中国特色档案制度

PAGE中国特色档案制度一、总则（一）目的本档案制度旨在规范公司/组织的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性和完整性，不得篡改、伪造档案。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，对档案进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密法律法规，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，明确岗位职责，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集、整理公司/组织各部门在工作活动中形成的各类档案，按照档案管理制度的要求进行分类、编号、编目等工作，确保档案的齐全完整和有序排列。2.档案保管与保护妥善保管档案实体，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。建立档案保管账目，定期对档案进行清查核对，确保账物相符。3.档案利用与服务负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定为公司/组织内部各部门及员工提供档案利用服务。对档案利用情况进行记录和统计，及时反馈档案利用效果。4.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案信息数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。负责档案管理系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。5.档案鉴定与销毁按照档案鉴定标准和程序，对到期或失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。对销毁档案进行详细记录，确保档案销毁过程的合规性。6.档案业务指导对公司/组织内各部门的档案工作进行业务指导，协助各部门做好档案的收集、整理、保管等工作，提高公司/组织整体档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括公司/组织在行政管理、业务管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、会议纪要、合同协议等。2.科技档案涵盖公司/组织在科研、生产、技术改造等活动中形成的技术文件、图纸、实验报告、产品资料等。3.财务档案包含公司/组织的会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等财务核算和财务管理过程中产生的文件材料。4.人事档案涉及员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资待遇等方面的文件材料。5.业务档案根据公司/组织的业务特点和工作流程，分类整理各业务部门在工作中形成的档案，如市场营销档案、客户服务档案、项目管理档案等。6.声像档案包括公司/组织在各类活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.电子档案指以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等，如办公自动化系统产生的电子文档、业务系统中的数据文件等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用层次编码法进行编制。例如：1.文书档案编号：年度+保管期限+流水号年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。流水号：按档案形成的先后顺序依次编排，用三位数字表示，不足三位的前面补“0”。2.科技档案编号：项目代号+分类号+顺序号项目代号：根据公司/组织的项目管理规定，对不同项目赋予唯一的代号。分类号：按照科技档案的分类标准，对档案进行二级分类编号，如“J”表示基建档案，“K”表示设备档案等。顺序号：在同一分类下，按档案形成的先后顺序编排，用三位数字表示。3.财务档案编号：年度+类别+顺序号年度：同文书档案编号中的年度表示方法。类别：根据财务档案的种类，分为会计凭证（“PZ”）、账簿（“ZB”）、报表（“BB”）等，用两位字母表示。顺序号：按档案形成的先后顺序编排，用三位数字表示。4.人事档案编号：员工工号直接采用公司/组织为员工编制的唯一工号作为人事档案编号。5.业务档案编号：业务类别+年度+顺序号业务类别：根据公司/组织的业务部门和业务类型，进行分类编号，如“SY01”表示市场营销业务档案，“SY02”表示客户服务业务档案等。年度：同文书档案编号中的年度表示方法。顺序号：在同一业务类别和年度下，按档案形成的先后顺序编排，用三位数字表示。6.声像档案编号：年度+类别+顺序号年度：同文书档案编号中的年度表示方法。类别：根据声像档案的形式，分为照片（“ZP”）、录音（“LY”）、录像（“LX”）等，用两位字母表示。顺序号：按档案形成的先后顺序编排，用三位数字表示。7.电子档案编号：同相应纸质档案编号电子档案在编号上与对应的纸质档案保持一致，以便于相互对照和管理。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围明确各部门应收集的档案种类和内容，确保涵盖公司/组织工作活动的各个方面。例如，文书档案应收集各类红头文件、签报、函件等；科技档案应收集项目立项文件、设计图纸、技术总结等。2.收集时间规定档案形成部门应在文件材料办理完毕后的一定期限内，将档案移交至档案管理部门。一般情况下，文书档案应在次年上半年完成移交，科技档案应在项目结束后三个月内移交。3.收集方式档案管理部门可通过定期催交、上门收集、电子文件在线接收等方式，确保档案的及时收集。各部门应指定专人负责档案的整理和移交工作，按照档案管理部门的要求填写档案移交清单。（二）档案整理1.整理原则遵循档案形成的自然规律和内在联系，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.整理方法文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类排序，并根据档案编号规则进行编号、编目。编目内容包括案卷封面、卷内文件目录、备考表等。