保密工作管理档案制度

PAGE保密工作管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司保密工作管理，规范保密档案的建立、保管、使用和销毁等环节，确保公司机密信息的安全，根据国家相关法律法规以及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家保密法律法规以及行业保密标准，确保保密工作管理档案制度的制定和执行合法合规。2.全面覆盖原则：涵盖公司所有涉及保密信息的业务活动、人员、载体等，实现保密管理的全方位、全过程覆盖。3.分级管理原则：根据信息的敏感程度和重要性，对保密档案进行分级分类管理，采取相应的保密措施。4.动态管理原则：随着公司业务发展、法律法规变化以及技术进步，及时调整和完善保密工作管理档案制度，确保其有效性和适应性。二、保密档案的定义与范围（一）定义保密档案是指公司在经营管理活动中形成的，涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密等，具有保密价值的各种文件、资料、记录、数据、图表、声像等不同形式的载体。（二）范围1.国家秘密：涉及国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。包括但不限于国家重大决策、国防建设和武装力量活动、外交和外事活动中的秘密事项等。2.商业秘密：不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。如公司的产品配方、工艺流程、客户名单、营销策略、财务数据等。3.工作秘密：公司在公务活动中产生的，不属于国家秘密而又不宜对外公开的秘密事项。例如公司内部的管理流程、未公开的会议纪要、人事任免信息等。三、保密档案的分类与分级（一）分类1.文件类：包括公司红头文件、内部规章制度、会议文件、请示报告、合同协议等纸质和电子文件。2.资料类：如技术资料、市场调研报告、产品说明书、宣传资料等。3.记录类：工作记录、财务记录、客户信息记录、设备运行记录等。4.数据类：业务数据、统计数据、数据库等。5.图表类：各类图纸、流程图、统计图表等。6.声像类：照片、录音、录像等。（二）分级根据保密档案的敏感程度和重要性，分为绝密级、机密级、秘密级三级。1.绝密级：最重要的保密档案，泄露后会使公司的安全和利益遭受特别严重的损害。如涉及国家核心技术、重大战略决策等信息。2.机密级：重要的保密档案，泄露后会使公司的安全和利益遭受严重的损害。例如关键技术资料、重要客户信息等。3.秘密级：一般的保密档案，泄露后会使公司的安全和利益遭受一定的损害。如一般性的业务数据、内部管理文件等。四、保密档案的管理职责（一）保密委员会1.负责制定公司保密工作的方针、政策和总体目标，审议保密工作管理档案制度。2.定期召开保密工作会议，研究解决保密工作中的重大问题，监督检查保密工作的执行情况。3.对涉及公司重大利益的保密事项进行决策和协调。（二）保密工作部门1.负责保密工作管理档案制度的具体实施和日常管理工作。2.组织开展保密宣传教育、培训和考核工作，提高员工的保密意识和技能。3.对保密档案进行分类、编号、登记、存储和保管，确保档案的安全和完整。4.负责保密档案的借阅、使用、归还管理，监督检查保密档案的使用情况。5.对涉及保密事项的计算机信息系统、办公自动化设备等进行安全管理和监督检查。6.负责查处公司内的泄密事件，提出处理意见，并及时向上级主管部门报告。（三）各部门负责人1.为本部门保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的保密工作，确保本部门员工遵守保密制度。2.对本部门产生、使用和保管的保密档案进行管理，指定专人负责保密档案的具体工作。3.审核本部门对外提供的信息，确保不涉及公司保密信息。4.配合保密工作部门开展保密检查和泄密事件调查工作。（四）员工个人1.严格遵守公司保密工作管理档案制度，自觉履行保密义务。2.妥善保管自己使用的保密档案，不得擅自复制、传播、泄露公司保密信息。3.在工作中涉及保密信息时，按照规定的程序和要求进行操作，确保信息安全。4.发现保密信息有泄露风险或已经发生泄露事件时，及时向本部门负责人或保密工作部门报告。五、保密档案的建立与归档（一）文件形成部门的职责1.各部门在业务活动中形成的具有保密价值的文件、资料等，应及时进行整理和分类，确定密级。2.按照保密档案的格式和要求，填写文件标题、文号、日期、来源、密级等信息，确保档案内容准确、完整。3.