义务教育档案室管理制度

PAGE义务教育档案室管理制度一、总则（一）目的为加强义务教育阶段学校档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高学校教育教学管理水平，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合义务教育学校实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于辖区内所有义务教育阶段学校的档案室管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映学校教育教学、行政管理等各项工作的实际情况，数据准确无误。3.方便利用原则档案管理应便于学校各部门及师生查询利用，提高档案使用效率。4.安全保密原则严格遵守国家保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案的安全与完整。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置学校应设立独立的档案室，配备必要的档案管理人员和档案保管设施设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等。档案室应保持清洁、整齐，具备良好的通风和采光条件。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案管理制度，并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作，确保档案的完整与安全。3.对学校各部门的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段管理档案，提高档案管理效率和服务质量。5.定期对档案进行鉴定和销毁，按照规定程序处理到期档案和无保存价值的档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防治档案的损坏、变质和丢失，确保档案安全。4.熟悉档案内容，积极主动为学校各部门及师生提供档案利用服务，根据利用需求及时准确地查找和提供档案资料。5.负责档案信息的录入、存储和维护，建立档案检索系统，提高档案查询效率。6.参与档案鉴定和销毁工作，协助制定档案鉴定标准和销毁清单，做好相关记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：学校行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、安全管理等工作中产生的各类文件、报表、会议记录等。3.教育教学类：学校教学计划、教学大纲、教案、教材、教学研究成果、学生学籍档案、考试成绩等与教育教学相关的资料。4.学生管理类：学生奖惩记录、综合素质评价、心理健康档案、社会实践活动记录等。5.教师业务类：教师教学业务档案、培训记录、教学成果、科研项目等。6.基建档案类：学校基本建设项目从规划、设计到施工、竣工验收等全过程形成的文件材料，如项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。7.设备档案类：学校购置的教学设备、办公设备、实验仪器等固定资产的购置、使用、维护等方面的文件资料及设备清单、说明书等。8.声像档案类：学校在教育教学活动、重大事件、重要会议等过程中形成的照片、录音、录像等资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案归档范围及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张质量符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔等书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应存储在符合安全要求的载体上，并定期进行备份。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、行政管理、教育教学、学生管理与教师业务、基建、设备、声像等类别。每个大类下可根据实际情况进一步细分小类，如行政管理类可分为综合管理、人事管理、财务管理等小类。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案或一组档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年度类别顺序号的编号方法，如“[年份][类别代码][顺序号]”。例如，2023年党群工作类的第一份文件编号为“2023DQ001”。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷号、题名、年度、保管期限、密级等信息；卷内文件目录应包含文件编号、责任者、题名、日期、页号等内容。编目应准确、清晰，便于查找和利用。4.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整和装订。装订应整齐牢固，不掉页、不压字，保持文件的原貌。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.教学档案、学生管理档案等应在每学期结束后及时归档。3.基建档案、设备档案等项目完成后，应在三个月内完成归档。4.声像档案应在活动结束后及时整理归档。（二）归档程序1.各部门档案收集人员对本部门整理好且符合归档要求的档案进行初步审核，确保档案内容完整、整理规范。2.将审核后的档案移交至档案室，档案室管理人员进行再次审核，并办理交接手续，填写档案交接清单，双方签字确认。3.档案室管理人员按照档案分类编号规则对接收的档案进行分类、编号、编目，然后上架存放。（三）保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需求，确定档案的保管期限，分为永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的档案学校制定的重要规章制度、发展规划、年度工作计划与总结等。学校重大改革、重要事件、重要会议形成的文件材料。上级机关颁发的属于学校主管业务并要贯彻执行的重要文件，以及学校报送上级机关的重要请示、报告等文件。学校的历史沿革、大事记、组织沿革等。涉及学校权益和重要资产的文件材料，如土地房产证书、重大合同协议等。教职工代表大会、工会会员代表大会等重要会议的文件材料。具有重要历史价值和纪念意义的声像档案。2.定期保管30年的档案学校一般性的规章制度、工作计划与总结、会议记录等。教学常规管理文件、学生学籍变动记录、教师业务考核材料等。学校行政管理工作中形成的一般性文件材料，如一般性通知、简报等。设备档案中使用期限较长、价值较高的设备资料。3.定期保管10年的档案临时性、阶段性工作形成的文件材料，如短期活动方案、总结等。一般性的声像档案，如学校日常活动照片等。（四）保管措施1.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备温湿度监测设备，定期记录温湿度数据。2.档案库房应安装防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施设备。档案架应排列整齐，便于通风和查找。3.对电子档案应进行异地备份存储，确保数据安全。定期对电子档案进行检测和维护，防止数据丢失或损坏。4.档案管理人员应定期对档案进行清查核对，做到账物相符。发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。五、档案的利用与借阅（一）利用方式1.查阅学校各部门及师生因工作或学习需要，可到档案室查阅档案。查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，须经档案室负责人批准，并办理借阅手续,填写档案借阅登记表，明确借阅期限、归还时间等。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、污损档案内容。3.复制根据利用需求，经档案室负责人同意，可对档案进行复制。复制档案应保证内容完整、清晰，与原件一致。复制件应注明出处，并加盖档案室印章。（二）利用流程1.查阅利用查阅人员向档案室提交查阅申请，说明查阅内容和用途。档案室管理人员根据申请，查找相关档案，提供给查阅人员在指定地点查阅。查阅人员查阅完毕后，应将档案归还档案室管理人员，并在查阅登记表上签字确认。2.借阅利用借阅人员填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经部门负责人签字后提交档案室。档案室负责人对借阅申请进行审核，批准后办理借阅手续，向借阅人员发放档案，并登记借阅信息。借阅人员在借阅期限内归还档案，档案室管理人员检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。3.复制利用复制申请人填写复制申请表，说明复制档案的内容、用途及份数等，经部门负责人签字后提交档案室。档案室管理人员审核申请，同意后安排复制，并对复制件进行核对、登记。复制完成后，将复制件交申请人，并在申请表上签字确认。（三）利用限制1.涉及国家机密、学校商业秘密及个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.重要档案的利用应严格按照规定程序进行审批，确保档案信息安全。3.档案利用过程中，如发现档案内容存在疑问或错误，应及时向档案室管理人员反馈，不得擅自更改或处理。六档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准，对到期档案和无保存价值的档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，对已满保管期限的档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否已失去现实利用价值，是否重复、冗余或与学校当前工作无关。3.考虑档案的历史价值、文化价值和凭证作用，对于具有重要历史意义或文化价值的档案，即使已满保管期限，也应适当延长保管时间。（三）销毁程序1.鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁理由等信息。2.档案销毁清单经学校分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量，为学校教育教学和管理决策提供有力支持。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保图像清晰可读。2.在数字化过程中，对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪等处理，保证图像质量。3.建立电子档案数据库，将数字化后的档案信息录入数据库，同时录入档案的元数据信息，如题名、责任者、日期、保管期限等，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能能够方便快捷地录入档案的基本信息、文件内容等，支持批量录入和在线编辑。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按题名、关键词、日期、保管期限等进行检索，能够快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息。4.统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理，不同人员具有不同的操作权限，确保档案信息安全。采用数据加密、备