证据链完整，避免因证据不足导致败诉。第十六条特殊客户催收政府/国企客户：对接客户财务部门及采购部门，按客户内部付款审批流程准备资料，跟进审批节点，必要时出具合规证明、发票等补充材料，避免因资料不全延误回款。中小微企业客户：优先采用小额多次回款方式，降低客户付款压力，同时评估客户经营状况，对经营困难的客户，可协商减免部分违约金以加快回款。境外客户：遵循对应国家/地区商业惯例，采用国际通用的催收函格式，通过跨境邮件、当地合作律所开展催收，涉及外汇结算的，提前核对汇率、付款路径等信息。五、风险管控与坏账处理第十七条客户信用管控信用评估：新客户合作前，通过企业征信平台、行业口碑等评估信用等级，C级客户严禁授予信用账期，需全款到账后发货；老客户每半年复评一次信用等级，下调等级的同步缩短账期。额度管控：对A级客户设定最高应收账款额度（不超过该客户上年度合作金额的30%），B级客户不超过20%，超过额度的暂停发货，直至回款至额度内。担保管控：对大额订单（超100万元）或信用等级较低的客户，要求提供银行保函、第三方担保等增信措施，降低回款风险。第十八条坏账认定与核销坏账认定条件：客户破产清算且无财产可清偿；客户失联超过6个月且经多方查找无果；诉讼/仲裁胜诉但客户无财产可供执行；经财务管理委员会审议确认无法收回的其他情形。坏账审批流程：由财务部门提交《坏账核销申请表》，附客户破产证明、诉讼文书、催收记录等资料，经销售部门、法务部门审核后，报财务管理委员会审批，单笔超10万元的需报总经理办公会审批。坏账核销核算：核销坏账时冲减已计提的坏账准备，无坏账准备的计入当期资产减值损失；核销后仍需保留客户资料，若后续收回款项，按实际回款金额冲回减值损失。六、考核与责任追究第十九条考核标准核算维度：应收账款核算准确率100%、对账完成率100%、坏账准备计提准确率100%、核算资料完整率100%；催收维度：应收账款回款率（A级客户≥95%、B级客户≥98%、C级客户100%）、逾期账款催收及时率100%、超180天坏账率≤1%；风控维度：客户信用评估完成率100%、超额度发货/服务发生率0、坏账核销合规率100%。第二十条奖惩措施奖励措施：年度回款率达标的销售团队，按回款金额的0.5%-1%发放回款奖励；应收账款核算零失误的核算专员，给予一次性奖励1000-3000元；提出信用管控优化建议并落地的人员，给予专项奖励500-2000元。惩戒措施：销售责任人未按要求催收导致账款逾期超30天的，扣减当月绩效奖金10%；核算专员因核算错误导致对账差异的，扣减当月绩效奖金500元；销售部门负责人放宽信用政策导致坏账的，扣减当月绩效奖金30%。第二十一条责任追究因销售责任人隐瞒客户经营异常信息、催收不力导致坏账形成的，追究直接责任人责任，扣减当月绩效奖金100%，按坏账金额的5%-10%承担赔偿责任，情节严重的调离销售岗位。因核算专员核算错误、对账不及时导致公司丧失诉讼时效的，追究核算专员及财务部门负责人责任，扣减季度绩效奖金50%，造成损失的依法追偿。擅自为客户放宽信用政策、签订不合理付款条款的，给予记过处分，扣减年度绩效奖金30%，涉嫌违法的移交司法机关处理。七、附则第二十二条办