街道网格化档案管理制度

PAGE街道网格化档案管理制度一、总则（一）目的为加强街道网格化管理工作中档案的规范化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在街道治理、服务群众等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道网格化管理工作中形成的各类档案，包括但不限于网格划分、网格员信息、巡查记录、事件处理、居民反馈等相关资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道设立专门的档案管理机构或指定专人负责网格化档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容应如实反映街道网格化管理工作的实际情况，保证档案信息的真实性和准确性。3.完整系统原则全面收集、整理网格化管理过程中产生的各类档案，保持档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案信息的泄露、损毁和丢失。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置街道成立网格化档案管理领导小组，由街道分管领导担任组长，成员包括各相关部门负责人。领导小组下设档案管理办公室，负责日常档案管理工作。档案管理办公室可设在街道综合服务中心或相关职能部门，配备专职或兼职档案管理人员。（二）领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定街道网格化档案管理工作的规章制度和发展规划。2.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的人员、经费、设备等条件。3.对档案管理工作进行监督检查，指导档案管理办公室的工作。（三）档案管理办公室职责1.负责制定和实施档案管理工作计划，组织开展档案收集、整理、归档、保管、利用等工作。2.指导网格员做好档案材料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。3.建立健全档案管理制度，规范档案管理流程，提高档案管理工作的效率和质量。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管和保护工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案信息的检索和利用效率。6.定期对档案管理工作进行总结和评估，向上级主管部门报告档案管理工作情况。（四）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，熟悉档案管理业务知识。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、编目准确。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，保证档案的安全和完整。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施加以解决。5.积极参与档案信息化建设，协助做好档案数字化录入和系统维护工作。6.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.网格划分相关资料，包括网格区域图、网格编码、网格员配置等。2.网格员基本信息，如姓名、联系方式、工作职责等。3.日常巡查记录，包括巡查时间、地点、发现问题、处理情况等。4.各类事件处理记录，如事件上报、流转、处理结果等。5.居民反馈信息，包括居民诉求、意见建议、投诉举报等。6.上级部门下达的与网格化管理相关的文件、通知、任务等。7.其他与街道网格化管理工作有关的文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门、各网格员应按照档案收集范围，及时将工作中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，去除无关的附件、重复的文件等，确保档案资料的简洁性和规范性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类。可分为综合管理类、网格划分类、网格员管理类、巡查记录类、事件处理类、居民反馈类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和使用。4.装订对纸张较多、较厚的档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保存。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.日常巡查记录、事件处理记录等应在每月底前归档。2.季度性、年度性总结报告等应在季度末、年末后15个工作日内归档。3.其他临时性档案资料应在工作结束后及时归档。（二）归档流程1.网格员将整理好的档案资料定期移交至档案管理办公室。2.档案管理人员对移交的档案资料进行审核，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理人员按照分类编号规则对档案进行归档，并将档案存入档案库房。（三）保管期限1.短期档案保管期限为15年，主要包括网格员日常巡查记录、一般性事件处理记录等。2.中期档案保管期限为510年，主要包括网格划分调整记录、网格员年度考核资料等。3.长期档案保管期限为10年以上，主要包括街道网格化管理工作规划、总结、重要事件处理档案等。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管期限、存放位置等信息，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。五、档案的利用与查阅（一）利用范围1.街道内部各部门在开展网格化管理工作时查阅相关档案资料，以了解工作进展、参考历史数据等。2.上级主管部门检查指导街道网格化管理工作时查阅相关档案。3.因工作需要，经街道领导批准，其他单位或个人可查阅街道网格化档案。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字盖章。2.将申请表提交至档案管理办公室，档案管理人员对申请表进行审核。3.审核通过后，档案管理人员根据查阅人需求提供相应档案，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、归还日期等信息。4.查阅人应在规定时间内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用方式1.原件查阅查阅人可直接查阅档案原件，但应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.复印件提供如需留存档案资料，经档案管理人员同意，可提供复印件。复印件应加盖档案管理部门印章，并注明“此复印件与原件一致”字样。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅和利用。2.档案查阅人应爱护档案资料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自将档案带出档案库房。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织街道成立档案鉴定工作小组，由档案管理办公室负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表等。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应审查其内容是否涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等敏感信息。3.考虑档案的历史意义、现实利用价值等因素，综合判断档案的销毁必要性。（三）销毁流程1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审查，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.将鉴定报告提交街道网格化档案管理领导小组审批。3.经批准后，档案管理办公室编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.档案销毁清册经档案管理领导小组负责人签字确认后，由档案管理人员按照规定的销毁方式进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人等信息。销毁记录应与档案销毁清册一同保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立街道网格化档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化录入1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案保存和利用的要求，一般不低于300dpi。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，确保图像清晰、完整，无黑边、白边、偏斜等现象。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）信息系统功能1.档案录入实现档案基本信息的录入、修改、删除等功能，确保电子档案与纸质档案信息一致。2.检索查询提供多种检索查询方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理记录档案借阅信息，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅情况的全程跟踪。4.统计分析对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为街道网格化管理工作提供决策支持。5.安全管理设置用户权限管理功能，不同用户根据其工作职责和权限访问相应的档案信息，确保档案信息安全。（四）数据备份与维护1.定期对电子档案数据进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。2.建立数据维护机制，定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.对档案数据的修改、删除等操作应进行记录，以便追溯和审计。八、监督与考核（一）监督检查1.街道网格化档案管理领导小组定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管条件、档案利用情况等。2.档案管理办公室应定期开展自查自纠工作，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，将档案管