档案局三资管理制度

PAGE档案局三资管理制度一、总则（一）目的为加强档案局三资管理，规范资产、资金、资源的使用和处置行为，提高资产使用效益，确保资金安全，合理开发利用资源，保障档案局各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局机关及所属各部门、各分支机构的资产、资金、资源管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规和财经纪律，确保三资管理活动合法合规。2.规范透明原则建立健全规范的管理制度和操作流程，做到管理过程公开透明，接受内部监督和社会监督。3.效益优先原则优化资源配置，提高资产使用效益，确保资金使用合理、高效，实现资源的可持续利用。4.责任明确原则明确各部门、各岗位在三资管理中的职责，做到责任到人，确保管理工作有序进行。二、资产管理制度（一）资产分类与登记1.资产分类档案局资产主要分为固定资产、流动资产和无形资产。固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值在1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产；流动资产是指可以在一年以内变现或者耗用的资产，包括现金、银行存款、应收及预付款项等；无形资产是指不具有实物形态而能为档案局提供某种权利的资产，如专利权、商标权、著作权等。2.资产登记建立资产台账，对各类资产进行详细登记，记录资产的名称、型号、规格、数量、购置时间、购置价格、使用部门等信息。资产台账应定期更新，确保账实相符。同时，对固定资产应粘贴资产标签，标明资产编号、名称、规格型号等信息，便于识别和管理。（二）资产购置与验收1.资产购置各部门根据工作需要提出资产购置申请，填写资产购置申请表，注明资产名称、规格型号、数量、购置理由等。申请表经部门负责人审核后，报档案局领导审批。审批通过后，由采购部门按照规定的采购程序进行采购。2.资产验收资产购置后，采购部门应及时通知使用部门和资产管理部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对资产的数量、规格、型号、质量等进行检查，确保资产符合要求。验收合格后，填写资产验收单，由验收人员、使用部门负责人和资产管理部门负责人签字确认。资产验收单作为资产入账的依据。（三）资产使用与维护1.资产使用各部门应按照规定的用途使用资产，不得擅自改变资产用途。资产使用人员应妥善保管资产，做好资产的日常维护和保养工作，确保资产正常运行。如发现资产损坏或故障，应及时报告资产管理部门，并填写资产维修申请表。资产管理部门应及时组织维修，确保资产尽快恢复使用。2.资产维护建立资产维护档案，记录资产的维护情况，包括维护时间、维护内容（如维修、保养、更换零部件等）、维护费用等信息。定期对资产进行清查盘点，检查资产的使用状况和维护情况，及时发现和解决问题。对长期闲置或使用效率低下的资产，应及时进行调剂或处置。（四）资产处置1.资产处置范围资产处置包括资产的报废、报损、出售、转让、捐赠等。符合下列条件之一的资产，可申请报废：已超过使用年限且无法正常使用的；技术性能落后、能耗高、效率低，已被淘汰的；因自然灾害、意外事故等原因导致损坏无法修复的；其他符合报废条件的资产。符合下列条件之一的资产，可申请报损：因管理不善、保管不当等原因造成资产丢失、损坏的；因技术进步导致资产提前报废的；其他符合报损条件的资产。2.资产处置程序资产使用部门提出资产处置申请，填写资产处置申请表，注明资产名称、规格型号、数量、购置时间、处置原因及处置方式等。申请表经部门负责人审核后，报档案局领导审批。审批通过后，资产管理部门组织相关人员对拟处置资产进行评估，确定处置价格。资产处置应按照规定的程序进行，如公开拍卖、招标转让、协议转让等。处置收入应及时足额上缴档案局财务部门，纳入预算管理。资产处置完成后，资产管理部门应及时更新资产台账，核销相关资产信息。三、资金管理制度（一）资金预算管理1.预算编制每年年初，档案局应根据国家有关政策法规、工作任务和事业发展规划，编制年度资金预算。预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性、合理性和可行性。预算编制内容包括收入预算和支出预算。收入预算应根据档案局的收入来源，如财政拨款、事业收入、其他收入等进行预测编制；支出预算应根据档案局的工作任务和业务活动，分为基本支出预算和项目支出预算。基本支出预算包括人员经费和公用经费；项目支出预算应根据档案局的重点工作和专项任务，明确项目名称、项目内容、项目预算金额等。2.预算审批年度资金预算编制完成后，应报档案局领导审核，经档案局党组会议审议通过后，报上级主管部门审批。预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。（二）资金收入管理1.收入来源档案局的资金收入主要包括财政拨款、事业收入、其他收入等。财政拨款是指档案局从财政部门取得的各类经费拨款；事业收入是指档案局开展专业业务活动及辅助活动取得的收入，如档案资料收费、档案整理服务费等；其他收入是指档案局取得的除财政拨款、事业收入以外的各项收入，如捐赠收入、利息收入等。2.收入管理各项收入应严格按照国家有关规定进行收取，确保收入合法合规。