黄泥坝档案管理制度

PAGE黄泥坝档案管理制度一、总则（一）目的为了加强黄泥坝档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于黄泥坝内各部门、各项目组以及所有涉及档案管理工作的人员。（三）档案定义本制度所指档案是指在黄泥坝各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案管理工作由专门的档案管理部门集中统一负责，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映黄泥坝的工作实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与黄泥坝工作相关的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及黄泥坝机密信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责黄泥坝档案管理的日常工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理，提高档案检索和利用效率。4.对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行登记和管理。5.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。6.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。7.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门档案管理员各部门设立兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案管理部门移交档案。其职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类档案，并按照档案管理部门的要求进行分类整理。2.对本部门档案的完整性和准确性进行审核，确保档案质量。3.妥善保管本部门临时存放的档案，做好档案的安全防护工作。4.按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。5.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与黄泥坝工作相关的文件、指示、通知等。2.黄泥坝内部形成的各类文件，包括请示、报告、决议、纪要、工作计划、工作总结等。3.项目建设过程中产生的项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工记录、竣工验收文件等。4.合同协议类档案，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。5.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、考核评价等。7.行政管理档案，如会议记录、考勤记录、办公用品采购记录等。8.业务档案，根据不同业务类型收集相关的业务资料，如客户资料、业务报表、市场调研资料等。9.其他具有保存价值的档案，如照片、音像资料、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门和项目组应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.对于重要文件和资料，应在形成后及时收集，不得拖延。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。4.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保收集工作的顺利进行。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。每个大类下再根据具体情况细分若干小类。例如，文书档案可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类等；科技档案可分为项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字、字母或数字与字母相结合的方式，以便于识别和管理。例如，文书档案编号可按照年度、保管期限、类别、顺序号的顺序编制，如“2023永久党群001”表示2023年形成的永久保管的党群工作类第1份文件。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。通过编目，便于快速查找和了解档案的基本信息。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字。对于破损或褪色的档案，应进行修复或复制后再装订。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。档案盒应按照一定的顺序排列上架，便于管理和查阅。四、档案的保管（一）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映黄泥坝主要职能活动和历史面貌的，对黄泥坝工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。例如，黄泥坝的重要决策文件、重大项目的相关档案等。2.长期保管：凡是反映黄泥坝一般工作活动，在较长时间内对黄泥坝工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如一般性的业务文件、项目建设过程中的阶段性资料等。3.短期保管：凡是在较短时间内对黄泥坝工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的通知、报表等。（二）库房管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，并配备必要的消防器材、温湿度调节设备和防虫药品等。2.库房内应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应按照类别、年度、保管期限顺序依次上架存放。3.建立库房管理制度，严格控制库房的进出人员。档案管理人员应定期对库房进行检查，确保档案的安全存放。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。4.保持库房内的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。同时，要注意库房内的温湿度控制，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照与纸质档案相同的分类方法进行分类，并进行编号和编目。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。备份周期可根据档案的重要程度和变化情况确定，一般每月或每季度备份一次。3.对电子档案的访问权限进行严格控制，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。同时，要建立电子档案的使用记录，记录访问时间、访问人员、操作内容等信息。4.定期对电子档案管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。如发现电子档案有损坏或丢失等情况，应及时进行恢复和处理。五、档案的利用（一）查阅权限1.本单位人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经黄泥坝分管领导签字同意后，方可查阅。查阅内容涉及黄泥坝机密信息的，还需报经黄泥坝主要领导批准。3.查阅重要档案或涉及多人的档案时，应实行两人以上同时查阅，并做好查阅记录。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。如发现档案有损坏或丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时向借阅人员核实并要求其进行处理。（三）复制要求1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可复制。2.档案复制应采用复印、扫描等方式进行，不得擅自对档案原件进行拍照、录像等操作。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门的印章。3.复制档案的数量应根据实际需要确定，不得过量复制。复制的档案应按照与原件相同的保管要求进行保管。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案的保管期限进行鉴定，并提出档案销毁意见。（二）鉴定方法1.根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，对档案进行全面审查和分析。2.参考国家有关档案保管期限的规定和黄泥坝的实际情况，确定档案的保管期限是否合理。3.对于已到保管期限的档案，鉴定小组应逐份进行鉴定，判断其是否仍具有保存价值。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经黄泥坝分管领导审核批准后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。销毁过程中，应确保档案彻底销毁，不得遗留任何痕迹。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为黄泥坝的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的图像进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等操作，提高图像质量。3.将处理后的图像进行数据挂接，建立图像与档案目录信息的关联，实现档案信息的数字化存储。（三）系统功能1.档案录入：实现档案目录信息的录入和修改功能，确保档案信息的准确性和完整性。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快速查找所需档案信息。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人员、借阅时间、归还时间等信息，并对借阅期限进行控制和提醒。4.权限管理：设置不同的用户角色和权限，对档案的访问和操作进行严格控制，确保档案信息的安全。5.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立数据备份制度，定期对档案