政府档案管理制度及细则

PAGE政府档案管理制度及细则一、总则（一）目的为加强政府档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度及细则。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各直属机构及所属事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：政府档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映政府工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理政府工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为政府工作和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门政府设立专门的档案管理部门，负责统筹协调和指导政府系统的档案管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门档案管理职责1.各部门应明确一名分管领导负责本部门的档案管理工作，并指定专人作为档案管理员，负责本部门档案的日常收集、整理和移交等工作。2.各部门档案管理员应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案进行分类整理，确保档案的准确性和完整性，并定期向档案管理部门移交档案。3.各部门应配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作，积极提供档案利用线索，协助档案管理部门开展档案利用服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映政府职能活动、行政管理、执法监督等方面的文件材料。2.政府在经济建设、社会发展、文化教育、科技卫生等领域形成的重要文件材料。3.政府机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。4.政府对外交往、合作交流等活动中形成的文件材料。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应建立健全档案收集制度，明确档案收集的范围、时间、程序和要求，确保档案收集工作的规范化和制度化。2.档案管理员应及时收集本部门形成的各类文件材料，做到随办随收，防止文件材料的散失。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行专项收集，确保档案的完整性和准确性。4.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和信息化检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期来源、保管期限等信息，便于档案的查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉或塑料夹等易生锈或损坏档案的装订材料。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等，并定期进行维护和检查，确保设施设备的正常运行。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对不同保管期限的档案应分别存放，便于档案的鉴定和销毁。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量与档案目录一致。4.对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（三）档案的数字化管理1.积极推进档案的数字化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.按照国家有关电子档案管理的标准和规范，对纸质档案进行数字化扫描，确保数字化档案的质量和安全性。3.加强电子档案的存储和管理，定期进行备份，防止电子档案数据的丢失和损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合政府工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合政府工作的历史沿革和发展趋势，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，继续予以保管。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定并报经主管领导批准后，编制档案销毁清册。销毁清册应注明档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定的场所进行，由两名以上工作人员负责监销。监销人员应在销毁清册上签字确认，确保档案销毁工作的规范和安全。4.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行统计分析。2.档案管理员应定期对档案的数量、种类、保管期限等进行统计，填写档案统计报表，并及时上报档案管理部门。3.档案管理部门应根据档案统计报表，对档案管理工作进行总结和分析，发现问题及时采取措施加以解决。（二）利用服务1.建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求，为政府工作和社会公众提供便捷的档案利用服务。2.档案管理部门应设立档案查阅室，配备必要的设施设备，为利用者提供良好的查阅环境。3.利用者查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并按照规定办理查阅手续。4.档案管理人员应根据利用者的需求提供档案查阅服务，确保档案信息的安全和保密。对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，不得擅自提供查阅。5.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为政府决策和社会公众提供参考依据。七、档案管理人员的职责与培训（一）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，做好档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和综合素质。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案信息。5.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）培训与考核1.档案管理部门应定期组织档案管理人员参加业务培训，培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、信息技术应用等，不断提高档案管