事业单位人员档案制度

PAGE事业单位人员档案制度一、总则（一）目的为了加强事业单位人员档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在人员选拔、任用、考核、培训、奖惩等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位全体在职人员及离退休人员的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映人员的实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：全面收集与人员相关的各类材料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护档案信息安全，防止档案内容泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案的整理、保管和利用，确保档案管理工作规范有序。二、档案内容（一）履历材料包括个人基本信息登记表、履历表、学历学位证书、工作经历证明等，反映人员的成长历程和教育背景。（二）自传材料个人撰写的关于自己经历、思想变化等方面的材料。（三）考核材料年度考核、聘期考核、专项考核等形成的材料，体现人员的工作表现和业绩。（四）培训材料参加各类培训的记录、证书等，反映人员的学习和提升情况。（五）党团材料入党、入团申请书、转正申请书、思想汇报等，体现人员的政治面貌和思想进步。（六）奖惩材料获得的各级各类奖励证书、处分决定等，记录人员的奖惩情况。（七）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批材料等，反映人员的工作待遇和重要工作变动。（八）其他可供组织参考的材料如体检报告、专业技术资格证书、科研成果证明等。三、档案收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责及时收集本部门人员产生的各类档案材料，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门应主动与相关部门沟通协调，确保重要材料及时归档。3.对于新入职人员，应在入职一个月内将其档案材料收集齐全。（二）整理1.档案管理部门按照档案内容分类标准，对收集到的材料进行分类整理。2.每份材料应进行编号、编目，填写目录清单，确保材料排列有序，便于查找。3.对破损、褪色的材料进行修复或复制，保持档案的完整性。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家标准要求。（二）档案存放1.按照人员类别、档案类别进行分类存放，建立档案存放索引，便于快速查找。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，确保数据安全。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括重要的人事任免、重大奖惩等材料；长期保管的档案一般为10年以上，包括较为重要的考核、培训等材料；短期保管的档案为10年以下，如一般性的履历、工资变动等材料。3.档案保管期限届满后，按照规定进行鉴定和销毁。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅档案的，须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应指定专人负责陪同查阅，查阅人员只能在指定地点查阅，不得擅自将档案带出或转借他人。3.查阅档案时，应保持档案整洁，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和单位分管领导签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容，确保档案安全。六、档案转递（一）转出1.人员因工作调动、辞职、退休等原因需要转出档案的，档案管理部门应按照规定办理档案转递手续。2.填写《档案转递通知单》，密封档案，并在封口处加盖单位公章。3.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递至接收单位。（二）转入1.接收档案时，档案管理部门应认真核对档案材料是否齐全、完整，档案转递通知单与档案内容是否一致。2.对符合要求的档案进行登记入库，对不符合要求的档案及时与转出单位沟通处理。七、档案信息化管理（一）建立档案信息系统利用现代信息技术，建立事业单位人员档案信息系统，实现档案的电子化管理和信息共享。（二）数据录入与维护1.安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入数据准确无误。2.定期对档案信息进行更新和维护，保证系统数据与实际档案内容一致。（三）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期进行数据备份，制定数据恢复预案，确保数据安全可靠。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对保管期限届满或失去保存价值的档案进行鉴定。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和单位纪检监察人员组成。3.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，形成鉴定报告。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，报单位分管领导审批后，按照规定程序进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。3.销毁记录应长期保存，以备查考。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.单位纪检监察部门应加强对档案管理工作的监督检查，对违规行为严肃处理。