卫健局档案管理制度

PAGE卫健局档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫健局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫健局机关各科室、下属各事业单位及相关工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫健局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、制度化和科学化。2.真实完整原则档案应如实反映卫健局各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.方便利用原则档案管理工作应遵循方便利用的原则，建立健全档案检索体系，提高档案利用效率，为卫健局各项工作提供及时、有效的服务。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以卫健局局长为组长，各分管副局长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）局办公室局办公室作为档案管理的具体职能部门，负责档案管理的日常工作，其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本局档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管本局各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的正确使用和安全归还。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理工作提供数据支持。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案库房的安全、整洁和适宜的保管环境。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。（三）各科室及下属事业单位1.各科室及下属事业单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整。2.负责将本科室（单位）在工作活动中形成的各种文件材料，按照档案管理要求进行分类整理，定期移交局办公室。3.配合局办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与卫健局工作相关的文件、指示、通知等。2.卫健局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。3.卫健局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.卫健局开展的各项业务工作中形成的文件材料，如医疗卫生项目申报材料、监督检查记录、疫情防控工作资料等。5.卫健局工作人员在工作中形成的重要文件、信件、荣誉证书等个人材料。6.其他与卫健局工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及下属事业单位应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张应符合档案保管要求，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.按照档案的门类、载体、保管期限等进行分类整理，确保分类科学、合理。3.整理后的档案应编目准确、清晰，便于查找和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。将每年形成的文件材料按照保管期限分为永久、定期（30年、10年），然后按照机构（问题）进行分类，编制卷内目录、备考表，装订成册，填写案卷封面，编制案卷目录。2.业务档案根据不同业务类型，如医疗卫生监督档案、疾病预防控制档案、妇幼保健档案等，制定相应的分类方案进行整理。一般按照业务流程、时间顺序等进行排列，编制档案目录和索引。3.会计档案按照会计档案管理办法的规定，将会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。4.电子档案对电子文件进行分类、编号、存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全存储和有效利用。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，满足档案保管的基本要求。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案装具1.应根据档案的类型、数量和保管要求，选择合适的档案装具，如档案柜、档案盒、光盘存储架等。2.档案装具应符合国家相关标准，具备良好的密封性、耐久性和防火性能，确保档案的安全存放。（三）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的实体安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.加强对电子档案的保管，定期对电子档案进行维护和备份，防止电子档案信息丢失或损坏。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、慎重判定的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合卫健局的工作实际，确定档案的保管期限。3.对已超过保管期限的档案，经鉴定小组鉴定确无保存价值的，予以销毁。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的题名、年度、保管期限、文号、数量等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核签字后，报局档案管理领导小组审批。3.经批准后，由两名以上档案管理人员负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.监销人员在档案销毁后，应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，可查阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围，并经所在科室负责人签字同意后，到局办公室办理查阅手续。2.外单位查阅档案，应提前向本局提交查阅申请函，说明查阅目的、内容、范围等，经局办公室审核同意后，填写《档案查阅申请表》，并按照规定缴纳查阅费用（如有）。查阅申请函和申请表应加盖申请单位公章。3.局办公室根据查阅申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督指导，确保档案的正确使用。（三）借阅范围本局工作人员因工作需要借阅档案的，可按照规定办理借阅手续。外单位一般不办理档案借阅手续，确因特殊情况需要借阅的，应按照严格的审批程序办理。（四）借阅手续1.本局工作人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、范围、借阅期限等，并经所在科室负责人签字同意后，到局办公室办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等，确保档案的安全和完整。4.借阅人员归还档案时，应认真核对档案数量和完整性，如发现问题应及时报告局办公室。局办公室在确认档案无损坏、丢失等情况后，办理归还手续。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应认真做好档案统计工作，及时准确地填写统计报表，确保统计数据的真实性和完整性。3.统计报表应定期上报局办公室负责人和档案管理领导小组，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.卫健局各科室及下属事业单位应按照规定定期向局办公室移交档案，确保档案的集中统一管理。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细记录移交档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并双方签字确认。3.局办公室应认真核对移交档案的数量和质量，对不符合要求的档案，应及时通知移交单位进行补充或整改。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理工作的效率和水平，为卫健局各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、查阅、借阅等业务流程的信息化管理。2.对现有档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。3.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建