收入收取应开具合法有效的票据，做到票款一致。收入应及时足额上缴档案局财务部门，纳入预算管理。财务部门应定期对收入情况进行核对和分析，确保收入数据准确无误。（三）资金支出管理1.支出审批资金支出应严格按照预算安排和规定的审批程序进行。支出申请部门应填写资金支出申请表，注明支出项目、支出金额、支出理由等。申请表经部门负责人审核后，报档案局领导审批。重大支出项目应经档案局党组会议审议通过。支出审批应严格把关，确保支出合理合规，符合财经纪律和相关规定。2.支出核算财务部门应按照国家统一的会计制度进行资金支出核算，确保会计信息真实、准确、完整。支出核算应严格区分基本支出和项目支出，按照规定的会计科目进行账务处理。对各项支出应进行明细核算，便于查询和统计分析。3.支出监督建立健全资金支出监督机制，加强对资金支出的全过程监督。财务部门应定期对资金支出情况进行检查和分析，及时发现和纠正支出过程中存在的问题。审计部门应定期对档案局的资金使用情况进行审计，确保资金使用合法合规、安全有效。（四）资金结算管理1.结算方式档案局资金结算应按照国家有关规定和财务管理要求，选择合适的结算方式。常用的结算方式包括现金结算、银行转账结算等。现金结算应严格按照现金管理规定进行，控制现金使用范围和额度。银行转账结算应通过合法合规的银行账户进行，确保资金结算安全、快捷。2.结算流程资金结算应按照规定的流程进行操作。付款申请部门应填写付款申请表，注明付款金额、付款对象、付款事由等。申请表经部门负责人审核后，报档案局领导审批。审批通过后，财务部门按照审批意见办理资金结算手续。结算完成后，财务部门应及时取得结算凭证，作为记账依据。同时，应定期对资金结算情况进行核对和清理，确保资金结算准确无误。四、资源管理制度（一）资源分类与登记1.资源分类档案局资源主要包括档案资源、办公场地资源、设备设施资源等。档案资源是指档案局保存的各类档案资料，包括历史档案、现行档案、电子档案等；办公场地资源是指档案局拥有的办公用房、附属用房等；设备设施资源是指档案局配备的办公设备、档案管理设备、交通工具等。2.资源登记建立资源台账，对各类资源进行详细登记，记录资源的名称、规格型号、数量、购置时间、使用部门等信息。资源台账应定期更新，确保账实相符。同时，对档案资源应建立档案目录数据库，记录档案的编号、名称（题名）、形成时间、保管期限、存放位置等信息，便于档案的查询和利用。（二）资源使用与调配1.资源使用各部门应按照规定的用途使用资源，不得擅自改变资源用途。档案资源的使用应严格遵守档案管理规定和保密制度，确保档案的安全和完整。办公场地资源的使用应合理安排，提高使用效率。设备设施资源的使用应按照操作规程进行，做好日常维护和保养工作，确保设备设施正常运行。2.资源调配工作建立资源调配机制，根据工作需要，对资源进行合理调配。如因工作任务变化或资源闲置等原因，需要对办公场地、设备设施等资源进行调配的，由使用部门提出申请，填写资源调配申请表，注明调配原因、调配资源名称及数量、接收部门等。申请表经部门负责人审核后，报档案局领导审批。审批通过后，资产管理部门组织实施资源调配工作。（三）资源开发与利用1.档案资源开发利用档案局应加强档案资源的开发利用工作，充分发挥档案的价值。通过开展档案编研、档案展览、档案信息咨询等活动，为社会提供优质的档案服务。同时，应积极推进档案信息化建设，提高档案资源的数字化水平，实现档案信息的共享和利用。2.其他资源开发利用对办公场地资源、设备设施资源等，应在确保正常工作需要的前提下，积极探索开发利用途径，提高资源的使用效益。如可以将闲置的办公场地进行出租，增加档案局的收入；可以对设备设施进行共享使用，提高设备设施的利用率。（四）资源保护与管理1.档案资源保护加强档案资源的保护工作，确保档案的安全和完整。建立健全档案安全管理制度，加强档案库房建设，配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中存在的问题。对重要档案应采取备份存储等措施，防止档案丢失或损坏。2.其他资源保护加强对办公场地资源、设备设施资源等的保护工作，确保资源的正常使用。对办公场地应定期进行检查和维护，及时发现和处理场地设施存在的问题。对设备设施应按照操作规程进行使用和维护，定期进行保养和维修，延长设备设施的使用寿命。同时，应加强对资源的安全管理，防止资源被盗、被破坏等情况发生。五、监督与检查（一）内部监督1.监督机构成立档案局三资管理监督小组，由档案局领导、财务部门负责人、审计部门负责人等组成。监督小组负责对档案局三资管理活动进行全过程监督检查。2.监督内容监督小组应定期对档案局的资产、资金、资源管理情况进行检查，重点检查资产登记、购置、使用、处置情况，资金预算、收入、支出、结算情况，资源分类、登记、使用、调配、开发利用、保护管理情况等。检查内容包括管理制度执行情况、操作流程规范情况、账务处理准确情况、资产资源安全情况等。3.监督方式监督小组可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式对三资管理情况进行监督。检查过程中，应查阅相关文件资料、账目凭证、资产资源台账等，实地查看资产资源使用情况，向相关人员了解情况等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受审计监督主动接受上级主管部门、审计部门等的审计监督。按照审