科技档案整理：根据项目的进展情况，对科技文件材料进行分类组卷，如按项目阶段、专业类别等进行分类。卷内文件应按照重要程度和时间顺序排列，编制卷内目录和备考表。财务档案整理：会计凭证应按照月份和凭证号顺序装订成册，每册厚度应适中，便于翻阅。账簿应按照会计科目顺序排列，每年打印装订成册。报表应按照年度和报表种类整理归档。人事档案整理：按照人事档案管理的相关规定，对员工档案进行分类整理，包括履历材料、考核材料、奖惩材料、工资材料等。档案应保持整洁、完整，不得随意涂改或抽取材料。业务档案整理：根据业务流程和档案分类标准，对业务档案进行分类整理。例如，市场营销业务档案可分为市场调研、客户开发、营销活动等类别，分别进行组卷和编目。声像档案整理：照片应按照拍摄时间、地点、内容等进行分类整理，注明拍摄日期、人物、事件等信息。录音、录像资料应标注录制时间、地点、主题等，并进行文字说明。声像档案应刻录成光盘或存储在电子存储设备中，并建立相应的索引目录。电子档案整理：对电子文件进行分类存储，按照文件的类别和编号规则命名文件，建立电子文件目录和索引数据库。定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和完整性。五、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.档案库房建设档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房应远离火源、水源，保持通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具配备根据档案的种类和数量，配备合适的档案装具，如档案柜、档案架、光盘存储柜等。档案装具应符合档案保管的要求，具有防火、防潮、防虫等功能。（二）档案保管措施1.档案上架排列按照档案的编号顺序，将档案上架排列，便于查找和管理。不同种类、不同保管期限的档案应分开存放，避免混淆。2.档案定期清查档案管理部门应定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。3.档案安全防护加强档案库房的安全管理，安装防火、防盗、报警等设备，配备必要的消防器材。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。对电子档案应采取加密存储、访问控制、定期备份等安全措施，防止电子档案信息泄露和丢失。六、档案的利用与服务（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅相关档案。查阅、借阅档案应严格遵守档案利用制度，不得将档案用于非工作目的。（二）利用手续1.查阅申请查阅档案时，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，并经所在部门负责人签字批准。2.借阅申请借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、借阅期限等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。3.查阅、借阅登记档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核后，办理查阅、借阅登记手续，记录查阅、借阅人的姓名、部门、查阅/借阅档案的名称和编号、查阅/借阅时间等信息。（三）利用方式1.现场查阅查阅人可在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，档案管理人员应提供必要的协助和指导，确保查阅工作的顺利进行。查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅借阅人凭批准的《档案借阅申请表》到档案管理部门领取档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。（四）利用监督档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查，定期对档案利用记录进行统计分析，了解档案利用的频率和效果。如发现违反档案利用制度的行为，应及时制止并按照规定进行处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责制定档案鉴定标准和程序，对档案进行定期鉴定。（三）鉴定标准1.文书档案鉴定标准反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，应列为永久保管。反映公司/组织一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，可列为长期保管。只在较短时间内有查考利用价值的文件材料，可列为短期保管。2.科技档案鉴定标准对公司/组织的科研、生产、建设等具有重要历史价值和现实意义的科技文件材料，应永久保管。对公司/组织的某项业务活动有一定参考价值，但保管期限不宜过长的科技文件材料，可列为长期保管。对公司/组织的一般性业务活动，保存一定时间后即可失去作用的科技文件材料，可列为短期保管。3.财务档案鉴定标准涉及公司/组织重大财务决策、财务审计等重要文件材料，应永久保管。会计凭证、账簿等财务核算资料，一般保管期限为[X]年，期满后可根据实际情况确定是否继续保管。财务报表等其他财务文件材料，根据其重要程度和保存价值确定保管期限。4.人事档案鉴定标准员工的履历、考核、奖惩等重要文件材料，应永久保管在人事档案中。一些时效性较强的人事文件材料，如培训记录、工资变动通知等，可根据实际情况确定保管期限。（四）鉴定程序1.初步审查档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步整理和清查，填写《档案鉴定登记表》，注明档案的名称、编号、形成时间、保管期限等基本信息。2.小组审议鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，对档案的保存价值进行评估，提出鉴定意见。对于存在争议的档案，应进行充分讨论，必要时可征求相关部门或专家的意见。3.结果审批鉴定小组将鉴定结果报公司/组织主管领导审批，经批准后的鉴定结果作为档案销毁或继续保管的依据。（五）销毁程序1.编制销毁清单根据批准的鉴定结果，档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.销毁实施档案管理部门组织专人对拟销毁的档案进行销毁，销毁方式可采用