档案查阅保密制度规定

PAGE档案查阅保密制度规定一、总则（一）目的为了加强公司档案查阅管理，确保公司档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露，维护公司的合法权益，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及所有涉及公司档案查阅的人员，包括但不限于员工、合作伙伴、客户等。（三）基本原则1.合法性原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保查阅行为的合法性和合规性。2.保密性原则：严格保护档案信息的安全，防止档案内容被不当获取、使用或泄露。在查阅过程中，采取必要的保密措施，确保档案信息不被泄露给无关人员。3.必要性原则：档案查阅应基于工作需要，查阅内容应与查阅目的直接相关，避免不必要的查阅行为。4.审批原则：所有档案查阅申请均需经过严格的审批流程，确保查阅行为得到授权和监督。二、档案查阅范围与分类（一）档案查阅范围1.公司各类文件档案，包括但不限于公司章程、规章制度、会议纪要、合同协议、财务报表、人事档案等。2.业务档案，如项目文档、销售记录、客户资料、技术资料等。3.其他与公司运营管理相关的档案资料。（二）档案分类1.按档案性质分类行政档案：涵盖公司行政管理方面的文件，如组织架构文件、行政办公文件等。业务档案：与公司业务活动直接相关的档案，如项目策划书、业务合同等。财务档案：涉及公司财务收支、核算等方面的档案，如会计凭证、财务报表等。人事档案：包含员工个人信息、工作经历、绩效考核等内容的档案。2.按保密级别分类（具体保密级别划分可根据公司实际情况确定）绝密级档案：包含公司核心机密信息，如重大商业决策、未公开的技术秘密等，泄露后可能对公司造成极其严重的损失。机密级档案：涉及公司重要业务信息、关键技术资料等，泄露后可能对公司业务产生较大影响。秘密级档案：包含一般性业务信息，如普通客户资料、常规业务文档等，泄露后可能对公司造成一定影响。三、档案查阅申请与审批（一）查阅申请1.内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、预计查阅时间等信息。2.外部人员（如合作伙伴、客户等）查阅公司档案，需由公司相关部门或人员提出申请，并提供必要的背景资料和查阅理由。查阅申请应明确查阅人员身份、查阅范围以及查阅用途等。（二）审批流程1.内部查阅审批一般档案查阅申请，由所在部门负责人审批。审批人应根据申请内容，判断查阅行为是否必要、合规，并签署审批意见。涉及机密级及以上档案查阅申请，需经公司分管领导审批。分管领导应综合考虑公司利益、信息安全等因素，进行严格审核并签署意见。2.外部查阅审批外部人员查阅公司档案的申请，首先由公司相关对接部门负责人进行初审，初审通过后提交至公司保密管理部门审核。保密管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，方可安排查阅事宜。（三）审批记录与存档所有档案查阅申请审批过程应进行详细记录，包括申请时间、申请人、申请内容、审批人意见等信息。审批记录应妥善存档，以备后续查询和审计。四、档案查阅权限与方式（一）查阅权限1.根据档案的保密级别和查阅人员的工作职责，设定不同的查阅权限。绝密级档案原则上仅限公司高层管理人员及特定岗位人员查阅，且查阅时需经过严格的双人监督。机密级档案允许相关业务部门负责人及经授权的工作人员查阅。秘密级档案可根据工作需要，由一般员工在所在部门负责人授权下查阅。2.外部人员查阅公司档案的权限，严格按照审批意见执行，不得擅自扩大查阅范围。（二）查阅方式1.现场查阅内部人员查阅档案，一般应在公司指定的档案查阅场所进行。查阅场所应具备必要的安全保密设施，如监控设备、门禁系统等。外部人员查阅公司档案，需在公司相关人员陪同下，在指定场所进行查阅。陪同人员应全程监督查阅过程，确保档案信息安全。2.复制查阅对于因工作需要确实无法现场查阅的档案内容，经审批同意后，可进行复制查阅。复制方式应根据档案性质和保密要求选择，如纸质档案可采用复印、扫描等方式，电子档案可采用拷贝、下载等方式。复制的档案资料应进行严格登记，记录复制时间、复制内容、申请人等信息。复制件应与原件具有同等的保密要求，不得随意传播或使用。3.借阅查阅对于部分重要档案，经特殊审批后，可进行借阅查阅。借阅期限应根据档案性质和工作需要确定，一般不得超过规定的时间范围。借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自带出公司规定范围。借阅期满后，应及时归还档案。五、档案查阅过程中的保密措施（一）查阅场所管理1.档案查阅场所应保持安静、整洁，无关人员不得随意进入。2.查阅场所应配备必要的安全设备，如保险柜、密码锁、监控摄像头等，确保档案存储安全。3.查阅场所应设置专门的档案查阅区域，与其他区域有效隔离，防止档案信息在查阅过程中被无关人员获取。（二）查阅人员管理1.查阅人员应严格遵守公司档案查阅保密制度，不得擅自翻阅与查阅目的无关的档案内容。2.在查阅过程中，查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或引用档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的方式进行记录。3.查阅人员离开查阅场所时，应将查阅的档案资料整理归位，不得遗留在查阅场所。4.外部查阅人员在查阅过程中，应严格遵守公司的保密规定，不得将查阅的档案信息泄露给任何第三方。如发现外部查阅人员有违规行为，公司有权立即终止查阅活动，并追究其法律责任。（三）档案资料管理1.档案管理人员应严格按照审批意见提供档案资料，确保查阅内容准确、完整。2.在查阅过程中，档案管理人员应密切关注查阅人员的行为，如发现异常情况应及时制止，并向上级报告。3.查阅结束后，档案管理人员应对查阅的档案资料进行仔细核对，确保档案资料无缺失、损坏等情况。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。六、档案查阅后的处理（一）归还与存档1.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员。档案管理人员应认真核对归还的档案资料是否完整、无损坏，并进行签收登记。2.档案管理人员应将查阅过程中产生的相关记录，如查阅申请表、审批记录、查阅登记等，与档案资料一并妥善存档，以备后续查询和审计。（二）清理与销毁1.对于复制或借阅的档案资料，查阅人员应在使用完毕后，按照公司规定进行清理。如不再需要使用，应及时归还档案管理人员，并按照公司档案销毁制度进行销毁处理。2.档案管理人员应定期对档案查阅场所进行清理，确保查阅场所无遗留的档案资料或相关记录。（三）监督与检查1.公司保密管理部门应定期对档案查阅情况进行监督检查，包括查阅申请审批流程的执行情况、查阅过程中的保密措施落实情况、档案资料的归还与存档情况等。2.对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改。整改情况应进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权擅自查阅公司档案。2.查阅档案过程中泄露档案信息，包括向无关人员透露档案内容、私自复制或传播档案资料等。3.违反档案查阅审批流程，擅自扩大查阅范围或延长查阅时间。4.未按照规定对查阅的档案资料进行妥善保管、归还或销毁。5.其他违反公司档案查阅保密制度规定的行为。（二）违规处理措施1.对于首次违规且情节较轻的人员，给予警告处分，并责令其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的人员，视情节轻重给予记过、降职、撤职等处分，同时公司有权依法追究其法律责任。