小学综合档案室管理制度

PAGE小学综合档案室管理制度一、总则（一）目的为加强小学综合档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的法规、规章，结合本校实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校综合档案室的档案管理工作，包括学校各部门在教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校综合档案室对全校档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.维护档案的真实性和安全性原则：严格遵守档案管理的法律法规，采取有效措施保护档案，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是学校档案管理的职能部门，负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案室工作人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的质量。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、变质和丢失。4.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定，及时剔除失去保存价值的档案，并做好销毁登记工作。5.建立健全档案检索体系，编制各种检索工具，为档案利用提供便利条件。6.积极开展档案利用工作，热情接待档案查阅人员，按照规定提供档案资料，做好利用登记工作。7.负责档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表。8.参与学校档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储和维护等工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.定期向学校综合档案室移交本部门的档案，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各种文件、会议记录、工作计划、总结、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政管理类：学校行政工作的各种文件、会议纪要、工作计划、总结、规章制度、人事档案、财务档案等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、教学质量评估材料等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、毕业生档案等。5.科研管理类：科研项目申报书、研究成果、学术论文等。6.后勤管理类：校园建设规划、房产档案、物资设备档案、维修档案等。7.声像档案类：学校重大活动的照片、录像、录音等。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理归档，不得积压。3.归档的文件材料应齐全、完整、真实，字迹清楚，签署完备，载体及书写材料符合耐久性要求。（三）归档程序1.各部门兼职档案员按照档案分类方案，对本部门的文件材料进行分类整理，组成保管单位（卷、册、盒等）。2.填写卷内文件目录、备考表等，装订成册，并在封面填写案卷标题、年度、保管期限等项目。3.编制案卷目录，一式两份，一份本部门留存，一份交学校综合档案室。4.各部门兼职档案员定期将整理好的档案移交学校综合档案室，并办理交接手续。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。即先按年度分开，再按校内各部门机构分类，最后按保管期限划分。2.保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。（三）整理步骤1.区分全宗：以学校为一个全宗，将学校各部门形成的档案统一管理。2.分类：按照分类方法，对档案进行分类。3.组卷：将属于同一类别的文件材料按照一定的原则和方法组成案卷。4.编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制案卷目录。5.装订：对破损的文件材料进行修补，去除金属物，采用线绳三孔左侧装订或缝纫机轧边装订。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专用的档案库房，库房应坚固、安全，具有防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整齐、清洁。3.库房应安装温湿度调节设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案分类方案，将档案排列上架，做到存放有序，便于查找。2.不同保管期限、不同门类的档案应分开存放。3.声像档案应单独存放，并做好防磁、防潮等保护措施。（三）档案保管期限的划分1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，列为短期保管。（四）档案的定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每年检查一次，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况。2.检查中发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。（五）档案的修复与复制1.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。2.修复档案应采用适宜的方法和材料，确保档案的原貌和质量。3.复制档案应注明复制日期、复制单位等信息，并与原件一同保管。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和学校实际情况，从档案的真实性、完整性、系统性和利用价值等方面进行综合鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、综合档案室负责人及有关部门的专业人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的主题、来源、时间、形式等因素，分析其对学校工作的重要性和利用价值。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对已到保管期限的档案进行鉴定。2.档案管理人员根据鉴定小组的意见，提出档案存毁意见，并填写档案鉴定表。3.经学校分管领导批准后，对失去保存价值的档案进行销毁。（五）销毁登记1.销毁档案时，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册一式两份，一份留存综合档案室，一份报学校领导备案。3.销毁档案应在指定地点进行，由两人以上监销，并确保档案彻底销毁。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、鉴定、销毁等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。3.档案的利用情况，如查阅人次、调卷数量等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案管理的各项数据进行及时、准确记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成档案统计报表。（三）统计报表的报送档案统计报表应按时报送学校领导和上级档案管理部门。八、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本校有关的档案。3.个人因特殊原因查阅本人或亲属的档案。（二）利用手续1.校内各部门查阅档案，须填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，须持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经学校分管领导批准后，方可查阅。3.个人查阅本人或亲属的档案，须持有效身份证件，填写档案查阅申请表，经综合档案室负责人批准后，方可查阅。（三）利用方式1.查阅档案一般应在综合档案室进行，如需借出，须经综合档案室负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。2.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，不得擅自将档案带出档案室。（四）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细记录。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查考。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和服务水平。（二）档案信息录入1.对已整理好的档案进行信息录入，建立档案数据库。2.档案信息录入应准确、完整，确保与纸质档案一致。（三）档案信息检索1.建立档案信息检索系统，提供多种检索方式，方便用户查找档案。