采购档案收集与管理制度

PAGE采购档案收集与管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购档案的管理，确保采购档案的完整性、准确性和安全性，为公司的采购决策、成本控制、合同执行及审计等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动中形成的各类档案资料的收集、整理、保管、查阅和销毁等管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：采购档案应如实反映采购活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖采购活动各个环节产生的文件、资料，保证档案的全面性。3.规范性原则：档案的收集、整理、保管等工作应遵循统一的标准和规范。4.保密性原则：对涉及公司商业机密的采购档案，应严格保密，防止信息泄露。二、采购档案的收集范围（一）采购计划与预算1.年度采购计划、季度采购计划及月度采购计划。2.采购预算编制文件、审批文件及调整记录。（二）供应商管理1.供应商信息：包括供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件复印件。2.供应商评估资料：供应商实地考察报告、供应商年度评估报告、供应商业绩考核记录等。3.供应商选择与审批文件：供应商入围审批表、采购合同审批表等。（三）采购合同1.采购合同正本及副本。2.合同变更协议、补充协议等相关文件。3.合同谈判记录、往来函件等过程性文件。（四）采购订单采购订单原件及相关审批文件。（五）采购过程文件1.采购申请单：包括纸质和电子版本，详细记录采购需求、申请部门、申请人等信息。2.询价文件：询价函、报价清单、供应商报价分析报告、比价记录等。3.招标相关文件：招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书等。4.谈判记录（非合同谈判部分）：谈判时间、地点、参与人员、谈判内容及结果等详细记录文件及相关附件。（六）验收文件1.验收报告：包括验收单、检验报告、质量验收记录等，详细记录采购物资的名称、规格、数量、质量状况、验收结论等信息。2.验收过程中的问题处理记录及整改报告。（七）付款文件1.付款申请单、付款审批表。2.发票复印件、付款凭证等财务相关文件。（八）其他相关文件1.采购活动中产生的会议纪要、备忘录、电子邮件等。2.与采购相关的法律法规文件、政策文件等。三、采购档案的收集要求（一）及时性1.采购项目完成后：相关责任人应在规定时间内（如合同签订后[X]个工作日内、验收完成后[X]日内等）将各自负责的采购档案资料收集齐全，并移交至档案管理部门或指定的专人。2.日常工作中采购人员应及时整理和收集每一项采购活动产生的文件资料，避免积压和遗漏。（二）准确性1.档案资料应真实反映采购活动的实际情况，数据准确无误，文字表述清晰。2.对于复印件等资料应注明原件出处，并确保复印件与原件一致，加盖提供单位公章或相关人员签字确认。（三）完整性1.按照本制度规定收集采购活动各个环节的所有相关文件资料，不得遗漏重要信息。2.对于过程性文件，如谈判记录、往来函件等，应确保内容完整，包括时间、地点、参与人员、讨论内容及最终结果等详细信息。四、采购档案的整理规范（一）分类标准采购档案按照采购流程环节及文件性质进行分类整理，具体分类如下：1.采购计划类：包括年度、季度、月度采购计划及预算相关文件。2.供应商管理类：涵盖供应商信息、评估资料、选择与审批文件及其他相关记录。3.采购合同类包含采购合同正本、副本、变更协议、补充协议及谈判记录等。4.采购订单类：采购订单原件及审批文件。5.采购过程文件类：采购申请单、询价文件、招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、谈判记录等。6.验收文件类：验收报告、检验报告、质量验收记录及问题处理记录、整改报告等。7.付款文件类付款申请单、付款审批表、发票复印件、付款凭证及其他财务相关文件。8.其他文件类：采购活动中的会议纪要、备忘录、电子邮件、法律法规文件、政策文件及其他相关资料。（二）编号规则1.一级编号：按照上述分类标准，分别用大写字母“A”代表采购计划类、“B”代表供应商管理类、“C代表采购合同类、“D”代表采购订单类、“E”代表采购过程文件类、“F代表验收文件类、“G”代表付款文件类、“H”代表其他文件类。2.二级编号：每类档案根据具体内容进行细分编号，如采购合同类（C）根据合同签订年份及合同顺序号进行编号，格式为“C[年份][合同顺序号]”；采购过程文件类（E）中询价文件编号为“E01”，招标相关文件编号为“E02”等，依次类推进行细分编号。3.三级编号：对于每一份具体的档案资料，如采购合同中的每一页、采购申请单等，根据资料的页码或顺序进行编号，确保每份资料都有唯一的编号标识。（三）装订要求1.对于纸张规格统一的文件资料，应采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐。2.对于纸张规格不一致的文件资料，如发票、便签等，应先进行折叠或粘贴处理，使其与主要文件规格一致后再进行装订。3.装订时应去除文件上的金属物（如订书钉、回形针等）避免损坏档案。4.每册档案应编制目录，目录内容应与档案内文件资料一致，注明文件名称、编号、页码等信息，方便查阅。目录应放在档案首页。五、采购档案的保管制度（一）保管期限规定1.采购计划与预算类档案保管期限[X]年。2.供应商管理类档案保管期限[X]年，其中涉及公司核心供应商的重要资料应长期保管（保管期限为自该供应商合作结束后不少于[X]年）。3.采购合同类档案保管期限至合同履行完毕后[X]年。4.采购订单类档案保管期限至订单执行完毕且相关款项结清后[X]年以上。5.采购过程文件类：询价文件、招标相关文件等保管期限至采购项目结束后[X]年；谈判记录、往来函件等保管期限与对应的采购合同或采购项目保管期限一致。6.验收文件类：保管期限至验收合格且相关款项结清后[X]年以上。