消防档案存档管理制度

PAGE消防档案存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司消防档案管理，规范消防档案的建立、存档、保管和使用，确保消防档案的完整性、准确性和有效性，为公司消防安全管理提供有力支持，依据《中华人民共和国消防法》等相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及所属场所的消防档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关消防法律法规和行业标准要求，确保消防档案管理工作合法合规。2.全面真实原则全面收集、整理与消防工作相关的各类文件、资料，保证档案内容真实可靠，反映公司消防工作实际情况。3.科学分类原则按照消防档案的类别、性质和形成规律，进行科学分类，便于档案的查找、使用和管理。4.安全保密原则加强消防档案的安全保管，防止档案损坏、丢失和泄露，确保档案信息安全。二、消防档案的分类与内容（一）消防管理档案1.消防安全责任制文件公司消防安全管理制度、各级人员消防安全职责等文件。消防安全责任书签订情况记录，包括与各部门、分支机构及所属场所签订的责任书副本。2.消防工作组织机构文件公司消防安全管理组织架构图，明确各部门及人员在消防工作中的职责分工。消防安全责任人、管理人任命文件及变更记录。3.消防工作会议记录公司定期召开的消防安全工作会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、讨论内容及决议等。涉及消防工作的专题会议记录，如消防设施维护会议、火灾隐患排查整治会议等。4.消防工作计划与总结年度、季度、月度消防工作计划，明确消防工作目标、任务和措施。年度、季度、月度消防工作总结，总结消防工作开展情况、取得的成效、存在的问题及改进措施。5.消防工作检查记录日常消防安全检查记录，包括检查时间、检查人员、检查部位、发现的问题及整改情况等。专项消防安全检查记录，如重大节日、重要活动前的消防安全检查记录。火灾隐患排查整治记录，详细记录排查出的火灾隐患、整改责任人、整改期限及整改结果。6.消防设施设备档案消防设施设备清单，包括消防设施设备名称、型号、数量、安装位置等信息。消防设施设备维护保养记录，记录维护保养时间、内容、维修更换部件情况等。消防设施设备检测报告，每年委托具有资质的检测机构进行检测出具的报告。7.消防宣传教育档案消防宣传教育计划与方案，明确宣传教育的内容、形式、对象和时间安排。消防宣传教育活动记录，包括开展的培训、演练、宣传活动等的时间、地点、参与人员、活动内容及效果评估等。员工消防培训记录，包括培训时间、培训内容、培训人员签到表、考试成绩等。8.消防应急预案档案公司综合消防应急预案，包括应急组织机构及职责、应急响应程序、应急处置措施等内容。专项消防应急预案，如火灾事故应急预案、消防设施设备故障应急预案等。消防应急演练计划与总结，记录演练时间、地点、参与人员、演练内容、演练效果评估及改进措施等。（二）消防设施设备档案1.消防设施设备基本信息档案消防设施设备选型依据、采购合同、产品说明书、质量合格证明等资料。消防设施设备安装调试记录，包括安装位置、安装时间、调试情况等。2.消防设施设备运行档案消防设施设备运行记录，如消防水泵、消防电梯、防排烟系统等的运行时间、运行参数等。消防设施设备故障维修记录，详细记录故障发生时间、故障现象、维修过程及维修结果。3.消防设施设备维护保养档案消防设施设备维护保养合同，明确维护保养单位、维护保养内容、维护保养周期等。维护保养记录，包括维护保养时间、维护保养人员、维护保养内容及更换的零部件清单等。4.消防设施设备检测档案消防设施设备年度检测报告，检测机构出具的检测结论及整改意见。检测过程记录，包括检测项目、检测方法、检测数据等。（三）火灾事故档案1.火灾事故报告火灾发生后现场人员及时撰写的火灾事故报告，包括火灾发生时间、地点、火势情况、人员伤亡情况、财产损失情况等。火灾事故现场照片、视频等资料。2.火灾事故调查记录消防部门对火灾事故进行调查的询问笔录、现场勘查记录等资料。公司配合火灾事故调查提供的相关情况说明及资料。3.火灾事故处理结果火灾事故原因认定文件，明确火灾事故的原因。对火灾事故相关责任人员的处理决定及执行情况记录。4.火灾事故整改措施及落实情况根据火灾事故原因分析，制定的针对性整改措施。整改措施落实情况记录，包括整改责任人、整改期限、整改完成情况等。三、消防档案的建立与收集（一）责任部门与人员1.公司消防安全管理部门负责消防档案的统一管理工作，指定专人负责消防档案的建立、收集、整理和保管。2.各部门、分支机构及所属场所应明确一名档案管理员，负责本部门消防档案资料的收集、整理，并定期移交公司消防安全管理部门。（二）建立与收集要求1.消防档案应随消防工作的开展同步建立，确保档案资料的及时性和完整性。2.各部门、分支机构及所属场所应按照本制度规定的档案分类和内容要求，及时收集、整理本部门的消防档案资料，并于每月底前将当月形成的档案资料移交公司消防安全管理部门。3.公司消防安全管理部门在接收各部门移交的消防档案资料时，应认真核对资料的完整性和准确性，对不符合要求的资料，应退回原部门补充完善。4.对于消防工作中形成的电子文件，应按照相关规定进行电子档案管理，并确保电子档案与纸质档案内容一致。四、消防档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循消防档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于查找和利用。