求档案室借阅制度

PAGE求档案室借阅制度一、总则1.目的为加强公司档案室档案资料的管理，确保档案资料的安全与完整，规范档案资料的借阅行为，充分发挥档案资料的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工因工作需要借阅档案资料的管理。3.基本原则档案资料借阅应遵循严格审批、安全保密、限期归还的原则。借阅人员必须遵守本制度规定，爱护档案资料，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案资料。二、档案资料分类及借阅权限1.档案资料分类行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司行政管理制度、工作流程、通知公告等；员工人事档案、劳动合同、培训记录等。财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务核算资料；税务申报资料、发票存根等税务相关档案；财务预算、决算报告等财务管理档案。业务档案：包括市场调研资料、客户信息档案、销售合同、采购合同、项目策划书、项目执行记录、项目验收报告等与公司业务活动相关的档案。技术档案：包括产品研发资料、技术图纸、工艺文件、质量检验报告、设备维护手册等与公司技术研发和生产运营相关的档案。2.借阅权限行政档案：部门负责人及以上人员可借阅与本部门工作相关的行政档案；涉及公司重大决策、人事任免等重要行政档案，需经公司总经理批准后方可借阅。财务档案：财务部门工作人员因工作需要可借阅财务档案；其他部门人员因特殊原因需要借阅财务档案的，需经财务部门负责人审核，报公司总经理批准。业务档案：与业务活动直接相关的部门工作人员可借阅本部门业务档案；跨部门借阅业务档案的，需经档案所属部门负责人同意，并报公司分管领导批准。技术档案：技术部门工作人员可借阅本部门技术档案；因项目合作、技术交流等原因需要借阅其他部门技术档案的，需经技术档案所属部门负责人审核，报公司技术负责人批准。三、借阅申请与审批1.借阅申请借阅人员需填写《档案资料借阅申请表》，详细注明借阅档案资料的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。申请表应经所在部门负责人签字确认。2.审批流程一般档案资料借阅：由档案管理人员对借阅申请表进行初审，确认申请信息完整、借阅目的合理后，报档案室负责人审批。档案室负责人批准后，档案管理人员方可办理借阅手续。重要档案资料借阅：对于涉及公司核心机密、重大决策等重要档案资料的借阅申请，需经档案室负责人初审后，报公司分管领导或总经理审批。审批通过后，档案管理人员方可办理借阅手续。四、借阅手续办理1.借阅登记档案管理人员根据审批通过的《档案资料借阅申请表》，对借阅人员的姓名、部门、借阅档案资料名称、数量、借阅日期、预计归还日期等信息进行详细登记，建立《档案资料借阅登记簿》。2.档案交付档案管理人员按照借阅申请表上注明的档案资料名称、数量，从档案室提取相应档案资料，并与借阅人员当面核对无误后，将档案资料交付借阅人员。3.借阅凭证发放档案管理人员向借阅人员发放《档案资料借阅证》，借阅人员凭此证借阅档案资料。借阅证应注明借阅人员姓名、部门、借阅档案资料名称、数量、借阅日期、预计归还日期等信息，并加盖档案室印章。五、借阅期限与归还1.借阅期限一般档案资料的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人员应提前[X]个工作日向档案室提出申请，经档案室负责人批准后方可延长。重要档案资料的借阅期限根据具体情况由审批领导确定，原则上不得超过[X]个工作日。2.归还要求借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料。如需提前归还，应及时通知档案室。借阅人员归还档案资料时，档案管理人员应认真核对档案资料的名称、数量、完整性等信息，确认无误后，在《档案资料借阅登记簿》上记录归还日期，并收回《档案资料借阅证》。如发现档案资料有涂改、转借、丢失或损坏等情况，借阅人员应承担相应责任，并按照公司相关规定进行处理。六、档案资料的使用与保管1.使用要求借阅人员应在档案室或公司指定的地点使用档案资料，不得擅自将档案资料带出公司或转借他人。借阅人员在使用档案资料过程中，应保持档案资料的整洁、完好，不得在档案资料上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案资料中的任何内容。如需复印、摘录档案资料，借阅人员应事先向档案室提出申请，经档案室负责人批准后方可进行。复印、摘录的档案资料应注明出处，并加盖档案室印章。2.保管责任借阅人员应对所借阅的档案资料妥善保管，确保档案资料的安全。如因保管不善导致档案资料丢失、损坏，借阅人员应承担相应责任，并按照公司相关规定进行赔偿。借阅人员在借阅期限届满后，应及时将档案资料归还档案室。如因工作需要继续使用，应重新办理借阅手续。七、档案资料的查阅与咨询1.查阅规定因工作需要查阅档案资料的人员，可直接到档案室查阅。查阅人员应填写《档案资料查阅登记表》，注明查阅档案资料的名称、数量、查阅目的等信息。查阅人员在查阅档案资料时，档案管理人员应在现场进行监督，确保查阅过程符合规定要求。查阅人员不得擅自将档案资料带出档案室。如需复印、摘录档案资料，查阅人员应按照本制度第五条第1款的规定办理申请手续。2.咨询服务公司员工因工作需要对档案资料相关内容进行咨询的，可向档案室提出咨询申请。档案室应根据实际情况，为咨询人员提供必要的帮助和解答。对于涉及公司机密或敏感信息的档案资料咨询，档案室应按照公司保密制度的规定进行处理，确保信息安全。八、监督与检查1.定期检查档案室应定期对档案资料的借阅情况进行检查，包括借阅登记、归还情况、档案资料的使用与保管等方面。检查结果应记录在案，并向档案室负责人报告。2.不定期抽查公司档案管理部门应不定期对各部门档案资料的借阅情况进行抽查，发现问题及时督促整改。对于违反本制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。3.责任追究对于在档案资料借阅过程中违反本制度规定，导致档案资料丢失、损坏、泄露等情况的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等