3维保档案管理制度

PAGE3维保档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司3维保档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高维保工作的效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及3维保工作的部门、项目及人员，包括但不限于设备维护、设施保养、技术支持等相关工作所产生的档案资料。（三）定义1.3维保档案：指在公司3维保工作过程中形成的，具有保存价值的各种文件、记录、图表、数据等资料，包括设备维护记录、维修工单、保养计划、技术图纸、故障报告、验收文件等。2.档案管理部门：负责公司3维保档案的集中管理和监督指导工作的部门，本公司为[具体部门名称]。3.档案形成部门：产生3维保档案的各业务部门，如设备管理部、技术服务部、项目工程部等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：3维保档案由档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映3维保工作的实际情况，数据准确可靠。3.及时归档原则：档案形成部门应及时将档案资料移交档案管理部门，不得积压或延误。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善3维保档案管理制度，并组织实施。2.负责3维保档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。3.建立3维保档案数据库，实现档案信息的电子化管理，方便查询和利用。4.对档案形成部门的档案管理工作进行监督指导，定期检查档案的整理和归档情况。5.负责档案的借阅、查阅、复印等服务工作，严格按照规定办理相关手续。6.做好档案的安全保管工作，定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。7.按照国家有关规定，定期对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。（二）档案形成部门职责1.负责本部门3维保档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，如实提供相关档案资料。5.对本部门形成的档案资料的真实性、准确性负责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.设备维护档案：包括设备维护计划、维护记录、维修工单、设备巡检记录、设备故障报告及处理结果等。2.设施保养档案：涵盖设施保养计划、保养记录、保养报告、设施维修记录、设施更新改造记录等。3.技术支持档案：包含技术方案、技术图纸、技术交底文件、技术培训资料、技术咨询记录等。4.项目验收档案：有项目验收申请、验收报告、验收记录、验收证书、项目总结等。5.其他与3维保工作相关的文件、记录、图表、数据等资料。（二）收集要求1.档案形成部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行命名和存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容、时间等因素进行分类，可分为设备类、设施类、技术类、项目类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。例如，设备类可分为生产设备、办公设备等二级类目，生产设备下再细分具体设备型号等三级类目。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编码或字母与数字相结合的编码方式。例如，采用“年份+类目代码+流水号”的形式进行编号，如“2023SB001”表示2023年设备类的第一份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，按照档案的分类顺序进行存放，确保档案存放有序，便于查找。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储，并定期进行备份。同时，建立电子档案存储目录，对电子档案进行分类存储，方便检索。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保档案的安全。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并处理存在的问题。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定3维保档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及公司重大权益、重要资产、关键技术等具有长期保存价值的档案，如公司核心设备的维护档案、重要项目的验收档案等。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如一般设备的维护档案、常规项目的技术资料等。短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如一般性的维修记录、临时性的技术文件等。2.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行审查，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定是否需要继续保存。五、档案的利用与借阅（一）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅3维保档案的，可到档案管理部门办理查阅手续。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取档案资料。2.复印：如需复印档案资料，查阅人员应填写复印申请单，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复印，并登记复印内容和份数。3.借阅：因工作需要借阅档案的，借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体天数]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（二）利用要求1.利用档案时，应爱护档案资料，不得损坏、丢失档案。如发现档案有损坏情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。2.查阅和借阅档案的人员必须严格遵守保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。3.档案利用完毕后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，相关业务部门负责人和档案管理人员为成员。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定方法1.对档案的内容、价值、历史意义等进行全面审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，确定档案的存毁。3.在鉴定过程中，应充分听取档案形成部门和相关业务人员的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，由档案管理部门编制销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁完毕后，销毁清单应作为档案保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的3维保档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和质量，为公司的决策提供有力支持。（二）信息化系统功能1.档案录入：支持档案管理人员将纸质档案和电子档案信息录入系统，实现档案信息的数字化存储。2.分类管理：按照档案分类体系，对档案进行分类管理，方便查询和统计。3.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。4.借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅工作的效率和规范性。5.统计分析：对档案的数量、类型、保管期限等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。6.安全管理：设置用户权限管理功能，确保档案信息的安全保密，不同用户只能访问其权限范围内的档案信息。（三）数据备份与安全1.定期对档案信息化系统中的