营运客车机务档案制度

PAGE营运客车机务档案制度一、总则（一）目的为加强营运客车机务管理，规范机务档案工作，提高营运客车技术状况和安全性能，保障道路旅客运输安全、高效、有序运行，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所有营运客车机务档案的管理，包括车辆购置、维护、修理、技术改造、报废等全过程的档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：机务档案应如实反映营运客车的实际情况和技术状态，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：机务档案应涵盖营运客车从投入使用到退出运营全过程的各类资料，保证档案资料的完整性。3.准确性原则：档案资料的记录应准确无误，数据、文字等信息应清晰、规范，便于查询和使用。4.及时性原则：机务档案应随营运客车技术状况和管理活动的变化及时更新，确保档案信息的时效性。5.保密性原则：对涉及公司机密和车辆技术秘密的档案资料，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）公司机务管理部门职责1.负责制定和完善营运客车机务档案管理制度，并组织实施。2.归口管理营运客车机务档案，建立档案管理台账，对档案资料进行收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.指导和监督各基层单位机务档案管理工作，定期检查档案管理情况，对存在的问题提出整改意见。4.负责营运客车机务档案的信息化建设，推动档案管理工作的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.参与营运客车的技术鉴定、报废鉴定等工作，提供相关档案资料支持。（二）基层单位机务管理职责1.负责本单位营运客车机务档案的日常管理工作，按照公司机务档案管理制度要求，及时收集、整理、归档本单位车辆的各类档案资料。2.明确专人负责机务档案管理，确保档案资料的完整性和准确性，并定期向公司机务管理部门报送档案管理情况。3.配合公司机务管理部门做好档案资料的查阅、借阅等工作，按照规定办理相关手续。4.根据车辆技术状况变化，及时更新本单位车辆的机务档案信息，并上报公司机务管理部门备案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业知识，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编号、装订、上架等具体工作，确保档案资料的规范、整齐。3.做好档案资料的保管工作，定期检查档案保管情况，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。对电子档案要做好数据备份，确保数据安全。4.按照规定办理档案资料的查阅、借阅、归还等手续，做好登记记录，对查阅、借阅档案的人员进行监督，确保档案资料的安全使用。5.积极参与档案管理信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，及时录入和更新档案信息，提高档案管理工作效率。三、档案内容及分类（一）车辆基础档案1.车辆购置档案车辆购置合同、发票、合格证等原件及复印件。车辆选型报告，包括车辆技术参数、性能指标、适用性分析等。车辆购置审批文件，如购车申请、批复等。2.车辆基本信息档案车辆行驶证、道路运输证等证件复印件。车辆技术参数表，包括车辆型号、座位数、整备质量、核定载质量、外形尺寸等。车辆照片，包括车辆外观全景、正侧面、内饰等照片。车辆标识信息，如公司标志、线路牌、服务监督电话等。（二）车辆维护档案1.车辆维护计划档案年度、季度、月度车辆维护计划，明确维护项目、维护时间、责任人等。维护计划调整记录，包括调整原因、调整内容、审批手续等。2.车辆维护记录档案日常维护记录，包括每日车辆检查项目、检查结果、处理情况等。一级维护记录，包括维护时间、维护单位、维护项目、维修人员签字等。二级维护记录，包括维护时间、维护单位、维护项目、维修质量检验报告、竣工出厂合格证等。换季维护记录，包括维护时间、维护项目、维护效果等。特殊维护记录，如因事故、故障等进行的专项维护记录。（三）车辆修理档案1.车辆修理申请档案车辆修理申请单，包括车辆信息、故障描述、修理项目、预计费用等。修理申请审批文件，如申请报告、批复等。2.车辆修理记录档案修理合同、发票、维修清单等原件及复印件。修理过程记录，包括维修项目、更换零部件清单、维修工艺、维修时间等。修理质量检验报告，包括自检、互检、专检记录及结果。修理竣工合格证，证明车辆修理质量符合要求。（四）车辆技术改造档案1.技术改造项目申请档案技术改造项目申请报告，说明改造目的、改造内容、预期效果等。技术改造项目可行性研究报告，包括技术可行性、经济可行性、安全可行性等分析。技术改造项目审批文件，如立项批复、资金预算批复等。2.技术改造实施档案技术改造方案，包括改造图纸、工艺流程、技术要求等。技术改造合同、发票、设备清单等原件及复印件。技术改造过程记录，包括施工进度、质量控制、安全管理等情况。技术改造验收报告，由公司组织相关部门对改造项目进行验收，形成验收结论。（五）车辆报废档案1.车辆报废申请档案车辆报废申请报告，说明报废原因、车辆基本情况等。车辆报废鉴定报告，由专业机构或公司组织相关人员对车辆进行技术鉴定，出具鉴定意见。车辆报废审批文件，如报废批复等。2.车辆报废处理档案车辆报废回收证明，由具备资质的报废回收企业出具。车辆报废注销证明，证明车辆已完成报废注销手续。（六）其他档案1.车辆技术档案变更记录，包括车辆过户、转籍、换发证件等信息变更记录。2.车辆事故档案，包括事故报告、事故处理记录、事故损失评估报告等。3.车辆节能减排档案，包括车辆能耗数据、节能减排措施及效果等。4.与营运客车机务管理相关的其他文件、资料，如行业政策法规文件、技术标准规范、会议纪要、培训资料等。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和岗位应按照职责分工，及时收集各自工作中形成的与营运客车机务管理相关的档案资料，并移交档案管理人员。2.档案资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整、可读性强，并做好备份存储。3.收集的档案资料应按照档案分类标准进行初步分类，便于后续整理工作。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的档案资料进行进一步整理，按照档案分类目录进行分类、编号、编目。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字组合编码方式。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限、存放位置等信息，确保目录清晰、准确，便于查阅。4.对纸质档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。对于纸张较大或较多的档案资料，可采用折叠、粘贴等方式进行整理后再装订。5.对电子档案资料进行分类存储，建立电子档案数据库，按照档案编号进行命名和存储，确保电子档案的存储安全、有序，便于检索和利用。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.整理后的档案资料应及时归档，归档时应填写档案归档登记表，注明档案名称、编号、日期、归档人等信息。2.档案应按照类别和保管期限分别存放，不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。3.归档后的档案应定期进行核对，确保档案资料的完整性和准确性，发现问题及时进行整改。（二）保管要求1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，保证档案存放环境适宜。3.对纸质档案应定期进行检查，发现档案有破损、霉变、褪色等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。4.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和检查，确保电子档案的可读性和可用性。5.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案资料带出档案库房，不得在档案库房内吸烟、用火、存放易燃物品等。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅营运客车机务档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.查阅人员查阅档案时，应保持档案资料的整洁，不得在档案上圈划、批注、污损等。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。4.涉及公司机密和车辆技术秘密的档案资料，查阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅营运客车机务档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和公司机务管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据借阅申请表，提供相应的档案资料，并与借阅人员签订档案借阅协议，明确借阅人员的权利和义务，以及归还档案的时间、方式等要求。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因工作需要确需复制档案资料的，应按照公司相关规定办理审批手续。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案资料，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。如逾期未归还，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定要求1.公司机务管理部门应定期组织对营运客车机务档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理人员和相关业务人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、重要程度等因素，按照国家有关规定和公司档案管理制度，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，并填写档案鉴定销毁申请表，报公司分管领导审批。（二）销毁规定1.经公司分管领导批准同意销