民办养老院档案管理制度

PAGE民办养老院档案管理制度一、总则（一）目的为加强民办养老院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本民办养老院各部门在工作中形成的各种档案资料的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：养老院设立专门的档案管理部门，对全院档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映养老院的各项工作和活动，不得虚假、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理和保存养老院在运营过程中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及养老院机密、老人隐私等重要档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立档案管理办公室，负责全院档案的集中管理工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.对档案的保管、利用情况进行监督和检查，确保档案安全。5.定期对档案进行鉴定，提出档案销毁意见，经批准后组织实施。6.负责档案管理设施设备的维护和管理。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。其职责包括：1.按照档案管理要求，做好本部门文件材料的收集、积累和整理工作。2.对本部门形成的档案进行分类、编目，确保档案的完整性和准确性。3.定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括养老院的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.服务管理类：涵盖老人入住登记、健康档案、护理记录、服务评估、投诉处理等与服务相关的档案。3.设施设备类：包含养老院房屋建筑、设施设备的图纸、维护记录、采购合同等档案。4.安全管理类：涉及安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等档案。5.文化活动类：包括养老院组织的各类文化活动方案、照片、视频等档案。（二）档案编号采用分类编号法，对每一类档案进行编号。编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如，行政管理类档案编号为：XZ[2023]001，其中“XZ”为行政管理类代码，“2023”为年份，“001”为流水号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件、会议纪要等，应及时收集并移交档案管理部门。3.档案管理部门定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案进行统一整理，按照分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，建立档案检索系统。3.对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量与档案目录一致。3.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房内整洁、干燥。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行检查和维护。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.养老院内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅档案，需持单位介绍信或有效证件，经养老院领导批准后，方可查阅。查阅重要档案时，应有档案管理部门人员在场陪同。（二）查阅登记档案管理部门对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。（三）利用限制1.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.未经批准，不得擅自复制、拍照、录像档案内容。3.涉及养老院机密、老人隐私等重要档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，对档案进行综合鉴定。3.鉴定小组根据档案的内容、价值、历史意义等因素，确定档案的保管期限和存毁意见。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报养老院领导批准后，予以销毁。2.档案销毁时，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交财务部门作为记账凭证。4.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门人员和相关业务部门人员共同监销，确保档案销毁彻底。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化扫描对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。（三）系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案的管理和利用。同时，应设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。（四）数据备份与安全定期对电子档案数据进行备份，存储在安全的存储介质上，并异地存放。加强系统安全防护，设置防火墙、防病毒软件等，防止数据丢失和泄露。九、档案管理监督与考核（一）监督检查档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）