档案管理人员保密制度

PAGE档案管理人员保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，保障公司的合法权益和正常运营，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体档案管理人员，以及涉及档案管理、查阅、使用的所有人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.保密至上原则：将档案信息的保密工作置于首位，采取有效措施防止信息泄露。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理。4.责任追究原则：对违反保密制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和规范。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。4.加强对档案管理人员的培训和考核，提高其保密意识和业务水平。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理保密制度，履行保密义务。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.对档案的查阅、借阅、归还等进行登记和管理，确保档案的流向可追溯。4.做好档案库房的安全管理工作，定期检查库房设施设备，确保档案存储环境安全。5.发现档案信息泄露或存在安全隐患时，及时报告并采取相应措施。三、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司的各类文件、会议记录、工作计划、总结报告等。2.人事档案：员工的个人信息、履历、考核记录、薪资待遇等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：与公司业务相关的合同、协议、订单、客户资料等。5.技术档案：公司的技术研发资料、专利文件、产品图纸等。（二）档案分级根据档案的重要性和敏感性，将档案分为绝密、机密、秘密三个级别。1.绝密档案：涉及公司核心商业机密、重大决策、战略规划等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密档案：包含公司重要业务信息、财务数据、技术秘密等，泄露后可能对公司产生较大影响。3.秘密档案：一般的业务资料、内部文件等，泄露后可能对公司造成一定影响。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应及时将本部门形成的具有保存价值的文件、资料、图表等收集齐全，移交档案管理部门。收集范围包括但不限于：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各类文件、报告、合同、协议、会议记录等。3.公司员工的个人档案材料。4.公司财务、业务、技术等方面的资料。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编制档案目录，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和利用。4.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。五、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保档案的完整性和准确性。2.将审核通过的档案按照类别和年度进行归档，存入档案库房。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、名称、编号等信息。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案存储环境安全。2.档案应分类存放，不同级别的档案应分开保管，并有明显的标识。3.定期对档案进行清查、盘点，核对档案的数量、完整性和保管状况，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.绝密档案：仅限公司高层管理人员查阅，查阅时需经公司总经理批准。2.机密档案：公司中层以上管理人员及相关业务人员因工作需要可查阅，查阅时需经部门负责人批准。3.秘密档案：公司员工因工作需要可查阅，查阅时需经所在部门主管批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员持申请表到档案管理部门查阅档案。3.档案管理人员应在查阅现场监督查阅人员查阅档案，查阅完毕后及时收回档案。（三）借阅权限1.绝密档案：原则上不对外借阅，确因工作需要借阅的，需经公司总经理批准，并办理严格的借阅手续。2.机密档案：公司中层以上管理人员及相关业务人员因工作需要可借阅，借阅时需经部门负责人批准，并办理借阅手续。3.秘密档案：公司员工因工作需要可借阅，借阅时需经所在部门主管批准，并办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.申请表经批准后，借阅人员持申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、摘录或泄露档案内容。4.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。七、档案的保密措施（一）人员管理1.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及档案管理的人员进行定期的保密培训，提高其保密意识和业务水平。3.加强对档案管理人员的日常管理和监督，发现问题及时处理。（二）环境管理1.档案库房应安装监控设备，对档案库房进行实时监控。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对档案管理人员的办公区域进行定期检查，确保办公环境安全。（三）技术管理1.对档案信息进行加密处理，防止信息在传输和存储过程中被窃取。2.采用安全可靠的存储设备和存储介质，确保档案数据的安全性。3.定期对档案管理系统进行维护和升级，防止系统漏洞被利用。八、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因各种原因失去保存价值的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对拟销毁的档案进行清查、核对，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况。2.档案管理部门定期对自身工作进行自查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，对提出的问题及时整改。2.积极配合国家有关部门的调查、取证工作，如实提供档案资料。十、责任追究（一）违规行为1.违反档案管理保密制度，泄露档案信息。2.擅自查阅、借阅、复印、摘录档案资料。3.未按规定对档案进行整理、归档、保管。4.故意损坏、丢失档案。（二）责任