档案保密制度宣传语

PAGE档案保密制度宣传语一、总则1.目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本档案保密制度。本制度旨在规范公司各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，保障公司业务的正常开展和持续发展。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及因工作需要接触公司档案的外部人员（如合作单位人员、供应商等）。公司所有部门和分支机构在档案管理工作中均应严格遵守本制度。3.基本原则保密性原则：档案管理人员应严格保守档案内容，防止档案信息的泄露，确保档案信息仅供授权人员使用。完整性原则：确保档案的完整与准确，维护档案的原始风貌，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。安全性原则：采取必要的安全措施，保护档案免受自然灾害、人为破坏、信息泄露等威胁，确保档案的实体安全和信息安全。合规性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法管理档案，确保档案管理工作合法合规。二、档案管理职责分工1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，确保档案的完整性和安全性。对档案进行分类、编号、整理、装订和上架，建立科学合理的档案检索体系，方便档案的查询和利用。定期对档案进行清查、盘点，确保档案账实相符。对发现的问题及时进行处理，并向上级报告。负责档案的数字化建设，推进档案信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。组织开展档案保密宣传教育工作，提高员工的档案保密意识。对违反档案保密制度的行为进行调查和处理。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。协助档案管理部门做好档案的清查、盘点工作，提供相关档案信息和资料。负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。对本部门员工进行档案保密宣传教育，提醒员工遵守档案保密制度。3.档案管理人员职责严格遵守档案保密制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、整理、保管、借阅、归还等环节，确保档案管理工作规范有序。熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作水平。积极参与档案管理的信息化建设，提高档案管理工作效率。对档案进行定期检查和维护，发现问题及时处理，并向上级报告。对破损、褪色等不符合保管要求的档案，及时进行修复或复制。按照规定的程序和手续办理档案的借阅、查阅和利用工作，严格控制档案的流向和使用范围。对借阅、查阅档案的人员进行登记和监督，确保档案的安全归还。负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定的程序和标准，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，确保档案销毁过程的安全和保密。三、档案的收集与整理1.档案收集范围公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。包括但不限于公司的规划、计划、总结、报告、合同、协议、会议记录、财务报表、人事档案、技术资料、产品资料、客户资料等。2.档案收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门在工作中形成的档案材料进行收集、整理，确保档案的齐全、完整。档案材料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或擅自销毁。对于重要的档案材料，应进行备份或复制，以防止原件丢失或损坏。收集的档案材料应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的归档和管理。分类标准应保持相对稳定，便于档案的检索和利用。3.档案整理方法档案管理人员应按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案材料进行分类、编号、装订、编目等整理工作。分类应遵循科学性、系统性和实用性原则，根据档案的内容、性质、来源等因素进行合理分类。例如，可以按照年度、机构、问题等进行分类。编号应统一、规范，确保每份档案都有唯一的编号，便于档案的识别和管理检索。编号应包含年度、类别、顺序号等要素。装订应整齐、牢固，保持档案的原貌。对于纸张较大或较薄的档案材料，应进行折叠或粘贴处理，使其规格统一。编目应准确、详细，包括档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于档案的查询和利用。四、档案的保管1.档案保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。应配备必要的通风设备、温湿度调节设备、消防设备等，以保证档案库房环境的适宜性。2.档案保管方式档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。档案架应标注清晰的类别、编号等标识，方便档案的定位和管理。对于纸质档案，应采用档案盒、档案袋等进行包装，防止档案受损。档案盒、档案袋应标明档案的编号、题名、日期等信息。对于电子档案，应进行分类存储，并建立健全电子档案的备份制度。电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。清查、盘点工作应每年至少进行一次。3.档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有重要历史意义和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限在10年以上至50年的档案；短期保管的档案是指保管期限在10年以下的档案。档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况，结合档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行综合考虑。档案保管期限一经确定，应严格执行，不得擅自更改。4.档案密级划分档案密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密级档案是指涉及公司核心机密，泄露后会使公司的权益和利益遭受特别严重损害的档案；机密级档案是指涉及公司重要机密，泄露后会使公司的权益和利益遭受严重损害的档案；秘密级档案是指涉及公司一般机密，泄露后会使公司的权益和利益遭受一定损害的档案。