如何编制档案三合一制度

PAGE如何编制档案三合一制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.便于利用原则档案管理应充分考虑档案的利用需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便员工查阅和利用档案。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规范。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对公司档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化和网络化。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向公司档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，接受公司档案管理部门的业务指导。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的真实、完整和安全。（三）兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、装订和保管工作。2.按照公司档案分类方案，对本部门档案进行分类编号，并编制档案目录。3.定期对本部门档案进行清查和核对，发现问题及时向部门负责人和公司档案管理部门报告。4.协助公司档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案主要包括公司在行政管理、党群工作等活动中形成的各种文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议记录等。2.科技档案包括公司在科研、生产、工程建设等活动中形成的技术文件、图纸、实验报告、项目资料等。3.会计档案指公司在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.人事档案涵盖公司员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资、社保等方面的材料。5.业务档案根据公司业务特点，分为市场营销档案、客户服务档案、项目管理档案等，记录公司业务活动的相关资料。（二）编号规则1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.“年度”采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。3.“类别”按照上述档案分类的顺序，分别用一位大写字母表示，如“W”表示文书档案，“K”表示科技档案，“J”表示会计档案，“R”表示人事档案，“Y”表示业务档案。4.“流水号”为每类档案的顺序编号，用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年形成的第12份文书档案编号为“2023W0012”。四、档案收集与整理（一）收集范围1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。2.重点收集涉及公司重大决策、重要业务活动、关键技术研发、财务收支、人事任免等方面的文件材料。3.对于外来文件，如上级机关文件、合作单位文件等，由相关部门负责收集，并及时移交公司档案管理部门。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集和整理，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，如有破损或褪色等情况，应进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集和保存，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件材料的不同价值，将具有保存价值的文件材料进行整理归档，剔除无保存价值的文件材料。3.便于档案的保管和利用，按照档案分类方案进行分类整理。（四）整理方法1.文书档案整理按照文件的形成时间顺序进行排列，同一事由的文件材料集中在一起。对每份文件进行编号，并编制文件目录，目录应包括文件编号、文号、标题、日期、责任者等内容。将文件材料装订成册，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字，并在文件首页加盖档案章。2.科技档案整理按照项目或专业进行分类，同一项目或专业的文件材料集中在一起。对图纸类文件，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖档号章；对文字材料，应进行编号、编目，并装订成册。编制科技档案目录，目录应包括项目名称、文件编号、文件名称、日期、责任者等内容。3.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别进行整理。会计凭证应按月装订成册，每册厚度应适中，并在封面上注明年度、月份、册数、起止日期、凭证号数等内容。会计账簿应按照账簿种类分别整理，每本账簿应加具封面，并在封面上注明账簿名称及启用、截止日期等内容。财务报告应按照年度和类别进行整理，装订成册，并在封面上注明年度、报告名称等内容。编制会计档案目录，目录应包括档案类别、年度、月份、保管期限等内容。4.人事档案整理按照档案材料的类别进行分类整理，如履历材料、考核材料、任免材料、奖惩材料等。对每份档案材料进行编号，并编制人事档案目录，目录应包括材料编号、材料名称、日期、责任者等内容。将档案材料装入档案盒，并在档案盒封面注明员工姓名、档案编号等内容。5.业务档案整理根据不同业务类型，制定相应的整理方法，如市场营销档案可按照客户名称、项目名称等进行分类整理；客户服务档案可按照客户投诉、咨询等类别进行整理。对每份业务档案进行编号，并编制业务档案目录，目录应包括档案编号、业务内容、日期、责任者等内容。将业务档案材料装订成册或装入档案盒，并在封面注明相应信息。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒或档案柜进行保管；对于电子档案，应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份，并存储在专门的电子档案存储设备中。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，确保档案的可追溯性。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.科技档案的保管期限根据项目的重要性和使用寿命确定，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.会计档案的保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行，一般分为永久、定期两类，定期保管期限分为10年和30年。4.人事档案的保管期限为员工在职期间及离职后一定期限，具体按照国家有关规定执行。5.业务档案的保管期限根据业务性质和实际需要确定，一般不少于业务活动结束后的一定年限。（四）档案鉴定与销毁1.公司档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员共同进行。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细列出档案的编号、名称、日期、保管期限等内容，并经公司分管领导批准。3.档案销毁应指定专人负责，在监销人的监督下进行，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.对于涉及重要机密或敏感信息的档案，应按照国家有关保密规定进行处理，并留存相关记录。六、档案利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，须经公司分管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅员工可直接到公司档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的编号、名称、借阅期限等内容，经部门负责人签字同意后，报公司档案管理部门审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理部门应向借阅人发放档案借阅证，并要求借阅人妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或擅自销毁档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅日期、档案编号、名称、利用目的等信息。利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平，为公司各项工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库。3.在数字化加工过程中，应严格遵守档案管理的相关规定，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。（三）信息系统功能1.档案录入与存储实现档案信息的在线录入和存储，支持多种格式的电子文件上传，确保档案数据的准确、完整。2.检索查询提供灵活多样的检索方式，如按档案编号查询、按关键词查询、按时间范围查询等，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，提高借阅管理的效率和透明度。4.权限管理设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相应的档案信息，保障档案信息的安全。5.统计分析对档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与备份1.