安防档案管理制度范本

PAGE安防档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司安防档案管理，确保安防工作的规范化、科学化、系统化，有效维护公司安全稳定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与安防工作相关的档案管理，包括但不限于安防设施设备档案、安防人员档案、安防事件档案、安防培训档案等。（三）基本原则1.真实性原则：安防档案应如实反映安防工作的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理与安防工作相关的各类资料，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：对涉及公司机密的安防档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、存储、查阅等环节有序进行。二、安防档案的分类与编号（一）分类1.安防设施设备档案：记录公司各类安防设施设备的采购、安装、维护、更新等情况，包括监控系统、报警系统、门禁系统、消防设备等。2.安防人员档案：涵盖公司安防人员的基本信息、培训记录、考核情况、工作履历等。3.安防事件档案：对公司发生的各类安防事件进行详细记录，包括事件发生时间、地点、经过、处理结果等。4.安防培训档案：保存公司组织的安防培训活动的相关资料，如培训计划、培训教材、培训记录、学员考核成绩等。5.其他安防档案：如安防工作相关的合同协议、安全检查记录、应急预案等。（二）编号为便于档案的管理和查询，对各类安防档案进行统一编号。编号采用“年份+档案类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年份：用四位数字表示，如“2023”。2.档案类别代码：根据档案分类设置相应代码，例如：安防设施设备档案：SF安防人员档案：RY安防事件档案：SJ安防培训档案：PX其他安防档案：QT3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，2023年形成的第5份安防设施设备档案编号为“2023SF005”。三、安防档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门安防档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地提交。2.对于新采购的安防设施设备或新入职的安防人员，相关部门应在规定时间内将相关资料移交至档案管理部门。3.安防事件发生后，责任部门应立即收集事件相关的各类证据、报告等资料，并及时移交档案管理部门。4.档案管理部门定期对各部门提交的安防档案进行检查，对不符合要求的档案及时反馈并要求补充完善。（二）整理1.档案管理人员收到收集的安防档案后，应按照档案类别进行分类整理。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限等信息。3.对档案资料进行排序，确保资料的逻辑性和连贯性。对于纸张大小不一致、字迹模糊等不符合要求的资料，应进行必要的整理和修复。4.建立电子档案，将纸质档案内容进行扫描录入，形成电子文档，并按照电子档案管理要求进行存储和管理。电子档案应与纸质档案内容一致，且便于查询和使用。四、安防档案的存储与保管（一）存储1.设立专门的安防档案库房，确保库房环境安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并建立异地容灾备份机制，防止数据丢失。（二）保管1.确定各类安防档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。具体如下：永久保管：涉及公司核心机密、重大安防事件等具有重要历史价值和法律意义的档案。长期保管：一般为10年以上，如重要的安防设施设备档案、安防人员长期工作记录等。短期保管：一般为110年，如一般性的安防培训档案、日常安全检查记录等。2.档案管理人员定期对安防档案进行清查核对，确保档案的完整性和准确性。发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。3.严格遵守档案保管期限规定，到期档案经鉴定后进行销毁处理。销毁档案时，应填写销毁清单，经相关部门负责人批准后，由专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。五、安防档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅安防档案，应填写《安防档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据审批后的申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行检查，确认无误后归档。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅安防档案的，应填写《安防档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记、涂改或损坏。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理人员对归还的档案进行认真检查，如无问题，办理归还手续并归档。六、安防档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业秘密、安全机密等重要信息的安防档案进行保密管理。2.未经公司批准，任何人不得擅自将安防档案带出公司或泄露给无关人员。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定，不得在非工作场所谈论档案内容。（二）安全1.加强安防档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保库房24小时有人值守。2.定期对安防档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.对电子档案采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案被非法获取或篡改。七、安防档案的信息化管理（一）建立安防档案管理系统利用信息技术建立安防档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅审批等功能，提高档案管理工作的效率和准确性。（二）数据录入与维护档案管理人员应及时将新形成的安防档案录入管理系统，并定期对系统中的档案数据进行更新和维护，确保数据的及时性和完整性。