档案管理室工作制度

PAGE档案管理室工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案管理室负责统筹协调档案工作。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：确保档案资料的全面、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。6.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持，按照规定为有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的沟通协调，及时报送档案工作情况。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理室的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理室。3.协助档案管理室开展档案清查、统计等工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.对本部门员工进行档案管理知识宣传，提高员工的档案意识。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.党群工作类：涵盖党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件资料。3.人事管理类：包含员工招聘、培训、考核、薪酬福利、职业发展、劳动合同等相关档案。4.财务管理类：涉及财务预算、决算、会计凭证、财务报表、审计报告等档案。5.市场营销类：包括市场调研、营销策划、客户资料、销售合同等文件。6.生产管理类：有关生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理、物资采购等方面的档案。7.技术研发类：涵盖研发项目立项、研究报告、技术文档、专利申请等资料。8.质量管理类：包含质量标准、检验记录、质量认证等档案。9.安全管理类：涉及安全规章制度、安全检查记录、事故处理报告等文件。10.其他类：不属于以上分类的其他重要档案。（二）编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023XZ001，表示2023年度行政管理类的第1份档案。1.年度：用四位数字表示档案形成的年份。2.类别：用两位大写字母表示档案所属类别，如XZ代表行政管理类。3.流水号：用三位数字表示该类别档案的顺序号，从001开始依次编号。四、档案收集与整理（一）收集范围各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于以下内容：1.上级主管部门下发的与本公司相关的文件、通知、指示等。2.公司内部形成的各类公文、报告、请示、批复、会议记录、决议等。3.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.员工个人的人事档案材料，如入职登记表、学历证书、培训记录、考核结果等。5.公司财务活动中产生的各类凭证、报表、账簿等。6.公司市场营销活动中的市场调研报告、营销方案、客户信息等。7.公司生产管理过程中的生产计划、工艺文件、设备维护记录等。8.公司技术研发项目的立项报告、研究成果、技术图纸等。9.公司质量管理工作中的质量标准、检验报告、质量改进措施等。10.公司安全管理工作中的安全规章制度、安全检查记录、事故应急预案等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的档案进行收集整理，确保档案资料的及时归档。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或保存电子文件的原始存储介质，并确保电子文件的格式规范、内容完整、可读性强。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。4.对于破损或褪色的档案，应进行修复或复制，确保档案的清晰可读。5.电子档案应按照电子文件管理的相关规定进行整理，建立电子档案数据库，实现电子档案的有序存储和检索。五、档案保管（一）保管场所档案管理室应具备专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括公司章程、公司发展规划、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告、人事任免文件等。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案（保管期限为16年至50年）。如一般性的工作计划、总结、会议记录、业务文件等。3.短期保管的档案：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案（保管期限为1年至15年）。如临时性的通知、报表、一般事务性文件等。（三）保管要求1.档案应按照类别、保管期限分别存放于档案柜中，并在档案柜上标明类别、年度、起止编号等信息，便于查找。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管期限、存放位置等信息，确保档案账实相符。如发现档案丢失、损坏或信息变更等情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。3.严格控制档案管理室的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。同时，要做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。4.对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案数据丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和检查，确保电子档案的可读性和可用性。六、档案利用与借阅（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。档案利用范围包括但不限于以下方面：1.为公司内部各项工作提供决策依据和参考资料。2.办理公司各类业务，如合同签订、项目申报、资质认证等。3.开展公司内部审计、绩效考核、员工培训等工作。4.进行公司历史研究、文化建设等活动。（二）利用程序1.填写申请表：利用者需填写《档案利用申请表》，注明利用目的、所需档案的类别和编号等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.审核批准：档案管理室收到申请表后，对利用目的和范围进行审核，报档案管理室负责人批准。对于涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准后方可查阅、借阅。3.查阅借阅：经批准后，利用者凭本人有效证件到档案管理室查阅或借阅档案。查阅档案时，档案管理室工作人员应在场监督，确保档案的安全和完整。借阅档案时应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，并要求借阅者妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制、涂改、损毁档案内容。4.归还档案：借阅者应在规定的借阅期限内归还档案。如因特殊原因需要延期归还，应提前向档案管理室提出申请，经批准后方可延期。归还档案时，档案管理室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅者的责任。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司书面授权，不得对外提供或公开。2.档案利用者不得擅自将档案带出公司档案管理室，如需在档案管理室以外的地点查阅档案，需经档案管理室负责人批准，并在指定地点查阅。3.档案利用者不得擅自对档案进行拍照、复印、扫描等操作，如需复制档案，应按照档案管理室的规定办理相关手续。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理室负责人牵头，组织相关部门的兼职档案员和业务骨干组成鉴定小组进行。2.鉴定依据：根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对档案的保存价值进行评估。鉴定时应重点考虑档案的内容是否涉及公司核心业务、是否具有历史查考价值、是否对公司未来发展有参考意义等因素。3.鉴定结果：鉴定小组应根据鉴定情况，对档案提出继续保存、销毁或延长保管期限的意见，并填写《档案鉴定意见书》。（二）销毁程序1.审批：经鉴定确需销毁的档案，由档案管理室编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，并报公司分管领导审批。2.销毁实施：经批准后，档案管理室应指定专人负责档案销毁工作。销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点人员及销毁档案的详细情况等。3.监销：档案销毁时，应邀请公司内部审计部门或其他相关部门人员进行监销，确保销毁工作的合规性和彻底性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.归档：销毁工作完成后，《档案销毁清册》及销毁过程记录应作为档案资料进行归档保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数据录入与维护1.档案管理室应安排专人负责档案信息化管理系统的数据录入工作。数据录入应准确、完整、及时，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，包括档案信息的修改、补充、删除等操作。同时，要做好数据备份工作，防止数据丢失。（三）系统安全与保密1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，严格控制不同人员对系统的访问级别。对涉及公司机密的档案信息，应进行加密存储和传输，防止信息泄露。2.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理系统安全隐患。妥善保管系统管理员账号和密码，定期更换密码，确保系统安全运行。（四）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案数据库。电子档案的命名应规范统一，便于检索和管理