档案资料管理员规范制度

PAGE档案资料管理员规范制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料管理方面的工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案资料实行集中统一管理，由档案资料管理部门归口负责，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映公司各项活动的真实情况，保证档案资料的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：优化档案资料管理流程，提高档案资料的利用效率，方便公司各部门及员工查阅和使用档案资料。二、档案资料管理部门及职责（一）档案资料管理部门设置公司设立专门的档案资料管理部门，负责公司档案资料的集中管理工作。（二）档案资料管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案资料管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案资料管理制度。2.负责公司各类档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对公司各部门的档案资料管理工作进行指导、监督和检查，确保档案资料管理工作规范有序。4.定期对档案资料进行鉴定和销毁，确保档案资料的质量和安全。5.开展档案资料信息化建设，提高档案资料管理的效率和水平。6.组织档案资料管理人员的业务培训，提高档案资料管理人员的业务素质。三、档案资料分类及编号（一）档案资料分类公司档案资料分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等。2.经营管理类：包括市场调研、销售合同、采购合同、财务报表、审计报告等。3.生产技术类：包括产品研发资料、生产工艺文件、质量检验报告、设备档案等。4.基本建设类：包括工程项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。5.党群工作类：包括党组织文件、党员档案、工会工作资料、共青团工作资料等。（二）档案资料编号为便于档案资料的管理和查找，对每类档案资料进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类：代码为“XZ”，流水号从0001开始依次编排。2.经营管理类：代码为“JY”，流水号从0001开始依次编排。3.生产技术类：代码为“SC”，流水号从0001开始依次编排。4.基本建设类：代码为“JS”，流水号从0001开始依次编排。5.党群工作类：代码为“DQ”，流水号从0001开始依次编排。例如，行政管理类的第一份档案资料编号为“XZ0001”，经营管理类的第二份档案资料编号为“JY0002”，以此类推。四、档案资料收集与整理（一）档案资料收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案资料收集范围包括但不限于：纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等。3.对于重要的档案资料，应及时收集并移交档案资料管理部门进行集中管理。（二）档案资料整理1.档案资料管理部门收到各部门移交的档案资料后，应按照档案资料分类及编号规则进行整理。2.整理工作包括对档案资料进行分类、排序、编目、装订等，确保档案资料的整齐、规范。3.对于电子档案资料，应进行备份存储，并按照电子文件管理要求进行整理和分类。五、档案资料归档与保管（一）档案资料归档1.整理后的档案资料应及时归档，归档时应填写档案资料归档登记表，注明档案资料的名称、编号、日期、来源等信息。2.档案资料应按照类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。3.对于重要的档案资料，应建立专门的档案盒或档案柜进行存放，并标注清晰的标识。（二）档案资料保管1.档案资料管理部门应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案资料的安全。2.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案资料的完整和安全。3.对于电子档案资料，应采取有效的存储和备份措施，防止数据丢失或损坏。4.严格控制档案资料的借阅和使用，确保档案资料不被泄露或滥用。六、档案资料借阅与利用（一）档案资料借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料时，应填写档案资料借阅申请表，注明借阅档案资料的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.档案资料借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案资料管理部门审批。3.档案资料管理部门根据审批情况，办理档案资料借阅手续，并登记借阅记录。4.借阅人员应按照约定的期限归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（二）档案资料利用1.使用档案资料时，应保持档案资料的整洁和完好，不得在档案资料上涂改、圈划、污损等。2.如需复印或摘录档案资料，应经档案资料管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。3.档案资料利用完毕后，应及时归还档案资料管理部门，并办理归还手续。七、档案资料鉴定与销毁（一）档案资料鉴定1.档案资料管理部门应定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限。2.档案资料保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准按照国家有关规定执行。3.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案资料管理部门负责人、相关业务部门人员和档案资料管理人员参加，对档案资料进行全面审查和评估。（二）档案资料销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案资料，应按照规定的程序进行销毁。2.档案资料销毁前，应填写档案资料销毁申请表，注明销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.档案资料销毁申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案资料管理部门审批。4.档案资料管理部门根据审批情况，组织实施档案资料销毁工作，并填写档案资料销毁登记表，注明销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁日期等信息。5.档案资料销毁工作应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案资料销毁彻底、安全。八、档案资料信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案资料信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案资料管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案资料数字化：对纸质档案资料进行扫描和数字化处理，建立电子档案数据库。2.电子档案管理系统建设：开发或选用适合公司档案资料管理的电子档案管理系统，实现电子档案的分类、编目、存储、检索、借阅、利用等功能。3.数据安全管理：采取有效的数据安全措施，如数据备份、加密、访问控制等，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案资料管理部门应配备必要的信息化设备和技术人员，负责档案资料信息化管理工作的实施和维护。2.加强对档案资料管理人员的信息化培训，提高其信息化操作技能和管理水平。3.建立健全电子档案管理制度，并严格按照制度要求进行操作和管理。九、监督与考核（一）监督检查1.档案资料管理部门应定期对公司各部门的档案资料管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应定期对档案资料管理工作进行审计，确保档案资料管理工作符合法律法规和公司制度要求。（二）考核评价1.将档案资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及档案资料管理人员的档案资料管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括