红头文件档案管理制度

PAGE红头文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司红头文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有红头文件档案的管理，包括但不限于公司发布的各类规章制度、通知、决议、报告等具有正式文件格式和编号的文件。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司红头文件档案由专门的档案管理部门进行集中管理，确保文件档案的完整性和一致性。2.真实性原则：文件档案应如实反映公司的各项工作和活动，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司机密的红头文件档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于文件档案的查阅、检索和利用。二、文件档案的形成与收集（一）文件形成1.各部门在工作过程中，应按照公司的文件管理要求，及时形成各类红头文件。文件内容应准确、规范、清晰，符合法律法规和公司相关规定。2.文件起草部门应确保文件的起草、审核、签发等环节严格按照公司的流程进行，确保文件的质量和有效性。（二）文件收集1.文件起草部门在文件签发后，应及时将文件的纸质版和电子版提交至档案管理部门。纸质版文件应一式两份，一份留存档案管理部门，一份由文件起草部门自行保存以备日常查阅。2.档案管理部门应定期对各部门提交的文件进行核对和整理，确保文件的完整性和准确性。对于提交不及时或文件内容不符合要求的，应及时与相关部门沟通协调，督促其整改。三、文件档案的分类与编号（一）分类1.公司红头文件档案按照文件的性质和用途分为以下几类：规章制度类：包括公司制定的各项规章制度、管理办法、操作规程等。通知通告类：公司发布的各类通知、通告、公告等文件。决议决定类：公司的董事会决议、股东会决议、总经理办公会决议等。报告请示类：各部门向上级部门或公司领导提交的工作报告、请示报告等。其他类：不属于以上分类的其他红头文件。2.每类文件可根据具体内容进一步细分二级类目，以便于管理和查阅。（二）编号1.公司红头文件档案实行统一编号管理，编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式为：年份+部门代码+流水号。例如：2023HR001，表示2023年人力资源部的第1号文件。3.部门代码由公司统一制定，各部门应按照规定使用。流水号按照文件形成的先后顺序依次编排。4.文件编号应在文件起草阶段确定，并在文件的首页右上角标注。同时，电子版文件的命名也应与编号一致，以便于管理和检索。四、文件档案的整理与归档（一）整理1.档案管理部门收到文件后，应及时对文件进行整理。整理内容包括文件的分类、排序、装订等。2.对于纸质版文件，应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行左侧装订，确保文件整齐、牢固。3.电子版文件应按照分类和编号进行命名，并存储在指定的服务器文件夹中。同时，应建立相应的索引目录，便于快速查找和调用。（二）归档1.整理后的文件应及时归档，归档应按照分类和编号顺序进行，确保文件档案的系统性和完整性。2.档案管理部门应建立纸质版文件档案和电子版文件档案的对应关系，以便于查阅和核对。3.归档后的文件档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应按照分类进行标识，便于快速查找。同时，应定期对档案柜进行检查和维护，确保文件档案的安全。五、文件档案的保管（一）保管期限1.公司红头文件档案的保管期限根据文件的性质和重要程度分为永久、长期和短期三种。永久保管：涉及公司重大决策、核心业务、知识产权等重要文件，如公司章程、董事会决议、重大合同等，应永久保管。长期保管：一般的规章制度、通知通告、报告请示等文件，保管期限为10年至30年。短期保管：临时性的文件、一般性的工作记录等，保管期限为1年至5年。2.保管期限的确定应严格按照国家有关档案管理的规定和公司的实际情况进行，确保文件档案的保管期限合理、准确。（二）保管环境1.档案管理部门应提供适宜的保管环境，确保文件档案不受潮、防火、防虫、防盗等。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案柜应定期进行检查和维护，发现问题及时处理。同时，应配备必要的消防器材和防虫药品，确保文件档案的安全。（三）保管责任1.档案管理部门应指定专人负责文件档案的保管工作，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员应定期对文件档案进行清点和检查，确保文件档案的数量和质量与归档记录一致。如发现问题，应及时报告并采取相应的措施进行处理。3.保管人员应严格遵守档案管理的各项规定，不得擅自查阅、借阅、涂改、销毁文件档案。如因工作需要查阅、借阅文件档案，应按照规定办理相关手续。六、文件档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅红头文件档案的，应填写《文件档案查阅申请表》，注明查阅的文件名称、编号、查阅目的等内容，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到查阅申请后，应根据申请内容进行审核，如申请内容合理、合规，应及时为查阅人员提供文件档案，并在《文件档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅人员应在指定的地点进行查阅，不得擅自将文件档案带出档案库房。3.查阅人员应爱护文件档案，不得在文件档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将文件档案归还档案管理部门，并在《文件档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅红头文件档案的，应填写《文件档案借阅申请表》，注明借阅的文件名称、编号、借阅期限、借阅用途等内容，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理部门应根据借阅申请内容进行审核，如申请内容合理、合规，应将文件档案借给借阅人员，并在《文件档案借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人员、借阅期限、归还时间等信息。借阅人员应妥善保管借阅的文件档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并经档案管理部门负责人同意。借阅人员应在规定的期限内归还文件档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。七、文件档案的保密与安全（一）保密1.涉及公司机密的红头文件档案，应严格按照公司的保密制度进行管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.档案管理部门应与接触机密文件档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。接触机密文件档案的人员应严格遵守保密协议的规定，不得擅自透露文件档案的内容。3.在文件档案的查阅、借阅过程中，应严格控制知悉范围，确保机密信息不被无关人员获取。如发现机密文件档案有泄露迹象，应及时采取措施进行处理，并报告公司领导。（二）安全1.档案管理部门应加强文件档案的安全管理，采取必要的安全防范措施，确保文件档案的实体安全和信息安全。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫等设施，配备必要的消防器材和安全监控设备。同时，应定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.对于电子文件档案，应采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失或被篡改。同时，应定期对电子文件档案进行病毒查杀和系统维护，确保其安全性和稳定性。八、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的红头文件档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员共同进行。2.鉴定人员应根据文件档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对文件档案进行综合评估，提出鉴定意见。对于仍有保存价值的文件档案，应继续保管；对于已无保存价值的文件档案，应提出销毁意见。3.鉴定意见应形成书面报告，经公司领导审批后，作为文件档案销毁的依据。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的红头文件档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前，档案管理部门应填写《文件档案销毁申请表》，注明销毁的文件名称、编号、数量、销毁原因等内容，并经公司领导审批同意。2.销毁文件档案时，应指定专人负责监销，确保