小学学生资助档案制度

PAGE小学学生资助档案制度一、总则（一）目的为了规范小学学生资助档案管理工作，确保学生资助信息的真实、完整、安全，提高资助工作的透明度和效益，保障受资助学生的合法权益，根据国家相关法律法规和教育部门的有关规定，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校在实施学生资助工作过程中形成的各类档案资料的管理，包括资助政策宣传资料、学生资助申请材料、审核审批记录、资金发放凭证、受资助学生信息等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生资助工作的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与学生资助相关的各类资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，保护学生个人隐私和资助信息安全，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案资料的格式、内容和整理方法符合要求。二、档案管理职责（一）学校资助工作领导小组职责1.负责领导和监督本校学生资助档案管理工作，制定和完善相关管理制度。2.定期审查学生资助档案管理情况，协调解决档案管理工作中存在的问题。（二）资助管理部门职责1.具体负责学生资助档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。2.指导和督促各班级做好学生资助档案材料的初步收集和整理工作。3.对档案管理人员进行培训，提高其业务水平和责任意识。（三）档案管理人员职责1.严格按照档案管理规定和工作流程，认真做好档案的分类、编号、装订、上架等工作。2.负责档案的安全保管，定期检查档案存放情况，确保档案资料的安全无损。3.为档案查阅人员提供便利服务，做好查阅登记和档案归还工作。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（四）班主任职责1.负责组织本班学生填写资助申请表格，收集和整理学生资助申请材料，并确保材料的真实性和完整性。2.将整理好的申请材料及时提交给学校资助管理部门。3.配合学校做好受资助学生的信息核实和反馈工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.国家和地方各级政府及教育部门发布的学生资助政策文件、宣传资料等。2.本校制定的学生资助工作实施办法、工作流程、相关通知等。3.学生资助申请表格、家庭经济情况证明材料（如低保证、残疾证、扶贫手册等）、学生身份证复印件、户口本复印件等。4.学生资助申请的审核审批记录，包括班级初审意见、学校复审意见、公示情况等。5.学生资助资金发放凭证，如银行转账记录、现金发放签收表等。6.受资助学生的学习成绩、在校表现、获奖情况等相关材料。7.其他与学生资助工作有关的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将各自工作中产生的学生资助档案资料移交至资助管理部门，不得拖延或积压。2.档案资料应齐全、完整，签字盖章手续完备，复印件需注明“与原件相符”并由提供人签字确认。3.对于电子文档，应确保内容准确、格式规范，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类：按照资助项目、时间顺序、档案类型等进行分类。例如，可分为国家助学金档案、校内资助档案、社会资助档案等；每类再根据年份、学期等进一步细分。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应体现分类、年份、顺序等信息，如“GJZJ2023001”表示2023年国家助学金档案的第1份。3.装订：将相关档案资料按照一定顺序进行装订，一般采用A4纸张规格，左侧装订。对于纸张较多的材料，可采用活页夹或档案盒进行整理，但应确保材料的牢固和整齐。4.编目：编制档案目录，注明档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应与办公区域相对独立，防止无关人员进入。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为3年，主要包括学生资助申请的初审材料、一般性的工作记录等。2.中期档案：保管期限为5年，如学生资助申请的审核审批记录、资金发放明细等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括受资助学生的相关证明材料、重要的政策文件等。（三）保管措施1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、内容完整。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取补救措施。3.做好档案库房的温湿度记录，根据实际情况采取相应的调控措施，防止档案因温湿度不适而受损。4.配备必要的消防器材和防虫药品，定期检查维护，确保其性能良好。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本校资助工作相关人员因工作需要可查阅学生资助档案。2.上级主管部门、审计部门等因工作检查、审计等原因需要查阅档案时，应按照规定办理查阅手续。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，须经学校资助工作领导小组批准，并严格履行查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写《学生资助档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至学校资助管理部门。3.资助管理部门对申请表进行审核，符合查阅条件的，安排档案管理人员协助查阅，并做好查阅登记。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅学生资助档案。如有特殊情况确需借阅的，须经学校资助工作领导小组批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如造成档案损坏或丢失，应承担相应责任。六、档案信息化管理（一）建立电子档案系统利用现代信息技术，建立学生资助档案电子管理系统，将纸质档案资料进行数字化扫描录入，实现档案信息的电子化存储和管理。电子档案系统应具备档案录入、查询、统计、备份等功能，方便档案管理人员操作和使用。（二）数据安全与保密1.加强电子档案系统的安全防护，设置用户权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作档案信息。2.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。3.严格遵守国家有关网络安全和信息保密的法律法规，防止电子档案信息泄露。（三）电子档案与纸质档案的一致性1.电子档案应与纸质档案内容保持一致，档案管理人员在录入电子档案时，应认真核对纸质档案信息，确保录入准确无误。2.定期对电子档案和纸质档案进行核对，发现不一致情况及时查明原因并进行更正。七、档案统计与分析（一）统计内容1.学生资助政策的宣传覆盖情况，包括宣传资料发放数量、宣传活动参与人数等。2.各类学生资助项目的申请人数、资助人数、资助金额等。3.受资助学生的家庭经济状况分布情况，如贫困类型、地区分布等。4.学生资助工作的满意度调查结果，包括学生、家长、教师对资助工作的评价等。（二）统计方法1.建立学生资助档案统计台账，定期对档案资料进行梳理和统计，确保数据的准确性和及时性。2.利用电子档案系统的统计功能，生成各类统计报表，直观反映学生资助工作的开展情况。3.对于一些复杂的数据统计分析，可以借助专业的统计软件进行处理。（三）分析与应用1.根据统计结果，分析学生资助工作中存在的问题和不足，并提出改进措施和建议。2.通过对受资助学生家庭经济状况和学习情况的分析，为学校制定个性化的帮扶措施提供参考依据。3.将学生资助工作的统计分析结果作为学校资助工作绩效考核的重要指标，促进资助工作质量的提升。八、档案销毁（一）销毁条件档案保管期满，经鉴定确无保存价值的，可按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.由学校资助管理部门提出档案销毁申请，填写《学生资助档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.申请表经学校资助工作领导小组审核批准后，方可实施销