档案密级的划分应根据档案的内容、性质、重要程度等因素进行确定。密级确定后，应在档案封面、目录等显著位置标注密级标识，并严格按照保密制度进行管理。五、档案的利用1.档案利用原则档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，严格按照规定的程序和手续进行办理。利用档案应符合公司的利益和业务需要，不得损害公司的合法权益。档案利用应确保档案信息的安全和保密，不得擅自扩大档案的使用范围或泄露档案内容。对于涉及公司机密的档案，应严格控制查阅和使用人员，确保档案信息不被泄露。2.档案利用范围公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定的程序和手续进行申请。查阅、借阅档案应仅限于与工作相关的内容，不得用于其他目的。外部单位因业务往来需要查阅、借阅公司档案的，应提前向公司提出书面申请，并经公司相关部门负责人批准。外部单位查阅、借阅档案应严格遵守公司的档案保密制度，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。3.档案利用程序公司内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅档案的名称、编号、用途、查阅/借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门对《档案查阅/借阅申请表》进行审核，符合条件的予以批准，并按照规定的程序办理档案查阅/借阅手续。查阅/借阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全归还。外部单位查阅、借阅公司档案，应提交书面申请函，注明查阅/借阅档案的名称、编号、用途、查阅/借阅期限等信息，并加盖单位公章。申请函经公司相关部门负责人审核同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门对外部单位的申请函进行审核，报公司分管领导批准后，办理档案查阅/借阅手续。外部单位查阅、借阅档案时，应安排专人陪同，并严格遵守公司的档案保密制度。4.档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅/借阅日期、查阅/借阅人姓名、部门、查阅/借阅档案名称、编号、用途、查阅/借阅期限等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和核对。档案管理人员应定期对档案利用登记记录进行整理和统计，分析档案利用情况，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。鉴定工作应根据国家有关规定和公司实际情况，结合档案的历史价值、现实利用价值、保管状况等因素进行综合考虑。档案鉴定工作应组织相关部门和人员进行，确保鉴定过程的公正性和科学性。鉴定人员应具备专业知识和经验，熟悉档案管理业务，能够准确判断档案的价值和保管期限。2.档案鉴定标准档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定和公司制定的档案保管期限表进行。对于已超过保管期限的档案，应进行鉴定，确定是否仍具有保存价值。鉴定档案是否具有保存价值，应综合考虑档案的内容、来源、形式、历史背景等因素。对于反映公司重要历史事件、重大决策、核心业务等方面的档案，应适当延长保管期限；对于已失去利用价值的档案，应及时予以销毁。3.档案鉴定程序档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出档案鉴定意见，填写《档案鉴定申请表》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等信息。档案管理部门组织相关部门和人员组成档案鉴定小组，对申请鉴定的档案进行审查和评估。鉴定小组应认真查阅档案内容，充分讨论，形成鉴定结论。档案鉴定小组将鉴定结果报公司分管领导审批。经批准后，档案管理部门根据审批意见，对需要销毁的档案进行登记造册，并按照规定的程序进行销毁。4.档案销毁程序档案管理部门对需要销毁的档案进行登记造册，填写《档案销毁清单》，注明档案名称编号、形成时间、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清单》应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司审计部门备案。档案管理部门组织专人对需要销毁的档案进行销毁。销毁档案应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，防止档案丢失或泄露。档案销毁完毕后，档案管理部门在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告公司分管领导。同时，应将销毁的档案从档案管理系统中删除，确保档案信息的彻底清除。七、档案保密措施1.人员保密管理公司所有员工应签订保密协议，明确保密义务和责任。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容，确保员工对公司档案信息负有保密责任。加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。保密教育和培训应定期进行，内容包括国家法律法规、公司保密制度、档案保密知识等，使员工了解保密工作的重要性和要求，掌握基本的保密技能。对涉及档案管理工作的人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和保密意识。对于不符合保密要求的人员，不得从事档案管理相关工作。2.物理安全措施档案库房应安装门禁系统、监控系统等安全设备，限制无关人员进入档案库房。门禁系统应采用密码、指纹、刷卡等多种验证方式，确保只有授权人员能够进入档案库房。监控系统应覆盖档案库房的各个区域，实时监控档案库房的情况。监控录像应保存一定期限，以备查询和调查。档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，并定期进行检查和维护，确保设施的正常运行。3.信息安全措施对电子档案应采取加密存储、访问控制、数据备份等信息安全措施，防止电子档案信息的泄露、篡改和丢失。电子档案的加密存储应采用先进的加密算法，确保档案信息在存储和传输过程中的安全性。对档案管理系统进行安全防护，设置用户权限管理，严格控制不同人员对档案信息的访问级别。只有经过授权的人员才能访问相应级别的档案信息，防止未经授权的人员获取档案信息。定期对档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统软件和安全补丁，防止黑客攻击和恶意软件入侵。4.保密监督与检查公司应建立档案保密监督检查制度，定期对档案保密工作进行检查和评估。检查内容包括档案保管场所的安全状况、档案利用情况、人员保密措施的执行情况等。档案管