会议视频档案管理制度

PAGE会议视频档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司会议视频档案的管理，确保会议视频档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥会议视频档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议所形成的视频档案的管理，包括但不限于公司例会、专题会议、研讨会、培训会议等。（三）定义1.会议视频档案：指公司在各类会议过程中通过录音、录像等方式记录的，具有保存价值的视频资料，包括会议的音频、视频画面、演示文稿等相关内容。2.保管期限：根据会议的性质、重要程度和历史价值，确定会议视频档案的保管期限，分为短期、中期和长期。（四）管理原则1.集中统一管理原则：会议视频档案由公司指定的部门统一负责收集、整理、保管和利用，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：会议视频档案应如实反映会议的实际情况，不得进行篡改、伪造等行为。3.完整性原则：全面收集会议过程中的各类视频资料，保证档案内容的完整无缺。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的会议视频档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善会议视频档案管理制度，并组织实施。2.统筹安排会议视频档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对会议视频档案进行检查、清点和统计，确保档案的安全和完整。4.指导和监督各部门做好会议视频档案的形成和管理工作。（二）会议组织部门职责1.负责本部门组织召开会议的视频录制工作，确保录制设备正常运行，录制内容清晰、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将会议视频资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好会议视频档案的整理、标注等工作，提供必要的信息和说明。（三）其他部门职责1.积极配合档案管理部门和会议组织部门的工作，按照规定及时提供相关会议视频资料。2.在使用会议视频档案时，严格遵守档案管理制度，不得擅自复制、传播或用于其他非规定用途。三、会议视频档案的收集（一）收集范围1.公司各类会议的现场视频录制资料，包括会议室的全景、参会人员的面部及肢体动作、会议演示文稿等。2.会议过程中使用的辅助视频资料，如相关的图片、图表、视频短片等。3.会议的音频资料，包括讲话内容、背景音乐等。（二）收集要求1.会议组织部门应在会议召开前，确定是否需要进行视频录制，并提前做好录制设备的准备工作，确保录制效果清晰、稳定。2.录制人员应熟悉录制设备的操作，在会议开始前进行试录制，检查录制设备的声音、画面等是否正常。3.录制过程中，应保持录制设备的稳定，避免出现晃动、杂音等问题，确保录制内容完整、准确。4.会议结束后，录制人员应及时将录制的视频资料拷贝至指定的存储设备，并进行初步的检查和整理，确保资料无损坏、丢失等情况。（三）收集时间1.对于一般性会议，会议组织部门应在会议结束后[X]个工作日内，将会议视频资料移交至档案管理部门。2.对于重要会议、大型会议或涉及公司重大决策的会议，会议组织部门应在会议结束后[X]小时内，将会议视频资料移交至档案管理部门，以便及时进行整理和保管。四、会议视频档案的整理（一）分类标准1.根据会议的性质和主题，将会议视频档案分为公司例会、专题会议、研讨会、培训会议等类别。2.在每一类别下，再按照会议的年度、月份等进行细分，便于查找和管理。（二）编号规则1.会议视频档案编号采用“年份+会议类别代码+顺序号”的格式，例如：2023LH001，表示2023年的例会类会议视频档案，顺序号为001。2.会议类别代码由档案管理部门统一制定，如LH代表例会，ZT代表专题会议，YW代表研讨会，PX代表培训会议等。（三）整理内容1.对收集到的会议视频资料进行筛选，剔除与会议主题无关、内容重复或质量不佳的部分。2.按照编号规则为会议视频档案进行编号，并制作相应的标识标签，注明档案编号、会议名称、日期、时长等信息。3.对会议视频档案的相关信息进行详细登记，包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容摘要等，形成会议视频档案目录。4.将整理好的会议视频档案存储至专用的存储设备，并建立相应的电子目录，便于快速检索和查询。五、会议视频档案的归档（一）归档流程1.会议组织部门将整理好的会议视频资料及相关目录清单一并移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的会议视频档案进行再次审核和检查，确认档案的完整性和准确性。3.审核通过后，档案管理部门将会议视频档案按照分类和编号顺序进行归档存储，同时将档案目录录入公司档案管理系统。（二）归档存储要求1.采用专用的存储设备存储会议视频档案，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份，防止数据丢失。2.存储设备应存放在安全、干燥、通风良好的环境中，避免受到潮湿、高温、磁场等因素的影响。3.在存储设备上标注清晰的档案编号、存储日期等信息，便于识别和管理。4.建立电子档案库，将会议视频档案的电子目录和相关信息进行集中存储，方便查阅和检索。六、会议视频档案的保管（一）保管期限确定1.短期保管：对于一般性的会议视频档案，保管期限为[X]年，主要用于日常工作中的查询和参考。2.中期保管：对于重要的专题会议、涉及公司业务发展的会议视频档案，保管期限为[X]年，作为公司业务资料的重要组成部分进行保存。3.长期保管：对于涉及公司重大决策、历史事件等具有重要历史价值的会议视频档案，保管期限为[X]年以上，甚至永久保存。（二）保管环境要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等功能，确保档案的安全存储。2.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.定期对库房进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（三）保管检查1.档案管理部门应定期对会议视频档案进行检查，检查内容包括档案的存储状况、完整性、准确性等。2.每年至少进行一次全面的档案清查，对发现的问题及时进行处理，如档案损坏、丢失等情况，应及时采取补救措施。3.建立档案保管检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查结果等信息，以备查阅。七、会议视频档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅和使用与本部门工作相关的会议视频档案，用于工作参考、经验总结、问题分析等。2.公司管理层因决策需要，可查阅和使用涉及公司重大事项、战略规划等相关的会议视频档案。3.公司培训部门可根据培训需求，选用相关的会议视频档案作为培训教材。（二）利用流程1.利用部门填写《会议视频档案利用申请表》，注明利用目的、所需档案的名称、编号等信息，并提交至档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，根据利用目的和档案保管期限等情况，决定是否批准申请。3.经批准后，档案管理部门按照申请表的要求，提供相应的会议视频档案，并办理借阅手续。借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借或延长借阅期限。4.如需对会议视频档案进行复制或摘录，借阅人员应填写《会议视频档案复制申请表》，经档案管理部门批准后，按照规定的程序进行复制或摘录。复制或摘录的内容应严格按照原档案内容进行，不得进行篡改或删减。（三）利用限制1.未经档案管理部门批准，任何部门和个人不得擅自复制、传播、泄露会议视频档案的内容。2.涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的会议视频档案，利用时应严格遵守公司的保密规定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.会议视频档案的利用应仅限于公司内部工作需要，不得用于任何商业目的或其他非法用途。八、会议视频档案的销毁（一）销毁条件1.会议视频档案保管期限届满，且经过档案管理部门鉴定，确认已无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致会议视频档案损坏、丢失，无法恢复且已无利用价值的。3.涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的会议视频档案，在保密期限届满后，经公司相关部门批准，可以进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门根据档案的保管期限和实际情况，定期对会议视频档案进行清理，提出销毁意见，并填写《会议视频档案销毁申请表》。2.《会议视频档案销毁申请表》应详细注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并提交至公司分管领导审批。3.经批准后，档案管理部门会同相关部门共同实施销毁工作。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.销毁完成后，档案管理部门应将销毁记录归档保存，以备查询。九、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对会议视频档案的管理情况进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集、整理、保管、利用等环节的工作质量等。2.档案管理部门应定期向公司管理层汇报会议视频档案的管理情况，接受公司领导的监督和指导。（二）考核评价1.将会议视频档案管理工作纳入公司各部门的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的