灯具厂销售部货款催收管理制度

灯具厂销售部货款催收管理制度灯具厂销售部货款催收管理制度

第一章总则

1.制定目的

本制度旨在规范灯具厂销售部货款催收工作，确保及时回笼资金，降低坏账风险，提高公司整体运营效率。通过明确催收流程、责任分工和奖惩措施，增强销售团队和相关部门的协作，维护公司财务健康。

2.适用范围

本制度适用于灯具厂销售部全体员工，包括销售代表、客户经理、财务部门以及涉及货款催收的相关人员。所有销售合同中的货款回收活动均需遵循本制度执行。

3.基本概念说明

-逾期账款：指客户未按照合同约定时间支付货款的款项，超过约定付款日后即视为逾期。

-催收流程：从首次提醒到最终法律手段的整个追款过程，包括电话沟通、邮件催促、上门拜访等环节。

-坏账：指经过多次催收仍无法收回的款项，经公司审批后可作坏账处理。

第二章催收责任划分

1.销售部门职责

-销售代表负责在合同签订时明确付款条款，并在发货前确认客户支付能力。

-客户经理负责日常催收工作，首次逾期后48小时内联系客户，了解延迟原因并协商解决方案。

2.财务部门职责

-财务部负责记录逾期账款情况，每月汇总形成报表，并提供催收所需数据支持。

-财务人员协助销售部门与客户协商付款计划，但无权直接催收。

3.跨部门协作要求

-如客户逾期超过30天，销售部需联合财务部制定催收方案，必要时请求管理层介入。

-法务部门参与严重逾期账款的谈判，但需以维护公司利益为首要原则。

第三章催收流程与措施

1.逾期初期处理

-首次逾期（1-15天）：客户经理通过电话或邮件发送付款提醒，附上账单明细和逾期后果说明。

-例子：客户A未按合同支付货款，客户经理发送邮件：“您好，贵司订单号12345已逾期10天，请尽快安排付款，否则将影响后续交货。”

2.中期催收升级

-逾期15-30天：增加拜访频率，了解客户实际困难，尝试分期付款或延期协议。

-例子：客户B因资金周转问题延迟付款，销售代表与其财务负责人面谈，达成“分3期支付，每月递减10%”的协议，并签订补充合同。

3.严重逾期应对

-逾期超过60天：启动法律程序前，由法务部出具催款函，明确诉讼时效和赔偿要求。

-例子：客户C长期拖欠货款，公司发送正式催款函：“如贵司在收到本函后30日内仍未付款，我司将保留通过法律途径追讨的权利。”

4.坏账处理机制

-逾期90天仍未支付，经财务部评估确认无法收回后，提交管理层审批转为坏账。

-坏账形成后，原催收责任人需提交书面分析报告，总结失败原因以改进工作。

5.客户信用管理

-所有逾期客户信息录入公司信用档案，未来合作需严格审查其支付能力。

-例子：客户D曾因多次逾期被列入黑名单，新订单需额外担保或预付款50%才予受理。

第四章催收记录与报告

1.催收日志填写

-每次催收需在CRM系统中记录时间、方式、客户反馈及下一步计划，确保全程可追溯。

-例子：客户E逾期20天，客户经理于2023年5月10日电话沟通，客户表示下周可支付，记录备注“跟进至5月17日”。

2.月度催收报告

-每月最后一天，销售部汇总逾期账款清单，分析逾期原因并提交财务部审核。

-报告需包含客户名称、逾期金额、催收进度及预计回收时间。

3.催收效果评估

-每季度末，管理层根据催收成功率（如实际收回金额/逾期总额）评估团队绩效，并调整策略。

-例子：2023年Q2催收成功率达70%，较Q1提升5%，管理层决定增加对困难客户的资金支持。

第五章操作流程说明

1.催收步骤详解

-步骤一：合同签订时确认付款方式，如银行转账、承兑汇票等，并记录客户联系方式。

-步骤二：逾期1-15天，发送付款提醒邮件，附上发票号和截止日期。

-步骤三：逾期15-30天，电话沟通并录音，若客户提出合理理由（如产品质量问题），需联系生产部门核实。

-步骤四：逾期30-60天，联合财务部制定还款计划，必要时邀请客户高层参与谈判。

2.所需表格与办理部门

-催收日志表：销售部自行填写并每周提交财务部。

-分期付款协议：需客户签字盖章后交法务部备案。

-坏账申请表：销售部填写，经财务总监和总经理双签字批准。

3.特殊情况处理

-客户破产：立即暂停催收并通知法务部评估资产处置方案。

-政策性逾期：如遇国家政策调整导致客户无法付款，需保留相关文件以申请政府补贴。

第六章监督检查

1.检查主体

-财务总监每月抽查催收记录，重点核对逾期天数和催收次数。

-管理层每季度听取销售部汇报，随机抽取客户核实催收效果。

2.检查频率与内容

-财务部门每周核对CRM系统数据与实际回款情况。

-法务部每年联合审计部门检查重大逾期案件的合规性。

3.问题整改要求

-发现催收不力问题，责任部门需在3个工作日内提交改进方案。

-例子：某客户经理因未及时记录催收日志被通报，后续需接受额外培训并佩戴催收日志检查表。

第七章奖惩办法

1.奖励措施

-按时回款率超95%的销售团队，年终奖金提升10%。

-成功追回坏账50%以上的个人，额外发放绩效奖金，金额为追回金额的5%。

-例子：客户F逾期80万元账款被追回70%，催收员获得4万元奖金。

2.处罚措施

-因个人疏忽导致坏账，扣除当月工资的20%。

-逾期超过90天未上报，直接降级并取消年度评优资格。

-例子：客户G因催收员未及时跟进导致诉讼失败，该员工被记过一次并调离销售岗位。

3.特殊情况处理

-客户突发意外导致逾期，经核实后可酌情减免处罚。

-多部门协作完成的催收任务，奖金按贡献比例分配。

第八章附则

1.解释权归属

本制度由公司销售部负责解释