幼儿园档案编制制度范本

PAGE幼儿园档案编制制度范本一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所称档案，是指幼儿园在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集幼儿园在不同阶段、不同工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施。5.便于利用原则：档案整理应科学分类、编号，便于检索和查阅，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定幼儿园档案管理制度和工作流程，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导各部门档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.根据国家有关规定，定期向教育行政主管部门和档案行政管理部门报送档案工作情况。（二）档案管理人员职责1.档案管理员热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的档案专业知识和技能。负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等基础工作。做好档案的借阅登记、归还检查等利用服务工作，及时催还到期借阅档案。定期对档案进行清查核对，确保档案的安全和完整。协助档案主管开展档案编研、统计等工作，提供相关数据和资料。2.部门档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全完整。按照档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。协助综合档案室开展档案利用工作，提供本部门相关档案信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类幼儿园档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括幼儿园章程、发展规划、年度工作计划与总结、园务会议记录、行政管理文件、人事档案、工资福利、安全保卫等方面的档案。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学活动记录、幼儿学籍档案、教师业务档案、教育科研成果等档案。3.师资培训类：包含教师培训计划、培训记录、培训证书、教师继续教育档案等。4.财务资产类：涉及财务预算、决算、会计凭证、账簿、财务报表、固定资产登记等档案。5.后勤管理类：有后勤工作计划与总结、物资采购与管理、设施设备维护、食堂管理、卫生保健等方面的档案。6.家园共育类：包括家长委员会记录、家长会资料、家长学校活动记录、家园联系手册、家长意见反馈等档案。7.园所文化类：如幼儿园文化建设方案、园所环境布置资料、宣传报道、荣誉证书等档案。8.设备设施类：包含设备设施采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录、报废处理等档案。9.招生工作类：涉及招生计划、招生简章、报名登记、录取名单等档案。10.其他类：不属于以上各类的其他特殊档案。（二）编号规则1.采用“年度类别流水号”的编号方式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：用大写英文字母表示，对应上述十大类档案类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表教育教学类等。4.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如：2023年行政管理类的第5份档案编号为“2023A0005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级主管部门下发的与幼儿园工作相关的文件、通知、指示等。3.幼儿园与外部单位签订的合同、协议、合作项目资料等。4.教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的重要材料。5.幼儿在园期间的各类成长记录、作品等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围定期收集本部门档案材料，确保档案资料的及时、完整。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对重要的声像档案，应同时收集文字说明材料，包括时间、地点、人物、内容摘要等。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的性质、时间顺序进行分类整理，同一问题的文件集中在一起。2.教育教学类档案：以学期或学年为单位，按课程、教学活动等分类整理，教案、教学活动记录等分别成册。3.师资培训类档案：按培训项目、时间顺序整理，培训记录、证书等集中存放。4.财务资产类档案：按照会计档案管理规定，分类整理会计凭证、账簿、报表等，固定资产档案按资产类别和编号整理。5.后勤管理类档案：按工作内容分类，如物资采购、设施设备维护等分别整理，相关记录和资料配套存放。6.家园共育类档案：按活动类型、时间顺序整理，家长意见反馈等单独成册。7.园所文化类档案：按文化建设项目、宣传报道主题等分类整理，荣誉证书集中存放并编号。8.设备设施类档案：按设备设施类别和编号，将采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录等配套整理。9.招生工作类档案：按招生年份、招生环节分类整理，报名登记、录取名单等分别成册。10.其他类档案：根据档案内容特点，参照上述方法进行整理。五、档案的鉴定与保管（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保存价值。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，综合考虑档案的现实利用价值和历史意义。（二）鉴定标准1.重要的方针政策、法规性文件，上级主管部门的重要文件，幼儿园的重要规划、计划、总结等，永久保存。2.一般的行政管理文件、教学文件等，保存期限为10年30年。3.临时性、事务性文件，保存期限为3年5年。4.无保存价值的档案，经鉴定后按规定进行销毁。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案员代表等组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.填写档案鉴定表，注明档案的编号、名称、形成时间、保存期限等信息，经鉴定小组组长签字确认。4.根据鉴定结果，对需要销毁的档案编制销毁清单，报幼儿园领导审批。（四）保管要求1.综合档案室应具备符合档案保管要求的库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。3.根据档案的不同载体和保管要求，采取相应的保护措施。对纸质档案，要防止受潮、发霉、虫蛀；对电子档案，要定期备份，确保数据安全；对声像档案，要注意防磁、防潮、防火等。4.建立档案保管账目，定期核对档案数量，做到账物相符。5.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.积极为幼儿园各项工作服务，充分发挥档案的利用价值。2.遵循保密规定，确保档案信息安全。（二）利用范围1.幼儿园内部各部门在工作中查阅相关档案资料，用于行政管理、教育教学、科研等工作参考。2.教职工因个人工作需要查阅本人业务档案等相关资料。3.因工作需要，经幼儿园领导批准，外部单位可查阅幼儿园相关档案。（三）借阅程序1.内部借阅借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的编号、名称、用途、借阅时间等信息。部门负责人签字同意后，将申请表交综合档案室。档案管理员根据申请表提供档案，并办理借阅登记手续，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等。2..外部借阅外部单位来人查阅档案，需提前与幼儿园联系，说明查阅目的、内容和范围。经幼儿园领导批准后，填写档案查阅申请表，注明查阅单位、查阅人、查阅内容、查阅时间等信息。档案管理员按照批准的查阅范围提供档案，并安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。查阅结束后，及时收回档案并办理归还手续。（四）借阅期限1.内部借阅档案一般不超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。2.外部借阅档案严格按照批准的时间归还，如需延期，需重新办理审批手续。（五）归还要求1.借阅人应按时归还档案，档案管理员要认真检查归还档案的完整性，如有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。2.归还的档案应保持整洁，如有涂改、圈划等情况，借阅人应作出书面说明。七、档案的统计与编研（一）统计工作1.档案管理员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。3.每年年底，将档案统计情况上报幼儿园领导和上级主管部门。（二）编研工作1.根据幼儿园工作需要和档案实际情况，开展档案编研工作，如编写大事记、组织沿革、基础数字汇编等。2.对重要的教育教学成果、园所文化建设等方面的档案进行专题编研，形成有价值的编研资料。3.编研资料应经审核后妥善保存，同时提供给相关部门和人员使用，发挥编研成果在幼儿园发展中的作用。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求及时收集，并进行整理分类。2.电子文件应采用通用格式保存，确保其可读性和可利用性。3.对电子文件的元数据（如文件编号、题名、日期、作者等）进行准确标注，便于检索和管理。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据检查，确保数据安全。2.建立电子档案备份制度，对重要的电子档案进行定期备份，备份数据应异地存