将整理好的保密档案及时移交本部门的保密档案管理人员，并办理交接手续。（二）保密档案管理人员的归档工作1.对接收的保密档案进行再次审核，检查档案的完整性、准确性和密级标注是否正确。2.根据档案的分类和分级标准，对档案进行编号、登记，建立保密档案目录。3.将保密档案按照不同类别和保管期限，分别存放在相应的存储设备或场所，确保档案存储安全有序。（三）特殊载体保密档案的归档1.对于声像类保密档案，应同时保存原始载体和复制件，并注明录制时间、地点、内容摘要、密级等信息。2.电子保密档案应进行备份存储，存储介质应标明档案名称、密级、存储日期等信息，并妥善保管。备份存储地点应与原始存储地点分开，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。六、保密档案的保管（一）保管场所1.设立专门的保密档案室或保密文件柜，用于存放保密档案。保密档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案存储环境安全可靠。2.对于电子保密档案，应存储在安全的服务器或存储设备中，并设置访问权限和加密措施，防止数据泄露。（二）保管期限1.保密档案应根据其重要性和涉及的业务活动情况，确定合理的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.国家法律法规和行业标准有明确规定保管期限的，按照规定执行。对于涉及公司核心业务和重大利益的保密档案，应长期保管。（三）定期盘点1.保密档案管理人员应定期对保密档案进行盘点，检查档案的数量、完整性和存储状态。盘点周期一般为每年一次。2.盘点过程中发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。同时，对盘点结果进行记录，形成盘点报告。七、保密档案的使用（一）使用审批1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅保密档案的，应填写《保密档案使用申请表》，注明使用目的、档案名称、密级、使用期限等信息。2.《保密档案使用申请表》经部门负责人审核签字后，报保密工作部门审批。保密工作部门根据档案的密级和使用情况进行审批，对于涉及绝密级档案的使用申请，需报保密委员会批准。3.经批准后，申请人方可按照规定的程序查阅、借阅保密档案。（二）查阅与借阅规定1.查阅保密档案应在保密工作部门指定的场所进行，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照、录像等。如需摘抄、复制部分内容的，应另行填写申请，经批准后方可进行。2.借阅保密档案一般不得超过规定的期限，如需延期使用，应重新办理申请手续。借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人或带出公司规定的使用范围。3.使用完毕后，借阅人应及时将保密档案归还保密工作部门，并办理归还手续。保密工作部门应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）使用监督1.保密工作部门应对保密档案的使用情况进行监督检查，定期抽查使用记录，确保档案使用符合规定。2.发现有违反保密档案使用规定的行为，应及时制止并进行调查处理。对于造成泄密事故的，依法追究相关人员的责任。八、保密档案的传递与交换（一）内部传递1.公司内部各部门之间传递保密档案时，应通过机要通信或专人传递的方式进行，确保档案传递过程中的安全。2.传递保密档案时，应填写《保密档案传递登记表》，注明档案名称、密级、传递时间、传递部门、接收部门等信息，并由双方交接人员签字确认。（二）对外交换1.公司与外部单位进行保密档案交换时，必须严格遵守国家法律法规和公司的保密规定。涉及国家秘密的档案交换，应按照国家有关保密规定办理审批手续。2.在对外交换保密档案前，应进行必要的风险评估，采取签订保密协议、加密传输等措施，确保档案在交换过程中的安全。同时，应填写《保密档案对外交换申请表》，经公司保密工作部门和相关领导批准后，方可进行交换。九、保密档案的销毁（一）销毁审批1.保密档案达到保管期限或因其他原因需要销毁的，由档案形成部门提出销毁申请，填写《保密档案销毁申请表》，注明档案名称、密级、数量、销毁原因、销毁方式等信息。2.《保密档案销毁申请表》经部门负责人审核签字后，报保密工作部门审批。保密工作部门根据档案的密级和销毁情况进行审核，对于涉及绝密级档案的销毁申请，需报保密委员会批准。（二）销毁方式1.