7.付款文件类：保管期限至款项支付完毕且财务审计结束后[X]年以上（如有特殊规定按照财务相关制度执行）。8.其他文件类：法律法规文件、政策文件等按照相关规定执行保管期限；采购活动中的会议纪要、备忘录、电子邮件等保管期限与对应的采购项目保管期限一致。（二）保管方式与场所1.保管方式：采购档案应以纸质档案和电子档案两种形式同时保存纸质档案应按照上述分类整理要求进行装订成册并存放于专门的档案柜中；电子档案应按照统一的命名规则和存储路径进行分类存储存储介质应定期备份确保数据安全可靠。2.保管场所：公司应设立专门档案库房用于存放采购档案档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件确保档案安全。档案库房应配备温湿度调节设备将温度控制在[X]℃[X]℃之间相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（三）档案保管人员职责1.负责采购档案的日常整理、装订、上架等工作确保档案资料整齐有序便于查阅。2.定期对档案进行检查和盘点及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。对于纸质档案如有破损应及时修复；对于电子档案如有数据丢失或损坏应及时采取措施进行恢复或补充。3.严格遵守档案保管制度和保密规定不得擅自出借、销毁、涂改采购档案确保档案安全和保密信息不泄露。4.协助档案查阅人员查阅档案提供必要的服务和帮助并做好查阅登记工作。5.根据档案保管期限规定及时对到期档案进行鉴定和处理确保档案管理工作的规范化和科学化。六、采购档案的查阅与借阅制度（一）查阅权限与流程1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅采购档案必须经所在部门负责人批准后填写《采购档案查阅申请表》详细注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表进行审核批准后安排专人陪同查阅并做好查阅记录。2.查阅流程：查阅人员填写《采购档案查阅申请表》→所在部门负责人审批→档案管理部门审核批准→档案管理部门安排专人陪同查阅→查阅人员在指定地点查阅档案并做好查阅记录→查阅结束后查阅人员归还档案资料查阅记录由档案管理部门留存归档。（二）借阅权限与流程1.借阅权限：公司内部人员因特殊工作需要借阅采购档案必须经所在部门负责人和档案管理部门负责人双重批准填写《采购档案借阅申请表》详细注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表进行审核批准并办理借阅手续后将档案资料借给借阅人员。2.借阅流程查阅人员填写《采购档案借阅申请表》→所在部门负责人审批→档案管理部门负责人审批→档案管理部门办理借阅手续（包括登记借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息收取借阅押金等）→借阅人员领取档案资料→借阅人员在规定时间内归还档案资料→档案管理部门核对档案资料无误退还借阅押金并注销借阅登记。（三）查阅与借阅记录要求1.档案管理部门应建立《采购档案查阅/借阅登记簿》详细记录查阅/借阅人员姓名、所在部门、查阅/借阅时间、查阅/借阅内容、批准人姓名等信息。2.查阅记录应包括查阅日期、查阅人员签名、查阅档案名称及编号、查阅内容摘要等信息确保查阅记录真实、准确、完整。3.借阅记录应包括借阅日期、借阅人员签名、借阅档案名称及编号、预计归还日期、实际归还日期等信息对于逾期未归还的借阅档案应及时进行催还并记录相关情况。（四）查阅与借阅注意事项1.查阅人员必须在档案管理部门指定的地点查阅档案不得擅自将档案带出指定场所。如需复印或摘录档案内容必须经档案管理部门同意并按照规定办理相关手续。2.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料不得转借他人、涂改、损坏、丢失档案资料。如因保管不善造成档案资料损坏或丢失借阅人员应承担相应责任并按照公司规定进行赔偿。3.借阅人员应在规定时间内归还借阅的档案资料如需延期归还必须提前向档案管理部门申请并说明原因经批准后方可延期。七、采购档案的销毁制度（一）销毁条件与鉴定1.销毁条件采购档案保管期限届满且经鉴定确无保存价值或因其他特殊原因需要销毁的档案资料可进行销毁处理。2.鉴定程序：档案管理部门定期会同公司内部审计部门、法务部门等相关人员组成档案鉴定小组对到期档案进行鉴定。鉴定小组根据档案保管期限规定、公司实际业务需求及法律法规要求综合评估档案资料的保存价值提出销毁意见并填写《采购档案销毁鉴定表》详细注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因、鉴定意见等信息。（二）销毁审批流程1.销毁申请档案管理部门根据鉴定小组意见填写《采购档案销毁申请表》详细注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息提交至公司分管领导审批。2.审批公司分管领导对《采购档案销毁申请表》进行审核批准同意销毁后方可进行下一步操作。（三）销毁方式与执行1.销毁方式：对于纸质采购档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁确保档案资料完全灭失无法恢复；对于电子采购档案应采用专业的数据擦除软件对存储介质进行擦除处理确保数据彻底删除或格式化存储介质后进行物理销毁。2.销毁执行：档案管理部门负责组织实施采购档案的销毁工作销毁过程应安排专人监督确保销毁工作按照规定要求进行操作。销毁结束后监督人员应在《采购档案销毁记录》上签字确认注明销毁日期、销毁方式、销毁档案名称及数量等信息。（四）销毁记录与存档1.销毁记录档案管理部门应建立《采购档案销毁记录》详细记录销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因、销毁日期、销毁方式、监督人员签名等信息。销