3.对档案资料进行编号、编目，编制检索工具，提高档案管理的信息化水平。（二）整理方法1.分类将消防档案分为消防管理档案、消防设施设备档案、火灾事故档案三大类，每大类再根据具体内容进一步细分小类。例如，消防管理档案可分为消防安全责任制文件、消防工作组织机构文件等小类；消防设施设备档案可分为消防设施设备基本信息档案、消防设施设备运行档案等小类；火灾事故档案可分为火灾事故报告、火灾事故调查记录等小类。2.编号对每一份消防档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“类别代码+年度+流水号”的形式，如“XFAGL2023001”表示消防管理档案类别下2023年度的第1份文件。3.编目编制消防档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和使用。4.装订对纸质档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。对于纸张规格不一致的档案资料，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。（三）归档要求1.整理好的消防档案应及时归档，归档应按照档案类别和保管期限分别存放。2.档案存放应做到分类明确、排列有序，便于查找和调阅。3.建立消防档案索引，索引应包括档案类别索引、年度索引、保管期限索引等，方便快速查找所需档案。五、消防档案的保管与借阅（一）保管要求1.公司应设立专门的消防档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保消防档案的安全保管。2.消防档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。3.对消防档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。4.消防档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。5.对超过保管期限的消防档案，应按照档案销毁程序进行鉴定和销毁。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅消防档案，应填写《消防档案借阅申请表》，注明借阅理由及借阅期限，经所在部门负责人签字同意后，报公司消防安全管理部门负责人审批。2.公司消防安全管理部门负责人根据申请内容进行审批，批准后由档案管理人员提供档案，并做好借阅登记。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如发现档案损坏或丢失，应及时报告公司消防安全管理部门，并承担相应责任。5.外单位人员因工作需要查阅消防档案，应持单位介绍信，经公司消防安全管理部门负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅，查阅过程中不得摘抄、复制档案内容。六、消防档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司消防档案信息化管理系统，实现消防档案的电子化存储、检索、借阅、统计分析等功能，提高消防档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入与存储将消防档案资料录入信息化管理系统，建立电子档案数据库，实现档案的电子化存储。支持多种格式的文件上传，如文档、图片、视频等，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、类别等进行检索，方便快速查找所需档案。支持模糊查询功能，提高检索效率。3.借阅管理在线办理消防档案借阅申请、审批手续，记录借阅人员、借阅时间、借阅期限等信息。对借阅档案进行跟踪管理，提醒借阅人员按时归还档案。4.统计分析对消防档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为公司消防安全管理决策提供数据支持。5.安全管理设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作消防档案信息化管理系统。对系统数据进行备份，防止数据丢失，保障数据安全。（三）信息化管理要求1.公司应指定专人负责消防档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.档案管理人员应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和准确性。3.加强对信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全措施，防止网络攻击和数据泄露。4.定期对信息化管理系统进行升级和优化，以适应消防档案管理工作的发展需求。七、监督与考核（一）监督检查1.公司消防安全管理部门应定期对各部门、分支机构及所属场所的消防档案管理工作进行监督检查，确保消防档案管理工作符合本制度要求。2.监督检查内容包括消防档案的建立、收集、整理、归档、保管、借阅等环节，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立消防档案管理工作考核评价机制，将消防档案管理工作纳入公司各部门、分支机构及所属场所的年度绩效考核