学生会章程档案制度汇编

PAGE学生会章程档案制度汇编一、总则（一）目的本学生会章程档案制度汇编旨在规范学生会档案管理工作，确保学生会各项活动及工作的资料得到妥善保存、有效利用，为学生会的持续发展提供有力的支持与保障。（二）适用范围本制度适用于学生会各部门及全体成员在开展各类活动、执行各项任务过程中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映学生会工作的实际情况，确保其真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理学生会工作中产生的各类资料，保证档案的完整性。3.保密性原则：对于涉及学生会内部机密、个人隐私等信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理的规范化、标准化。二、档案管理职责分工（一）学生会主席团1.负责统筹规划学生会档案管理工作，制定档案管理工作的总体方针和目标。2.监督检查档案管理制度的执行情况，协调解决档案管理工作中出现的重大问题。（二）档案管理部门1.具体负责学生会档案的收集、整理、归档、保管、查阅等日常管理工作。2.建立健全档案管理工作流程和操作规范，确保档案管理工作的有序开展。3.定期对档案进行清查、盘点，保证档案的安全与完整。（三）各部门1.负责本部门在工作过程中产生的各类档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案管理相关工作，配合提供档案查阅所需的资料和信息。三、档案分类与编号（一）档案分类1.组织建设类：包括学生会成员名单、换届选举资料、组织架构图等。2.会议记录类：各类学生会会议的会议纪要、议程安排、决议等。3.活动策划与执行类：活动策划书、活动总结、活动照片、视频等。（1）活动策划书应包含活动主题、目的、时间、地点、参与人员、活动内容、预算等详细信息。（2）活动总结应包括活动开展情况、取得的成效、存在的问题及改进措施等。（3）活动照片和视频应能直观反映活动的全过程，具有一定的代表性和纪念意义。4.宣传推广类：学生会制作的各类宣传海报、宣传单页、新闻稿件、新媒体推送内容等。5.对外交流类：与其他学校、组织开展交流活动的相关资料，如邀请函、交流记录、合作协议等。6.财务管理类：学生会经费收支记录、报销凭证、财务报表等。7.其他类：不属于以上分类的其他重要资料，如荣誉证书、感谢信、投诉处理记录等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，例如：2023ZJ001，其中“2023”表示年份，“ZJ”表示组织建设类，“001”表示该类别下的第1份档案。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.对于重要活动或工作，应在活动结束或工作完成后的[X]个工作日内将相关档案资料移交档案管理部门。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时进行修复或复制。（二）整理方法1.档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对于同一活动或工作形成的系列档案资料，应按照时间顺序或逻辑关系进行排列，确保档案的系统性和连贯性。4.对档案资料中的纸张进行去污、修复，去除金属物，对破损或褪色严重的档案进行复制备份，以保证档案的可读性和完整性。五、档案归档与保管（一）归档流程1.档案整理完成后，档案管理人员应将档案资料按照类别和编号顺序进行装订成册或装入档案盒，并在档案盒封面和脊背标注档案名称、编号、起止日期等信息。2.将装订成册或装入档案盒的档案资料存放在专门的档案柜中，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、名称、编号、保管期限等信息，确保档案归档工作的可追溯性。（二）保管条件1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案柜应保持清洁、干燥，定期进行检查和维护，防止档案受损。3.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中，同时做好数据的安全防护工作，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限1.永久保存：涉及学生会重大历史事件、重要决策、核心机密等档案资料，应永久保存。2.长期保存：一般为[X]年，包括学生会组织建设、重要活动策划与执行、对外交流等方面的档案资料。3.短期保存：一般为[X]年，如一般性的会议记录、宣传资料等档案资料。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学生会成员因工作需要查阅档案资料的，可向档案管理部门提出申请，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.外单位人员因特殊原因需要查阅学生会档案资料的，须持单位介绍信或相关证明文件，经学生会主席团批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅申请人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并告知查阅人查阅地点和注意事项。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.学生会成员因工作需要借阅档案资料的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息。2.档案管理部门对借阅申请进行严格审核，重点审查借阅用途的合理性以及借阅人是否具备妥善保管档案的能力。对于重要或机密档案，需经学生会主席团审批。3.审核通过后，借阅人需与档案管理部门签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括借阅档案的保管责任、归还时间、逾期后果等。4.档案管理部门按照协议要求，向借阅人提供档案，并在《档案借阅登记册》上详细记录借阅档案的名称、编号、借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间等信息。5.借阅人在借阅期限内必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。6.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。档案管理部门对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、缺失或逾期未还等情况，应及时追究借阅人的责任。7.借阅人如需继续借阅档案，应在原借阅期限届满前重新办理借阅手续。七、档案保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及学生会机密、个人隐私等信息的档案资料进行严格保密。2.未经授权，任何人不得擅自查阅、复制、传播、销毁档案资料。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人遵守保密规定，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装必要的安全设备，如监控摄像头、防盗报警装置等。2.定期对档案保管场所进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施进行处理，最大限度地减少档案损失。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用需求，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、集体审议的原则，由档案管理部门牵头，组织学生会相关人员组成鉴定小组进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合评估档案的保存价值。对于具有重要历史意义、参考价值或涉及学生会核心业务及机密信息的档案，应予以保留；对于已失去保存价值或确无利用必要的档案，可考虑销毁。4.档案的保存价值评估应参考以下标准：反映学生会重大活动、重要决策、关键事件的档案，具有较高的历史价值和凭证作用，应长期保存。涉及学生会日常工作流程、业务往来、人员管理等方面的一般性档案，在一定时期内具有参考价值，可根据保管期限规定进行保存或销毁。时效性较强、已过利用期限且无后续利用可能的临时性档案，如一般性活动通知、宣传资料等，可考虑销毁。重复、冗余或内容不完整、无法反映真实工作情况的档案，可予以剔除或销毁。（二）销毁流程1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、日期、数量等信息。2.《档案销毁清单》经学生会主席团审核批准后，方可进行销毁操作。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。