学校档案室档案销毁制度

PAGE学校档案室档案销毁制度一、总则（一）目的为加强学校档案室档案管理，确保档案信息的安全性和完整性，规范档案销毁工作流程，依据国家相关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校档案室各类档案的销毁管理工作，包括但不限于教学档案、行政档案、学生档案等。（三）基本原则1.合法性原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规，确保销毁行为合法合规。2.真实性原则：所销毁档案必须是真实、准确、无保存价值的，严禁擅自销毁有重要价值的档案。3.程序性原则：档案销毁应按照规定的程序进行，确保销毁过程可追溯、可监督。4.保密性原则：在档案销毁过程中，要严格保护档案信息的安全，防止信息泄露。二、档案鉴定（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门负责人等。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行全面审查和评估。（二）鉴定标准1.时效性：超过规定保管期限且确无继续保存价值的档案。2.重要性：已完成历史使命、对学校工作和发展不再具有参考作用的档案。3.完整性：档案内容不完整、无法反映历史全貌且无补充价值的档案。4.准确性：重复、错误或虚假的档案信息。（三）鉴定流程1.定期清查：档案管理人员每年定期对库存档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.初步筛选：根据鉴定标准，对清查出来的档案进行初步筛选，剔除明显有保存价值的档案。3.详细审查：鉴定工作小组对初步筛选后的档案进行详细审查，查阅档案内容，综合考虑学校实际情况，确定档案是否具有保存价值。4.形成鉴定意见：鉴定工作小组根据审查结果，形成档案鉴定意见书，明确哪些档案可以销毁，哪些档案需要继续保存。三、销毁审批（一）审批流程1.申请：档案管理人员根据鉴定意见，填写档案销毁申请表，详细说明拟销毁档案的名称、数量、所属年度、保管期限等信息，并附上鉴定意见书。2.审核：申请表提交至档案室负责人审核，档案室负责人对申请内容进行核实，确保申请信息准确无误。3.审批：经档案室负责人审核通过后，申请表提交至学校分管领导审批。学校分管领导根据学校整体档案管理情况和工作需要，对档案销毁申请进行最终审批。（二）审批权限1.保管期限在[X]年以下的一般性档案，由档案室负责人审核，学校分管领导审批。2.保管期限在[X]年以上的重要档案，除经档案室负责人审核、学校分管领导审批外，还需报学校校长办公会备案。四、销毁实施（一）销毁方式1.焚烧：对于纸质档案，可采用焚烧方式进行销毁。焚烧应在符合环保要求的指定地点进行，确保焚烧彻底，防止残留信息泄露。2.粉碎：对于电子档案，可采用粉碎存储介质的方式进行销毁。粉碎后的存储介质应确保无法恢复数据。3.数据清除：对于存储在服务器或其他电子设备中的档案数据，可采用专业的数据清除软件进行清除，确保数据无法恢复。（二）销毁程序1.准备工作：根据审批通过的档案销毁申请表，准备好待销毁的档案。对于纸质档案，应进行整理、打包；对于电子档案，应备份相关数据，并确保存储介质可正常销毁。2.现场监督：销毁工作应在档案室负责人或指定人员的现场监督下进行。监督人员应全程记录销毁过程，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.销毁操作：按照预定的销毁方式进行操作，确保档案彻底销毁。对于焚烧销毁，应确保火焰温度足够高，燃烧时间足够长；对于粉碎销毁，应检查粉碎后的存储介质是否符合要求；对于数据清除，应使用专业软件进行多次清除，并进行数据恢复测试，确保数据无法恢复。4.销毁记录：销毁工作完成后，监督人员应填写档案销毁记录单，详细记录销毁档案的名称、数量、销毁方式、销毁时间、参与人员等信息。销毁记录单应与档案销毁申请表、鉴定意见书等相关资料一起归档保存。五、监督检查（一）内部监督1.学校档案室应定期对档案销毁工作进行自查，检查销毁程序是否合规、销毁记录是否完整、档案信息是否安全等。2.学校审计部门应定期对档案销毁工作进行审计，检查销毁工作是否符合学校财务制度和相关法律法规要求。（二）外部监督1.学校应主动接受上级教育主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.对于涉及国家机密、重要敏感信息的档案销毁工作，应按照国家保密法律法规的要求，接受保密部门的监督检查。六、责任追究（一）违规责任界定1.因违反本制度规定，擅自销毁档案或未按规定程序进行档案销毁的，由档案管理人员承担直接责任。2.因审核把关不严，导致不符合销毁条件的档案被销毁的，由审核人员承担主要责任。3.因领导决策失误，造成重大档案信息泄露或重要档案被不当销毁的，由相关领导承担领导责任。（二）责任追究措施1.对于违反本制度规定的个人，学校将视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、撤职等处分。2.因违规行为给学校造成经济损失或不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、附则（一）解释权本制