承包人档案管理制度

PAGE承包人档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司承包人档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司经营管理、决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有承包人相关档案的管理，包括但不限于承包合同、项目资料、财务记录、人员信息等。（三）管理原则1.集中统一原则：承包人档案由公司指定的部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映承包人的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善承包人档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管承包人的各类档案资料，建立档案数据库。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的安全保密工作，定期检查档案保管情况，及时发现和处理问题。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。6.对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性。（二）相关部门职责1.各部门负责本部门与承包人相关档案资料的收集、整理和移交工作，并确保资料的真实性和完整性。2.在业务活动中形成的涉及承包人的文件材料，应及时交档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括整理、分类、编目、上架等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。4.熟悉档案内容，为档案的查询、借阅提供准确的信息和服务。5.定期对档案进行盘点和清查，及时发现和处理问题。三、档案收集与整理（一）收集范围1.承包合同及相关协议，包括合同签订、变更、终止等记录。2.项目申报文件、可行性研究报告、项目批复等。3.项目实施过程中的各类文件，如施工图纸、技术方案、质量检验报告等。4.与承包人相关的财务资料，如发票、账单、财务报表等。5.承包人的资质证书、营业执照、业绩证明等。6.人员信息，包括承包人团队成员的简历、劳动合同等。7.其他与承包人有关的重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，不得涂改、伪造。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案的类别和形成时间进行分类，如承包合同类、项目资料类、财务资料类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称来源、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。四、档案分类与编号（一）分类标准1.承包合同类：包括各类承包合同、合作协议等。2.项目资料类：涵盖项目申报、实施、验收等全过程的文件资料。3.财务资料类：涉及与承包人相关的财务收支、核算等资料。4.人员资料类：承包人及其团队成员的个人信息、资质证明等。5.其他资料类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.第一位字母表示档案类别，如“C”表示承包合同类，“P”表示项目资料类等。3.后面的数字按照顺序依次编排，如“C001”表示第一份承包合同。4.对于同一类档案中的不同子类别，可在编号后增加细分代码，如“P00101”表示项目申报资料中的第一份可行性研究报告。五、档案保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。2.对纸质档案进行分类存放，按照编号顺序排列，便于查找。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份介质应异地存放。（二）保管期限1.根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.承包合同、重要项目资料等应长期保管；一般性的财务资料、人员信息等可根据实际情况确定保管期限。（三）定期盘点1.档案管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。2.盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时记录并处理。3.盘点结束后，应编制盘点报告，上报公司领导。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理人员应在指定地点提供查阅服务，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，应经档案管理部门负责人批准。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。七、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及商业秘密、敏感信息的档案，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。4.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定。（二）保密责任1.公司所有员工应严格遵守档案保密制度，对因工作接触到的档案信息负有保密责任。2.如发现档案信息泄露，应及时报告公司领导，并采取措施防止损失扩大。3.对违反保密制度的行为，公司将依法追究相关人员的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、区别对待的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业人员组成。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出需要鉴定的档案清单，提交鉴定小组。2.鉴定小组对档案进行逐一审查，根据保管期限和利用价值，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，经公司领导批准后实施销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧、粉碎等方