对于纸质保密档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁过程应在保密工作部门指定的场所进行，并由专人负责监督，确保档案彻底销毁。2.对于电子保密档案，应采用数据擦除、格式化等技术手段进行销毁，确保存储介质上的数据无法恢复。销毁后的存储介质应进行物理破坏，防止数据泄露风险。（三）销毁记录1.保密工作部门应对保密档案的销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量、密级等信息，并形成《保密档案销毁记录》。2.《保密档案销毁记录》应保存一定期限，以备查阅和审计。十、保密档案的信息化管理（一）信息系统安全管理1.建立健全保密档案信息化管理系统，设置严格的用户权限管理机制，确保不同人员只能访问其工作所需的保密档案信息。2.对保密档案信息化管理系统进行定期安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止外部网络攻击和数据泄露。3.制定保密档案信息化管理系统的数据备份和恢复计划，定期对数据进行备份，并存储在安全的异地场所。确保在系统出现故障或数据丢失时，能够及时恢复数据。（二）移动存储设备管理1.严格限制移动存储设备在保密档案管理中的使用，确需使用的，应进行登记备案，并采取加密等安全措施。2.对移动存储设备的接入进行管控，防止未经授权的设备接入公司信息系统。定期对移动存储设备进行病毒查杀和安全检查，确保设备安全。（三）电子文件管理1.对电子保密档案进行分类存储和标识，确保文件的可读性和可追溯性。建立电子文件的版本控制机制，防止误操作导致文件丢失或损坏。2.在电子文件的生成、流转、存储过程中，采用电子签名、数字水印等技术手段，确保文件的真实性和完整性。同时，对电子文件的访问和操作进行详细记录，以便审计和追溯。十一、保密培训与教育（一）培训计划1.保密工作部门应制定年度保密培训计划，明确培训对象、培训内容、培训方式和培训时间等。培训计划应根据公司业务发展和员工岗位需求进行调整和完善。2.培训内容应包括国家保密法律法规、公司保密工作管理档案制度、保密意识和技能等方面，确保员工了解保密工作的重要性和相关要求。（二）培训实施1.定期组织开展保密培训活动，培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析、实地演示等多种形式，提高培训效果。2.对新入职员工应进行入职保密培训，使其在入职初期就了解公司的保密制度和要求。对涉及保密工作的关键岗位人员，应进行专门的保密技能培训，确保其具备处理保密工作的能力。（三）培训考核1.建立保密培训考核机制，对参加培训的员工进行考核。考核方式可采用考试、撰写心得体会、实际操作等多种形式，确保考核结果真实反映员工的保密知识和技能水平。2.对考核合格的员工颁发保密培训合格证书，将考核结果纳入员工个人档案。对考核不合格的员工，应进行补考或重新培训，直至考核合格为止。十二、保密监督与检查（一）监督检查机制1.建立定期的保密监督检查制度，保密工作部门应定期对公司各部门的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度执行情况、保密档案管理情况、计算机信息系统安全情况等。2.根据检查结果，填写《保密工作监督检查报告》，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）内部审计1.公司内部审计部门应将保密工作纳入审计范围，定期对公司保密工作管理档案制度的执行情况进行审计，检查保密措施的有效性和合规性。2.审计过程中发现的问题，应及时向公司管理层报告，并提出改进措施和建议。对违反保密制度的行为，依法依规进行处理。（三）员工举报1.鼓励员工对公司内的保密违规行为进行举报，设立举报渠道和奖励机制，保护举报人权益。2.对员工举报的保密违规行为，保密工作部门应及时进行调查核实，对经查实的违规行为，依法依规进行严肃处理，并将处理结果反馈给举报人。十三、保密责任与奖惩（一）保密责任1.公司全体员工应严格履行保密责任，遵守保密工作管理档案制度。因工作失误或故意行为导致公司保密信息泄露的，应依法承担相应的法律责任。2.各部门负责人对本部门的保密工作负总责，如因管理不善导致本部门出现保密问题的，应承担相应的管理责任。（二）奖励1.对在保密工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。2.表现突出的情形包括严格遵守保密制度、及时发现并制止保密违规行为、提出有效保密建议并被公司采纳、