经济合同档案管理制度

PAGE经济合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司经济合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司经济活动中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类经济合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司经济合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全性。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理制度，便于合同档案的查阅、利用和检索。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司经济合同档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司经济合同档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和统计等工作。3.定期对合同档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。4.指导和监督各部门合同档案的管理工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。（二）合同签订部门职责1.负责本部门经济合同的起草、审核、签订、履行和终止等工作，并指定专人负责合同档案的收集和整理。2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好合同档案的查阅、利用等工作，及时提供所需的合同信息。（三）其他部门职责1.涉及经济合同的部门应按照本制度的要求，做好合同档案的相关工作，确保合同档案的及时、完整移交。2.在工作中需要查阅合同档案时，应按照规定办理查阅手续，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本及补充协议等。2.合同附件：如技术协议、质量标准、验收报告、交付清单、发票等。3.合同审批文件：包括合同审批表、审批意见、授权委托书等。4.合同履行过程中的相关文件：如往来信函、会议纪要、变更协议、催款函、还款计划等。5.其他与合同有关的文件资料。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订后及时收集合同档案，并确保档案资料的齐全、完整。2.对于合同履行过程中产生的文件资料，应按照时间顺序及时收集，确保档案的连续性。3.收集到的合同档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或删除。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、类别进行分类，如买卖合同、租赁合同、借款合同等。2.编号：为每份合同档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。3.装订：将合同文本及相关资料按照顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、签订日期、履行期限、合同金额、对方单位、归档日期等信息，以便于查阅和检索。四、合同档案的归档与保管（一）归档要求1.合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应对移交的合同档案进行认真核对，确保档案资料的齐全、完整、准确后，办理归档手续。3.归档的合同档案应按照类别、编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明类别、编号等信息。（二）保管期限1.公司经济合同档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的合同档案包括涉及公司重大权益、重要资产处置、长期合作关系等具有重要历史价值和法律意义的合同。3.长期保管的合同档案包括保管期限在[X]年以上的合同，一般为[X]年至[X]年。4.短期保管的合同档案包括保管期限在[X]年以下的合同，一般为[X]年至[X]年。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全。2.定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子合同档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行数据维护和更新。4.严格限制无关人员进入档案库房，确需查阅档案时，应按照规定办理手续。五、合同档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司重大事项或机密信息的合同档案，需经公司主管领导审批后方可查阅。3.外部单位查阅公司合同档案，应持有单位介绍信，并经公司主管领导批准，档案管理部门应指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）查阅程序1.查阅人填写《合同档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.将审批后的申请表交档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找相应的合同档案。3.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅合同档案，查阅时间一般不得超过[X]个工作日。如需复印或摘抄合同档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。4.查阅完毕后，查阅人应在《合同档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员将合同档案归还原位。（三）利用规定1.合同档案的利用应严格遵守国家法律法规和公司的保密制度，不得将合同档案用于与工作无关的目的。2.如需对合同档案进行引用、摘录或公开披露，应经公司主管领导批准，并确保不泄露公司机密信息。3.档案管理部门应定期对合同档案的利用情况进行统计和分析，为公司的决策提供参考依据。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值鉴定原则：根据合同档案的保管期限、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行价值鉴定。3.准确慎重原则：鉴定工作应组织专业人员进行，确保鉴定结果的准确、慎重，避免误判。（二）鉴定程序1.档案管理部门成立合同档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、法律专业人员、业务部门代表等。2.鉴定小组对合同档案进行逐卷审查，根据鉴定原则，确定档案的保管期限和价值。3.对已超过保管期限且无保存价值的合同档案，鉴定小组应填写《合同档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，报公司主管领导审批。4.经公司主管领导批准后，档案管理部门负责组织合同档案的销毁工作，并指定专人进行监销。（三）销毁方法1.合同档案的销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.销毁过程中，监销人员应认真核对销毁档案的名称、编号、数量等信息，确保销毁彻底，并在《合同档案销毁登记表》上签字确认。3.销毁完毕后，档案管理部门应将销毁情况报告公司主管领导，并将《合同档案销毁申请表》、《合同档案销毁登记表》等相关资料归档保存。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对经济合同档案的管理情况进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.档案管理部门应加强对合同档案管理工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核评价1.将经济合同档案管理工作纳入公司各部门