协议档案管理制度

PAGE协议档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司协议档案的管理，确保协议档案的完整、准确、系统和安全，便于协议的查询、利用和监督，根据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类协议档案的管理，包括但不限于合同、协议、意向书、备忘录等具有法律效力或对公司权益有重大影响的文件。（三）基本原则1.集中统一管理原则：协议档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：协议档案应如实反映协议签订、履行的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保协议档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及公司机密的协议档案严格保密。4.便于利用原则：优化协议档案的整理和存储，提高档案的检索效率，方便公司各部门和人员查询、利用协议档案。二、协议档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善协议档案管理制度，指导和监督各部门的协议档案管理工作。2.负责协议档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立协议档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.定期对协议档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.为公司各部门提供协议档案的查阅、借阅等服务，并做好相关记录。（二）协议签订部门职责1.负责本部门协议的起草、审核、签订和履行工作，并指定专人负责协议档案的收集、整理和移交。2.在协议签订后[X]个工作日内，将协议原件及相关附件、变更记录等资料移交档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好协议档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。4.对本部门保管的协议档案进行定期清理和核对，确保档案的准确性和完整性。（三）其他部门职责1.在工作中涉及协议档案利用的部门，应按照规定办理查阅、借阅手续，妥善使用和保管协议档案，不得擅自复制、涂改、损毁或丢失。2.协助档案管理部门做好协议档案的管理工作，提供与协议相关的信息和资料。三、协议档案的收集与整理（一）收集范围1.公司签订的各类正式协议，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务协议、技术合作协议、战略合作协议等。2.协议的补充协议、变更协议、终止协议等相关文件。3.协议签订过程中的往来函件、谈判记录、会议纪要、可行性研究报告等背景资料。4.协议履行过程中的各类文件，如交付凭证、验收报告、付款记录、争议处理文件等。（二）收集要求1.协议签订部门应及时收集协议及相关资料，确保资料的齐全和完整。2.收集的协议及资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文档形式的协议及资料，应确保其格式规范、内容可读取，并进行备份存储。（三）整理方法1.协议档案按照年度、类别进行分类整理。2.每份协议应单独装订成册，在封面注明协议名称、签订时间、签订双方、协议编号等信息。3.协议附件应与协议正文一并整理，按照重要程度和逻辑顺序排列，并在附件首页注明附件名称和序号。4.对于同一协议的补充协议、变更协议等，应与原协议合并整理，在相应位置注明补充或变更的内容及时间。5.协议档案应编制目录，目录应包括协议编号、协议名称、签订时间、签订双方、协议内容摘要、附件清单等信息，以便于查询和检索。四、协议档案的归档与保管（一）归档流程1.协议签订部门在协议签订并履行完毕后，按照整理要求将协议档案整理好，填写《协议档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的协议档案后，对档案进行核对和验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。3.核对无误后，档案管理部门在《协议档案移交清单》上签字确认，并将协议档案按照规定的分类方法进行归档存储。（二）保管期限1.协议档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性协议，如金额较小的买卖合同、短期租赁合同等。中期保管期限为[X]年，适用于对公司经营有一定影响的协议，如重要的服务协议、技术合作协议等。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大权益、具有长期法律效力的协议，如战略合作协议、土地租赁合同等。2.对于涉及公司核心机密和商业秘密的协议档案，应按照公司保密制度的要求，延长保管期限，并采取特殊的保密措施。（三）保管方式1.协议档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案库房，按照档案架位进行分类存放，确保档案存放整齐、有序，便于查找。2.电子档案应存储在公司的档案管理系统或专用服务器上，并进行定期备份，防止数据丢失。电子档案应按照与纸质档案一致的分类方法进行存储，同时建立电子档案索引，方便查询和利用。3.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和排除安全隐患。五、协议档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅协议档案的，应填写《协议档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的协议档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员按照规定查阅，不得擅自涂改、复制、损毁档案。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《协议档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅协议档案的，应填写《协议档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明原因，经批准后方可延期。3.借阅人员应妥善保管借阅的协议档案，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、损毁或丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人员借阅期满后，应按时将档案归还档案管理部门，并在《协议档案借阅登记表》上签字确认。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题及时与借阅人员沟通解决。（三）特殊情况处理1.涉及公司重大决策、法律纠纷等特殊情况需要查阅或借阅协议档案的，应经公司主管领导批准，并按照公司相关规定办理手续。2.外部单位或个人因工作需要查阅或借阅公司协议档案的，应按照国家法律法规和公司相关规定办理审批手续，并提供必要的证明材料。档案管理部门应在确保公司利益不受损害的前提下，按照规定提供相应的档案服务。六、协议档案的统计与鉴定销毁（一）统计工作1.档案管理部门应建立协议档案统计台账，对协议档案数量、类别、保管期限、查阅借阅情况等进行详细记录。2.定期对协议档案统计数据进行分析和总结，为公司协议档案管理工作提供决策依据。3.每年年底，档案管理部门应将本年度协议档案统计情况报公司领导和相关部门备案。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的协议档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立由档案管理部门、协议签订部门及相关业务专家组成的档案鉴定小组，对拟销毁的协议档案进行审核。3.鉴定小组应根据协议档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，综合评估档案的存毁价值，并形成鉴定意见。（三）销毁工作1.经鉴定确无保存价值的协议档案，应填写《协议档案销毁申请表》，经公司主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。2.销毁协议档案应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复