立函询档案管理制度

PAGE立函询档案管理制度一、总则（一）目的为了规范立函询档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及立函询工作形成的档案管理，包括但不限于函询的发起、回复、审核等环节产生的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映立函询工作的全过程。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司/组织的利益。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便相关人员查阅和使用档案。二、立函询档案的定义与分类（一）定义立函询档案是指公司/组织在开展立函询工作过程中形成的，具有保存价值的各种形式的文件、资料、记录等。（二）分类1.函询发起类：包括函询的申请文件、函询对象的确定依据、函询内容的拟定等相关材料。2.函件往来类：函询发出的函件、对方的回复函件、双方之间的沟通记录等。3.审核审批类：函询过程中的审核意见、审批文件、会议纪要等。4.结果处理类：根据函询结果做出的处理决定、执行情况记录、后续跟踪材料等。5.其他相关类：与立函询工作相关的其他辅助材料，如背景资料、调查线索等。三、立函询档案的形成与收集（一）形成要求1.立函询工作各环节的工作人员应及时、准确地记录工作过程，形成相应的文件和资料。2.记录内容应清晰、完整，能够反映工作的全貌和关键信息，包括时间、地点、人物、事件经过、结果等。3.文件和资料应使用规范的格式和字体，确保字迹清晰、页面整洁。（二）收集流程1.函询发起部门在函询工作启动后，指定专人负责收集本部门产生的相关文件和资料，并进行初步整理。2.函件往来过程中，涉及的各部门应及时将收到的函件及回复文件移交至档案管理人员，同时提供相关的沟通记录。3.审核审批环节结束后，审核审批部门应将审核审批文件及相关记录交至档案管理人员。4.结果处理完成后，负责结果处理的部门应将处理决定、执行情况等材料收集整理后移交档案管理人员。5.档案管理人员定期对各部门移交的档案材料进行检查和核对，确保收集齐全、完整。四、立函询档案的整理与归档管理（一）整理要求1.档案管理人员按照档案分类标准对立函询档案进行分类整理，确保同一类别的档案集中存放。2.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.按照档案形成的时间顺序或重要程度进行排列，确保档案的逻辑性和连贯性。（二）归档管理1.整理后的立函询档案应及时归档，建立档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息。2.档案应存放在专门的档案柜或档案库房中，确保存放环境安全、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。4.建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅目的、归还时间等。五、立函询档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅立函询档案的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围等内容，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理人员处查阅。2.涉及公司/组织机密或敏感信息的立函询档案，查阅申请人需经公司/组织高层领导审批同意后方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅立函询档案的，应按照国家法律法规和公司/组织相关规定办理审批手续，经公司/组织授权后方可查阅。（二）查阅流程与要求1.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案材料，并对查阅过程进行监督。2.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案存放场所。3.查阅人员不得在档案材料上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案内容。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。(三)利用管理1.立函询档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与工作无关的目的。2.对于利用立函询档案形成的研究报告、工作总结等成果，应注明档案来源，并按照公司/组织相关规定进行管理。3.鼓励公司/组织内部人员积极利用立函询档案开展工作研究和经验总结，提高工作效率和质量。六、立函询档案的保管期限与鉴定销毁（一）保管期限1.立函询档案的保管期限根据档案的重要程度、性质和作用等因素确定，分为短期、中期和长期。2.短期保管期限一般为[X]年，适用于一般性的函询文件和资料，对公司/组织的当前工作有一定参考价值，但重要性相对较低。3.中期保管期限一般为[X]年，适用于涉及公司/组织重要业务、关键决策等方面的函询档案，对公司/组织的发展具有一定的历史参考意义。4.长期保管期限一般为[X]年以上，适用于具有重大历史价值、法律意义或对公司/组织未来发展具有重要影响的立函询档案。（二）鉴定1.定期对立函询档案进行鉴定，由档案管理人员会同相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的保管价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的保管期限标准，结合公司/组织的实际情况，对档案进行逐一审查，确定档案是否仍具有保存价值。3.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，并填写档案鉴定销毁审批表。（三）销毁1.档案鉴定销毁审批表经公司/组织领导审批同意后，档案管理人员按照规定的程序对拟销毁的档案进行销毁处理。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由销毁人员和监销人员签字确认。4.销毁记录应与档案鉴定销毁审批表一同归档保存，以备查阅。七、立函询档案的安全与保密管理（一）安全管理1.加强档案存放场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施设备，确保档案的安全。2.定期对档案存放场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力，确保在发生安全事故时能够及时采取有效的措施保护档案。（二）保密管理1.立函询档案涉及公司/组织的敏感信息和机密内容，档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。2.对档案管理人员进行保密教育，签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.限制档案的查阅范围，对涉及机密的档案应采取加密存储、专人保管等措施，防止无关人员接触。4.在档案的传递、使用过程中，应采取必要的保密措施，如密封包装、加