院落档案管理制度

PAGE院落档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司院落档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有院落相关档案的管理，包括但不限于院落规划、建设、维护、使用等过程中形成的各类文件、资料、图表、声像等档案材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对院落档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映院落的实际情况和相关工作的开展过程，严禁虚假、伪造档案。3.完整性原则全面收集、整理院落各方面的档案资料，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部，作为院落档案管理的职能部门，负责统筹协调公司院落档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责院落档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。对档案的完整性、准确性进行审核，确保档案质量。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。2.档案部门负责人全面负责档案管理部的工作，制定档案管理工作计划和规章制度。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。审核重要档案的保管期限、密级等，并对档案管理工作进行监督检查。协调与其他部门的关系，确保档案管理工作顺利开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.院落规划阶段规划设计方案、可行性研究报告、环境影响评价报告等。与规划相关的会议纪要、专家论证意见等。2.建设阶段工程招投标文件、合同协议。施工图纸、施工组织设计、技术交底文件。工程变更通知、工程签证单。工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录。工程进度报表、工程结算资料。3.维护阶段院落设施设备维护保养计划、维修记录。安全检查记录、隐患排查报告。绿化养护记录、环境卫生清理记录。4.使用阶段院落使用申请、租赁协议。各类活动在院落举办的相关资料，如活动方案、照片、视频等。用户反馈意见、投诉处理记录。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部。2.在文件材料形成过程中，相关人员应按照档案管理要求进行规范整理，保证字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类根据档案的形成来源和内容性质，将院落档案分为规划档案、建设档案、维护档案、使用档案等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于管理和查询。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，使档案检索更加便捷。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜（架）、密集架等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。（二）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。1.永久保管的档案院落规划的核心文件，如总体规划方案、重要的规划调整文件等。涉及公司重大利益和具有重要历史意义的建设项目档案，如标志性建筑的建设档案。反映院落整体风貌和重要设施设备变迁的档案资料。2.长期保管的档案一般性的规划文件和建设项目档案，如普通建筑的施工图纸、工程结算资料等。重要的维护记录和安全检查报告，如涉及重大安全隐患整改的相关资料。具有一定历史价值的使用档案，如长期租赁院落的相关协议。3.短期保管的档案日常的维护记录、一般性的活动资料等。临时性的使用申请和简单的用户反馈记录。（三）保管措施1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，保证档案的完整性。3.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节温湿度，使库房温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。4.配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查维护，确保档案库房安全。五、档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则档案利用必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得损害公司利益和他人权益。2.服务工作原则以服务公司各项工作为宗旨，积极为公司决策、业务开展、项目建设等提供档案支持。3.严格审批原则档案利用需经过严格的审批程序，确保档案使用的合理性和安全性。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因合作项目、审计、调查等合法事由，经公司批准后查阅相关档案。（三）利用程序1.申请公司内部部门如需查阅、借阅档案应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、数量等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部。外部单位申请查阅档案，需提交正式的申请函，说明查阅事由、查阅范围等，并加盖单位公章，经公司相关领导审批后交档案管理部。2.审批档案管理部对申请进行审核，根据档案的密级和保管期限确定审批权限。查阅、借阅一般档案，由档案管理部负责人审批。查阅、借阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司分管领导审批。3.查阅经审批同意后，档案管理人员按照规定提供档案，并在指定地点供利用者查阅。利用者不得擅自涂改、抽取、污损档案。4.借阅如需借阅档案，利用者应填写《档案借阅登记表》，注明借阅期限、归还日期等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。5.归还利用者应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并追究相关责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。1.已过保管期限且无继续保存价值的档案，可予以销毁。2.虽未过保管期限，但已失去利用价值或重复的档案，经鉴定工作小组审核后，可进行适当处理。（三）销毁程序1.档案管理部定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，附上拟销毁档案的清单。2.档案鉴定工作小组对销毁申请进行审核，签署审核意见。3.经公司分管领导批准后，由档案管理部会同相关部门共同实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录和检索系统中予以注销。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的院落档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对重要的院落档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描分辨率应不低于[X]dpi，存储格式为通用的图像格式，如TIFF、PDF等。2.对数字化档案进行图像处理，去除图像中的杂质、污点等，提高图像质量。3.建立数字化档案索引数据库，将档案的题名、日期、保管期限、密级等信息录入数据库，便于快速检索。（三）信息化系统功能1.档案录入功能档案管理人员可通过系统录入档案的基本信息、文件内容等，实现档案数据的电子化管理。2.检索查询功能利用者可通过系统输入关键词、档案编号等信息，快速查询所需档案。系统应提供多种检索方式，如简单检索、高级检索、组合检索等。3.借阅管理功能记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅流程的全程跟踪。4.权限管理功能根据用户的角色和职责，设置不同的系统操作权限，确保档