哔哩哔哩档案管理制度

PAGE哔哩哔哩档案管理制度一、总则（一）目的为加强哔哩哔哩档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于哔哩哔哩公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得擅自篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理公司在经营管理、业务活动等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织实施公司的档案管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度、工作流程和标准规范。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立和维护档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.组织开展档案的鉴定、销毁工作。5.提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。6.指导、监督各部门的档案管理工作。（二）各部门档案管理员各部门指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并配合档案管理部门做好相关档案管理工作。其主要职责包括：1.负责本部门各类文件材料的收集、整理，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等工作，及时提供相关档案资料。4.对本部门档案的利用情况进行记录和反馈。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，印章管理文件等。2.业务运营类：涵盖公司业务规划、市场调研、产品研发、项目管理、销售与营销、客户服务等方面的文件。3.财务审计类：包含财务预算、决算、会计凭证、财务报表、审计报告、税务文件等。室等。5.信息技术类：涉及公司信息化建设规划、系统开发文档、网络安全管理文件、数据备份与恢复记录等。6.法务合规类：包括合同管理文件、知识产权文件、诉讼与仲裁文件、合规审查记录等。7.其他类：上述类别未涵盖的其他重要文件。（二）档案编号档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限流水号”的结构。1.全宗号：由公司统一设定，用于标识公司档案全宗。2.分类号：根据档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码。3.年度：档案形成的公元纪年，采用四位数字表示，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，为每一份档案编制的唯一顺序号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等文件。3.公司员工在工作过程中形成的重要工作记录、报告、总结等。4.公司获得的荣誉证书、奖项、资质证明等文件。5.其他与公司业务相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件材料，应在形成后及时收集，避免遗漏或丢失。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间历史的有机联系。2.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类，同一类别的文件应集中整理。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件题名、日期、责任者、文号、页数等信息。4.去除文件材料上的金属物，对破损的文件进行修补，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制或处理。5.将整理好的文件材料按照顺序装订成册，采用统一规格的档案盒进行存放。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在文件办理完毕后一个月内归档。2.业务运营类档案中的项目档案应在项目结束后三个月内归档，其他业务档案应定期归档。3.财务审计类档案应按照国家财务会计档案管理规定的期限归档。4.信息技术类档案应在系统开发、升级、维护等工作完成后及时归档。5.法务合规类档案应在相关法律事务处理完毕后及时归档。（二）归档要求1.各部门档案管理员应按照档案整理要求，对本部门形成的档案进行认真整理，确保档案格式规范。后，填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案移交清单，对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或整改。六、档案的保管（一）保管条件1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，定期进行检查和维护。3.档案存放应按照档案分类、编号顺序排列，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为10年以上。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有一定查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年以下。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编写档案清查报告，总结档案管理工作情况，提出改进措施和建议。七、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应填写保密承诺书，经公司保密管理部门批准后，方可查阅。3.外部单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司相关部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人向档案管理部门提交档案查阅申请表，经批准后，档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案。2.查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印、拍照等，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.涉及公司机密的档案，借阅申请人应填写保密承诺书，经公司保密管理部门批准后，方可借阅。3.外部单位借阅公司档案，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅期限等，经公司相关部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅申请人向档案管理部门提交档案借阅申请表，经批准后，档案管理人员根据借阅申请表提供相应的档案，并办理借阅登记手续。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还档案管理部门。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对涉及公司机密的档案，应按照公司保密规定进行管理，不得擅自销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，经公司分管领导批准后，方可