考务档案工作管理制度

PAGE考务档案工作管理制度一、总则（一）目的考务档案工作是考试组织管理的重要组成部分，为规范考务档案管理，确保考务档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及考务工作形成的档案管理，包括但不限于各类考试的报名资料、试卷、答卷、成绩记录、考场安排等相关文件和材料。（三）基本原则1.真实性原则：考务档案应如实反映考试组织实施过程中的各项活动和实际情况。2.完整性原则：确保考务档案涵盖考试从筹备到结束全过程的各类资料，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护考务档案中涉及考生个人隐私、考试机密等信息，防止泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对考务档案进行整理、分类、编号、存储和保管。5.便利性原则：考务档案的管理应便于查询、检索和利用，以满足工作需要。二、管理职责（一）考务部门职责1.负责考务档案的收集、整理、初步审核和移交工作。2.按照规定的流程和要求，及时将考务工作中产生的各类文件和资料进行分类整理，确保档案的完整性和准确性。3.对考务档案的日常保管情况进行检查，发现问题及时报告并采取措施解决。（二）档案管理部门职责1.接收考务部门移交的考务档案，进行统一编号、存储和保管。2.建立考务档案管理台账，详细记录档案的入库、保管、查阅、借阅等情况。3.制定考务档案的查阅、借阅制度，按照规定为相关部门和人员提供档案查阅、借阅服务。4.定期对考务档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。（三）其他部门职责1.各部门应配合考务部门做好考务档案的收集工作，及时将本部门在考务工作中形成或涉及的文件和资料移交考务部门。2.在工作中如需查阅考务档案，应按照规定的程序办理查阅手续。三、考务档案的收集与整理（一）收集范围1.考试报名阶段：考生报名登记表、身份证明材料、学历证明材料、报考资格审核文件等。2.试卷命制阶段：命题人员信息、命题依据、命题草稿、审核记录等。3.试卷印刷阶段：印刷合同、印刷过程记录、试卷样本等。4.试卷运输与保管阶段：运输记录、保管场所监控资料、试卷交接清单等。5.考试实施阶段：考场安排表、监考人员名单及职责、考生签到表、考场情况记录、违规违纪处理记录等。6.评卷阶段：评卷人员信息、评卷标准、答卷密封与交接记录、评卷过程记录、成绩汇总表等。7.成绩公布与证书发放阶段：成绩发布记录、证书领取登记表等。（二）收集要求1.考务部门应明确专人负责考务档案的收集工作，确保各类文件和资料及时、准确收集齐全。2.收集的考务档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件形式的考务档案，应同时收集其对应的纸质文件，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类：按照考务工作流程和档案内容的性质，将考务档案分为报名档案、试卷档案、考场档案、评卷档案、成绩档案等类别。2.编号：为每一份考务档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于管理和查询。3.装订：对纸张较多的档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。4.编目：编制考务档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。四、考务档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质考务档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子考务档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.考务档案的保管期限根据其重要程度和使用价值分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，主要包括一些临时性的考务文件和资料，如考场情况记录等。中期保管期限为[X]年，如考生报名登记表、成绩汇总表等。长期保管期限为[X]年以上，涉及考生个人重要信息、考试核心机密等档案，如试卷命制资料、违规违纪处理记录等。2.具体保管期限可根据国家法律法规、行业标准以及公司/组织的实际情况进行调整。（三）保管要求1.档案管理部门应定期对考务档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.保持档案存储环境的清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。3.对超过保管期限的考务档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，防止档案信息泄露。五、考务档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部因工作需要查阅考务档案的，应填写《考务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审核。档案管理部门根据申请内容和档案保管规定进行审核，审核通过后安排查阅。3.涉及考生个人隐私、考试机密等重要档案的查阅，需经公司/组织相关领导批准。（二）查阅流程1.查阅人员凭有效证件到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的考务档案。2.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后办理归还手续。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅考务档案的，应填写《考务档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等。2.借阅申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报公司/组织相关领导审批。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员持经批准的借阅申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员按照申请表内容提供考务档案，并与借阅人员签订《考务档案借阅承诺书》，明确双方的权利和义务。2.借阅人员应妥善保管借阅的考务档案，不得转借他人或用于非工作目的。在借阅期限内，如档案出现损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。3.借阅期满后，借阅人员应按时归还考务档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如无问题办理归还手续。六、考务档案的保密与安全（一）保密措施1.对考务档案中涉及考生个人隐私、考试机密等信息，应严格保密。档案管理人员和接触考务档案的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在考务档案的收集、整理、存储、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。如对涉及机密的档案进行加密存储、限制查阅范围等。3.禁止在非工作场所谈论考务档案中的敏感信息，不得在互联网等公共网络平台传播考务档案相关信息。（二）安全防范1.加强考务档案存储场所的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案存储环境安全。2.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。如定期组织安全培训、制定应急预案等。3.定期对考务档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改。如检查档案存储设备的运行情况、防火防潮设施的有效性等。七、考务档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立考务档案鉴定小组，由档案管理部门、考务部门及相关业务部门的人员组成。鉴定小组负责对超过保管期限的考务档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.考务档案的真实性、完整性和准确性。2.考务档案的保存价值，是否仍具有查考利用价值。3.考务档案的保密期限是否已过，是否存在信息泄露风险。（三）销毁程序1.鉴定小组根据鉴定结果，编制《考务档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《考务档案销毁清单》经公司/组织相关领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁考务档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。监